Статуси документів

Статус — це поточний стан документа: чи він ще чернетка, чи вже надісланий клієнту, чи оплачений або підписаний, чи анульований. Статус видно кольоровим бейджем на картці документа й у списках, за ним працюють фільтри, звіт по заборгованості та аналітика. Ця стаття — повний довідник: які статуси бувають, як вони називаються для різних типів документів, що їх змінює і які кнопки доступні в кожному з них.

Де це в застосунку: бейдж статусу — угорі правої панелі на картці будь-якого документа (Рахунки, Кошториси, Акти, Договори, Закупки); фільтр за статусом — у шапці кожного списку документів.

Один набір станів — різні назви

У застосунку всі документи живуть за однією схемою: чотири основні стани. Змінюються тільки їхні назви — залежно від того, який це тип документа.

Стан	Рахунок	Кошторис, акт, видаткова	Договір, додаток, заява	Закупівля	Колір
Початковий	Не відправлено	Не відправлено	Чернетка	Чернетка	синій
У роботі	Очікує оплати	Очікує підпис	Очікує підпис	Очікується	жовтий
Завершений	Оплачено	Підписаний	Підписаний	Завершено	зелений
Скасований	Анульовано	Анульовано	Анульований	Анульовано	сірий

Тобто «Оплачено» для рахунку і «Підписаний» для договору — це один і той самий стан, просто названий іншим словом: у списках, звітах і аналітиці вони поводяться однаково. У фільтрах назви стоять у множині й подекуди інші: завершені кошториси, акти та видаткові звуться там «Схвалені».

Про самі типи документів — Типи документів: що є що.

Два обчислювані статуси: «Прострочено» і «Прочитано»

Крім чотирьох основних станів є два, яких насправді не існує окремо — застосунок рахує їх «на льоту» з інших даних.

Прострочено (червоний) — це рахунок у стані «Очікує оплати», у якого минув термін оплати. Окремої дії «зробити простроченим» немає: настав завтрашній день після терміну — бейдж став червоним, оплатили — став зеленим. Через це «Прострочено» ніколи не з'являється в історії статусів: змін статусу не було, змінилася лише сьогоднішня дата. Обчислення працює тільки для рахунків: у кошторисів, актів, договорів і закупівель червоного «Прострочено» не буває, навіть якщо в них є дата.

Прочитано — позначка, що клієнт відкрив публічне посилання. Вона не змінює статусу: документ і далі «Очікує оплати». Застосунок фіксує лише перший перегляд і лише поки документ у стані «Очікує» — у стрічці «Історія змін статусів» з'являється окремий рядок «Прочитано». Окремого фільтра «Прочитані» у списках зараз немає.

Часткова оплата і переплата

Часткова оплата не створює окремого статусу. Якщо клієнт заплатив менше, ніж сума рахунку, документ лишається в стані «Очікує оплати», а в блоці платежів на картці показується розклад «сума рахунку / оплачено / залишок». Рахунок і далі рахується як неоплачений, і в нього так само може настати «Прострочено».

Щойно оплачена сума дорівнює сумі рахунку або перевищує її — статус стає «Оплачено». Переплата окремо не позначається: рахунок просто оплачений.

Будь-яке редагування повертає документ у чернетку

Це найважливіше правило статусів, і воно стосується всіх типів документів.

Щойно ви зберігаєте зміни у вже надісланому, оплаченому чи підписаному документі, він повертається у початковий стан («Не відправлено» / «Чернетка»), а всі поставлені підписи анулюються. Ніякого «тихого» редагування зі збереженням статусу немає.

Тому перед переходом у редагування застосунок показує вікно «Увага» з переліком того, що станеться саме з цим документом: що статус зміниться на чернетку, що наявні підписи буде анульовано, що публічні посилання тимчасово перестануть працювати. Якщо документ ще чернетка й не публікувався, попередження не з'являється — псувати нічого.

Окремо застосунок питає, що зробити з публічним посиланням, якщо воно вже видане. У вікні «Збережені посилання шарінгу» два варіанти:

залишити старі посилання активними — доки документ у чернетці, вони не працюють, але знову запрацюють після наступного «Надіслати», і клієнту не треба надсилати новий лінк;
скинути всі посилання — старі стають недійсними назавжди, при наступному надсиланні видається нове.

Доки документ у чернетці, посилання не працюють в обох випадках — різниця лише в тому, чи оживуть старі потім. Докладніше — Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Практичний висновок: якщо треба виправити дрібницю в оплаченому рахунку — спершу подумайте, чи не простіше зробити копію документа, ніж збивати статус і підписи.

Які кнопки доступні в якому статусі

Кнопки керування статусом — у правій панелі картки документа (на мобільному — у вкладці «Деталі»).

Статус	Що доступно
Не відправлено / Чернетка	«Надіслати». Якщо документ потребує підпису — замість неї «Підписати та надіслати», а для підпису на папері — «Оформити підпис». Анулювати чернетку не можна
Очікує оплати / Очікує підпис / Очікується	«Оплачено» / «Підписаний» / «Завершено» — позначити виконаним вручну; «Повернути до чернетки»; «Анулювати». Для паперового підпису тут же — «Підтвердити підпис»
Оплачено / Підписаний / Завершено	«Повернути до чернетки»; «Анулювати»
Анульовано	«Надіслати» — документ можна пустити в роботу повторно; «Повернути до чернетки»

Кілька уточнень:

Кнопка «Оплачено» (і її відповідники) не показується, якщо документ потребує електронного підпису або прив'язаний до угоди в модулі «Фінанси» — у цих випадках статус має закритися сам, підписом чи платежем.
Сесію електронного підпису договору можна запустити лише у стані «Очікує підпис» — тобто договір спершу треба надіслати.
Статус можна змінити й вручну «через голову» — просто вибравши потрібний. Такі зміни завжди потрапляють в історію.

Що можна і чого не можна з підписаним документом

Підписаний документ не «замикається» намертво, але частина дій обмежена:

Редагувати — можна, але документ повернеться в чернетку і втратить усі підписи. Це стосується і зміни тексту, і зміни вигляду чи шаблона.
Дані зі сховища (набори даних і змінні в договорах) — лише перегляд. Застосунок покаже: «Документ підписано — дані сховища доступні лише для перегляду». Синхронізувати з шаблоном і застосувати мапінг значень теж не можна.
Відновити попередню версію з вкладки «Історія» — заборонено для підписаних документів і для тих, що відкриті клієнту для заповнення.
Надіслати, завантажити, роздрукувати, скопіювати — можна без обмежень.
Змінити номер — окремої заборони за статусом немає.
Видалити — теж не блокується статусом; питання лише в правах доступу.

Докладніше про самі підписи — Підписання документів: усі способи.

Обмеження й нюанси

Статус завершення («Оплачено» / «Підписаний» / «Завершено») — це один і той самий стан для всіх типів документів. Якщо у фільтрі бачите «Схвалені» замість «Підписані» — це та сама група документів, просто назва у списках інша.

«Прострочено» рахується лише для рахунків і лише в стані «Очікує оплати». Кошторис чи акт з простроченою датою червоним не стане.

Часткова оплата не має власного статусу: документ лишається в «Очікує оплати» із залишком у блоці платежів, а переплата показується просто як «Оплачено».

Будь-яке збереження змін у документі повертає його в чернетку і стирає підписи — незалежно від того, наскільки дрібна правка. Це поведінка за задумом, а не помилка.

Документи, що прийшли у «Вхідні» з іншого робочого простору, — це копія чужого документа. Змінювати їм статус і публікувати їх посиланням не можна.

Що відбувається автоматично

Частину переходів застосунок робить сам:

Надсилання документа (лист клієнту або публікація посилання) переводить його з чернетки в «Очікує». Те саме роблять заява, подана з кабінету клієнта, і замовлення, що прийшло з інтеграції.
Успішна онлайн-оплата (картка, банківський сервіс) ставить рахунок в «Оплачено». Так само спрацьовують прив'язка банківського платежу з модуля «Фінанси», автоматична перевірка квитанції від клієнта і відповідь «оплачено» в листі-нагадуванні.
Повний комплект підписів — коли підписали всі сторони, які мали підписати, — сам переводить документ у «Підписаний». Якщо потім видалити підпис, документ повертається в «Очікує підпис».
Повернення в чернетку скидає позначки «надіслано», «переглянуто» й «опубліковано».

Повний перелік автоматичних дій — Що OneB Invoice робить сам, а розбір конкретних випадків «статус змінився, а я нічого не робив» — Чому статус документа змінився сам.

Часті питання

Клієнт оплатив карткою, статус став «Оплачено», але в історії статусів порожньо. Це збій? Ні, це очікувана поведінка. Автоматичні переходи від платіжних систем змінюють статус напряму й не пишуть запис в історію — залишається тільки сповіщення у стрічці. Тобто пропуск в історії при онлайн-оплаті не означає, що щось зламалось. Докладніше — Чому статус документа змінився сам.

Чому в історії немає рядка «Прострочено»? Бо «Прострочено» — не збережений статус, а обчислення «термін оплати минув, а рахунок ще в очікуванні». Змінюється тільки дата, статус лишається «Очікує оплати».

Я виправив одну цифру в підписаному договорі — куди зникли підписи? Це правило застосунку: будь-яке збереження змін повертає документ у чернетку й анулює підписи. Перед переходом у редактор про це попереджає вікно «Увага». Підписати доведеться заново.

Клієнт каже, що посилання на рахунок перестало відкриватися. Найімовірніше, документ повернувся в чернетку після редагування — доки він у чернетці, публічні посилання не працюють. Надішліть документ ще раз: якщо при збереженні ви обрали «залишити старі посилання активними», старий лінк запрацює сам.

Чому в рахунку немає кнопки «Оплачено»? Або документ потребує електронного підпису, або він прив'язаний до угоди в модулі «Фінанси». У цих випадках статус має закритися сам — підписом чи зарахованим платежем.