Додатки до договору

Додаток — це окремий документ, який живе «всередині» договору: додаткова угода, специфікація постачання, акт приймання етапу, протокол погодження ціни. У нього власний текст, власна специфікація, власний статус і власний підпис, але він завжди прив'язаний до конкретного договору й успадковує від нього частину налаштувань. Ця стаття — про те, як додатки створювати, заповнювати, підписувати та де їх шукати.

Де це в застосунку: Договори → відкрити договір → вкладка «Додатки» → «Додати»

Додатки — тарифна функція. Якщо у вашому плані їх немає, кнопка «Додати» показується з іконкою корони, а клік відкриває вікно з умовами тарифу. Див. Тарифний план і ліміти.

Як створити додаток

Відкрийте договір і перейдіть на вкладку «Додатки».
Натисніть «Додати» — відкриється майстер на весь екран.
Крок «Шаблон» (з'являється, якщо сам договір створено з шаблону) — сітка шаблонів додатка, доступних для цього договору, плюс картка «Без шаблону», якщо текст ви наберете самі. Показуються тільки шаблони, прив'язані до шаблону батьківського договору й тією самою мовою.
Крок «Дані» — угорі смуга з даними батьківського договору (назва, номер, період, «Від кого» і «Кому»), нижче — назва додатка, номер, дати дії. Тут же:
- специфікація батьківського договору показується довідково, тільки для читання, — щоб ви бачили, які позиції вже є в договорі, за якими цінами;
- власна специфікація додатка — якщо шаблон додатка її використовує;
- реквізити оплати — залишите порожніми, і вони успадкуються з договору; оберете свої — вони перекриють успадковані;
- налаштування підписання — чи потрібен підпис і яким способом.
Крок «Вибір даних» — з'являється тільки якщо у шаблоні додатка є посилання на довідкові таблиці. Тут ви обираєте потрібні рядки; нові рядки додаються у сховище батьківського договору.
Натисніть «Створити» — ви повернетесь на вкладку «Додатки» договору.

Нумерація і зв'язок із договором

Додаток не отримує номер автоматично. Для всіх інших типів документів номер підставляється за форматом нумерації компанії, а для додатка поле номера лишається порожнім — його вписуєте ви вручну. Тому одразу задайте собі зручну систему й дотримуйтеся її: «№1 до договору 26829-001», «Додаток 2», «ДУ-3» — як прийнято у вашому документообігу.

Зв'язок із договором постійний: додаток завжди належить одному договору, у нього немає поля «В рамках», і перенести його в інший договір не можна. Батьківський договір видно у смузі вгорі картки додатка і в майстрі створення. При цьому додатки не потрапляють на вкладку «Пов'язані документи» договору — у них своя вкладка «Додатки». Про різні види зв'язків між документами — Звʼязки між документами: «в рамках», батьківський документ і копія.

Картка додатка

Клік по назві додатка на вкладці «Додатки» відкриває його власну картку. Вона влаштована як картка договору, але простіша:

Смуга батьківського договору вгорі — назва й номер договору, період дії, видавець і клієнт; звідси легко повернутись у договір.
Ліва панель — статус («Чернетка», «Очікує підпис», «Підписаний», «Анульований»), реквізити, сторони й підписи, кнопки дій.
Вкладка «Огляд» — документ у трьох режимах: «Документ», «PDF», «Дані».
Вкладка «Специфікація» — якщо у додатка є власні позиції.
Вкладка «Історія» — версії тексту й значень, з можливістю відновити попередню редакцію. Докладніше — Історія змін документа і відновлення версії.

Вкладок «Пов'язані документи» і «Додатки» у додатка немає — додаток до додатка створити не можна.

Швидкі дії без переходу в картку доступні прямо з вкладки «Додатки» договору: у меню картки додатка є «Переглянути» (вбудований PDF), «Поширити», «Друк», «Завантажити», «Редагувати» і «Видалити».

Редагування й заповнення

Логіка та сама, що й у договорі, і ділиться на три речі:

«Редагувати» — реквізити додатка: назва, номер, дати, специфікація, налаштування підпису. Плюс крок «Вибір даних», якщо у тексті є довідкові таблиці.
«Змінити текст» (редактор шаблону додатка) — сам текст: абзаци, таблиці, поля-змінні, налаштування кроків майстра заповнення.
«Заповнити дані» — введення значень у поля тексту. Як і в договорі, є два режими: просто заповнення на весь екран і заповнення з живою PDF-панеллю поруч; перемикач режимів — угорі екрана. У шапці показані «хлібні крихти» договір → додаток, тож завжди видно, у якому документі ви зараз.

Редактор додатка «знає» про батьківський договір: йому доступні змінні й довідкові таблиці договору, тож дані не треба вводити двічі.

Кнопка завершення на екрані заповнення підлаштовується під налаштування підпису: якщо підписання увімкнене — це «Підписати», якщо ні — «До друку».

Посилання на додаток і його захист

Додатком можна поділитися окремо — кнопка «Поширити» у меню картки додатка. Отримувач бачить сторінку додатка з посиланням на батьківський договір угорі й унизу, може заповнити свої поля й підписати. Крім того, додатки перелічені на публічній сторінці самого договору — з позначкою «підписано / не підписано», і клік відкриває потрібний.

Захист посилання на додаток налаштувати окремо не можна. Пароль або код на email завжди береться від батьківського договору: поставили захист на договір — він автоматично діє й на посилання всіх його додатків; зняли з договору — знявся з усіх додатків. У формі поширення додатка окремих налаштувань захисту немає. Якщо потрібен різний рівень доступу до договору й до додатка — це доведеться вирішувати організаційно, самим фактом того, кому ви яке посилання надіслали.

Як влаштований сам захист — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Обмеження й нюанси

Додатки — тарифна функція. Кнопка «Додати» з короною означає, що додатки не входять у поточний план; клік відкриє вікно тарифу. Це не помилка й не збій.

Захист посилання на додаток успадковується від договору й окремо не налаштовується. Пароль чи код на email ставиться на договір, і автоматично поширюється на всі його додатки.

Додаток не має автоматичного номера — на відміну від рахунків, актів і самих договорів, номер додатка вписується вручну. Формат нумерації компанії на додатки не поширюється.

«Від кого» і «Кому» в додатку успадковані з договору й на картці додатка не змінюються. Редагувати можна лише додаткові сторони. Про сторони — Сторони договору й заповнення даних контрагентом.

Валюта й реквізити оплати беруться з договору, якщо ви не задали власні на кроці «Дані».

Підписаний додаток не редагується — у меню картки пункт «Редагувати» для нього просто зникає. Щоб внести правки, доведеться зняти підпис або створити новий додаток.

Додаток теж перевіряється на узгодженість специфікації. Якщо його текст посилається на позицію, якої у специфікації немає, або взагалі вимагає специфікацію, а вона порожня — вивести додаток із чернетки або підписати не вийде, поки позиції не будуть додані.

Кнопки «Додати», «Редагувати» і «Видалити» залежать від ролі — потрібні відповідні права на договори. Якщо кнопок немає — перевірте свою роль.

Додаток до додатка створити не можна — ієрархія лише в один рівень.

Що відбувається автоматично

Створений додаток одразу з'являється на вкладці «Додатки» договору і в переліку додатків на публічній сторінці договору.
Кожне збереження тексту створює нову версію на вкладці «Історія» додатка.
Значення полів на екрані заповнення зберігаються самі, без окремої кнопки.
Коли підписали всі потрібні сторони, статус додатка змінюється на «Підписаний» сам.
Захист посилання перечитується з договору щоразу — окремої дії «застосувати до додатків» робити не треба.

Часті питання

Кнопка «Додати» з короною — що це? Додатки не входять у ваш тарифний план. Клацніть по кнопці, щоб побачити умови.

Чому у додатка порожній номер? Так і має бути: додатки не нумеруються автоматично, номер вписуєте ви.

Я поставив пароль на договір — чи треба ставити його ще й на додатки? Ні. Захист із договору вже діє на всі його додатки, окремо налаштувати його для додатка неможливо.

Можна перенести додаток в інший договір? Ні. Додаток прив'язаний до свого договору назавжди. Якщо потрібен такий самий додаток в іншому договорі — створіть його там заново.

Де шукати всі додатки списком? Окремого розділу меню для додатків немає — вони живуть на вкладці «Додатки» свого договору.

Чому в додатка немає вкладки «Специфікація»? Бо в нього немає власних позицій. Позиції батьківського договору при цьому видно довідково на кроці створення.

Чому не можу відредагувати додаток? Він уже підписаний. Зніміть підпис або створіть новий додаток замість правки.