Редагування й копіювання рахунку

Рахунок можна виправити після створення — змінити позиції, суми, клієнта, спосіб оплати чи вигляд документа. Але тут є одне правило, яке варто знати до того, як натиснути «Редагувати»: будь-яка правка повертає рахунок у чернетку, тобто скасовує «Очікує оплати» чи «Оплачено», анулює підписи й тимчасово вимикає вже надіслані посилання. Стаття написана з погляду вас як власника робочого простору.

Де це в застосунку: Рахунки → картка рахунку → «Редагувати» (і «Дублювати» — щоб зробити копію).

Як відредагувати рахунок

Відкрийте картку рахунку.
Натисніть «Редагувати» у правій панелі (на телефоні — у меню дій).
Якщо рахунок уже надіслано чи підписано, з'явиться вікно «Увага» з переліком наслідків. Прочитайте його й підтвердьте.
У формі змініть, що потрібно: шапку (назва, номер, дати), сторони, договір і проєкт, позиції, знижку, податок, спосіб оплати, примітки, вигляд документа.
Натисніть «Зберегти».

Кнопка «Редагувати» доступна для рахунків у стані «Не відправлено» (чернетка) і «Очікує оплати». Якщо рахунок уже оплачений або анульований, спершу поверніть його у чернетку кнопкою повернення на картці — і тоді редагуйте. Про стани — Статуси документів.

Головне: правка повертає рахунок у чернетку

Саме про це попереджає вікно «Увага» перед переходом у редактор. Після збереження змін:

статус змінюється на «Чернетка» — навіть якщо рахунок був «Оплачено». Щоб рахунок знову очікував оплату, його треба надіслати ще раз;
наявні підписи анулюються — якщо для рахунку було ввімкнене підписання і підписи вже стояли, після правки їх не буде, документ підписують заново;
позначки «надіслано» і «прочитано» скидаються — історія переглядів клієнтом починається спочатку;
раніше видані публічні посилання перестають працювати, поки рахунок у чернетці.

Це стосується не тільки правки сум: зміна вигляду документа (шаблон, мова) працює так само. Див. Вигляд документа: шаблони, мова, друкована форма.

Що зробити з уже надісланими посиланнями

Якщо рахунок мав активне публічне посилання, при збереженні застосунок запитає, що з ним робити. Варіантів два:

«Залишити старі посилання активними» — посилання, які ви вже надіслали клієнту, знову запрацюють після наступного «Надіслати». Розсилати новий лінк не доведеться.
«Скинути всі посилання, видати нові при наступному надсиланні» — старі лінки більше не відкриються ніколи; при наступному надсиланні буде згенеровано нове посилання.

Важливо: доки рахунок у чернетці, посилання не працюють в обох випадках. Різниця проявляється лише після того, як ви надішлете рахунок повторно. Докладніше — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Практичне правило для підтримки: якщо клієнт скаржиться, що посилання на рахунок перестало відкриватися, — найімовірніше, рахунок щойно відредагували і він у чернетці. Достатньо натиснути «Надіслати» ще раз.

Копіювання рахунку

Кнопка «Дублювати» (у списку рахунків і в меню дій картки; на картці вона може називатися «Копіювати») відкриває форму створення, вже заповнену даними оригіналу. Ви правите, що потрібно, і зберігаєте — виходить новий самостійний рахунок.

Копія отримує новий номер і сьогоднішню дату, починається як чернетка, не має підписів, посилань і історії. Повний перелік того, що переноситься, а що ні, — у статті Зв'язки між документами: «в рамках», батьківський документ і копія. Там же — чому договір і проєкт у копії рахунку доводиться вибирати заново.

Обмеження й нюанси

Копіювання документів — тарифна функція. Якщо у вашому тарифі її немає, біля пункту «Дублювати» стоїть іконка корони, а клік відкриває вікно з пропозицією змінити тариф. Див. Тарифний план і ліміти.

Копія — це новий документ, тому вона витрачає ліміт рахунків за тарифом так само, як звичайне створення.

Редагування рахунку потребує права редагувати рахунки, копіювання — права створювати рахунки. Якщо потрібної кнопки немає, перевірте свою роль: Користувачі й ролі робочого простору.

Вхідні рахунки — ті, що надійшли до вас від постачальника, який теж працює в OneB Invoice, — редагувати не можна: їх веде виставник.

Часті питання

Я виправив одну цифру, а рахунок став чернеткою. Як повернути «Оплачено»? Це нормальна поведінка: будь-яка правка повертає документ у чернетку. Просто виставте потрібний стан заново — надішліть рахунок і позначте його оплаченим.

Клієнт каже, що посилання не відкривається. Що сталося? Рахунок відредагували, і він у чернетці. Натисніть «Надіслати» ще раз — якщо при збереженні ви обрали «залишити старі посилання активними», старий лінк запрацює.

Чому зник підпис? Підписи анулюються при будь-якій зміні документа — інакше підпис стосувався б не того тексту, який бачить контрагент. Підпишіть рахунок заново.

Чи можна редагувати оплачений рахунок? Кнопки «Редагувати» на ньому немає. Поверніть рахунок у чернетку, відредагуйте й проведіть заново.

Копія рахунку впливає на оригінал? Ні. Це два незалежні документи; зв'язку між ними не створюється.