Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR-код

Створений документ треба доставити клієнтові — і в OneB Invoice для цього є ціле меню способів: email, SMS, посилання, соцмережі, друк чи PDF. У цій статті — як ними користуватись, що бачить клієнт, коли відкриває ваш рахунок, і як закрити доступ до посилання, коли він більше не потрібен.

Де це в застосунку: картка документа → кнопка «Поширити»

Вікно «Поширення документу»

На картці документа натисніть «Поширити» — відкриється вікно з усіма способами доставки:

1.00

Надіслати на email — лист із посиланням на документ. У формі можна увімкнути копію листа — видиму (CC) чи приховану (BCC), наприклад собі або бухгалтеру, а також зберегти введену адресу в профілі клієнта на майбутнє.
Надіслати в SMS — коротке повідомлення з посиланням (доступність залежить від тарифного плану).
Копіювати посилання — універсальний варіант: надішліть його в будь-який месенджер чи вставте в лист.
Відкрити в новій вкладці — подивитися документ очима клієнта.
Через соціальні мережі — Telegram, Viber, WhatsApp, Facebook одним кліком.

Також із картки документа доступні «Друк» і «Завантажити» (PDF) — для тих, кому потрібен папір або файл.

Що бачить клієнт за посиланням

Клієнт відкриває публічну сторінку документа — без реєстрації і входу:

1.00

Сума до сплати і термін «Оплатити до…».
Реквізити на оплату — одержувач, код, IBAN, призначення платежу; кожен рядок копіюється одним кліком.
QR-код — клієнт сканує його банківським застосунком, і реквізити з сумою підставляються автоматично (працює з українськими банками). Код можна збільшити лупою.
Кнопка «Підтвердити оплату» — клієнт повідомляє про оплату і може прикріпити квитанцію. Докладніше — у статті Підтвердження оплати клієнтом.
Якщо підключена онлайн-оплата — кнопка оплати карткою (Онлайн оплата рахунків).
Угорі — «Друкувати» і «PDF».

Докладний розбір сторінки очима клієнта — Публічна сторінка документа очима клієнта.

Порада: якщо хочете, щоб клієнт із телефона одразу бачив суму, реквізити та QR — надсилайте саме посилання (веб-версію), а не PDF-файл.

Захист посилання

Публічне посилання за замовчуванням відкриває будь-хто, хто його отримав. Якщо документ чутливий, доступ можна закрити паролем або одноразовим кодом на дозволені email-адреси — тоді перед документом клієнт побачить вікно з полем пароля чи коду. Усі варіанти захисту, скільки живе посилання і що саме бачить клієнт у кожному випадку — в окремій статті Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Термін оплати, анулювання і як справді вимкнути посилання

Це місце, де найлегше помилитися, тож розберемо по пунктах.

Термін оплати минув. Посилання й далі відкривається, але сторінка змінюється: клієнт бачить позначку «Прострочено» і текст «Термін оплати рахунка минув. Зверніться до Відправника рахунка», а блок реквізитів і кнопки оплати на ній більше не показуються. Щоб клієнт знову міг оплатити за тим самим посиланням, продовжте дату оплати документа — після цього сторінка знову стане звичайною.

Анулювання документа посилання НЕ вимикає. Це поширене непорозуміння: після анулювання публічна сторінка так само відкривається, тільки з червоною позначкою «Анульовано». Оплатити на ній уже не можна, але сам документ клієнт бачить.

Як справді закрити доступ. Поверніть документ у статус «Чернетка» (зміна статусу на картці документа або в меню рядка в списку). Застосунок запитає, що робити зі збереженими посиланнями, і запропонує два варіанти:

«Залишити старі посилання активними» — поки документ у чернетці, вони не працюють (клієнт бачить повідомлення, що документ зараз редагують, і ваші контакти), але знову запрацюють після наступного «Надіслати» — новий лінк розсилати не доведеться.
«Скинути всі посилання, видати нові при наступному надсиланні» — це і є справжнє відкликання доступу: старе посилання перестає працювати назавжди, і клієнт, який спробує ним скористатися, побачить «Недійсне посилання». Коли ви наступного разу надішлете документ, буде видано нове посилання.

Те саме вікно з двома варіантами з'являється, коли ви редагуєте вже надісланий документ — тож стежте, що обираєте: випадкове «скинути» зробить неробочим лінк, який ви вже дали клієнту.

Окремий випадок: якщо в договорі чи заяві змінити контрагента, доступ за посиланням закривається автоматично — застосунок попередить про це і перепитає.

Часті питання

Клієнт каже, що не отримав лист. Попросіть перевірити «Спам» або просто скопіюйте посилання і надішліть месенджером.
Як зберегти PDF на iPhone? На публічній сторінці: «PDF» → у перегляді «Поділитись» → «Зберегти до Файлів».
Чи дізнаюсь я, що клієнт відкрив документ? Так, статус документа зміниться на «Переглянуто» — див. Статуси документів.
Я анулював рахунок, а клієнт усе одно відкриває посилання. Це помилка? Ні, так і працює: анулювання лише позначає документ як анульований. Щоб закрити доступ, поверніть документ у чернетку з варіантом «Скинути всі посилання».
Клієнт пише, що не бачить реквізитів і кнопки оплати. Найімовірніше, минув термін оплати. Продовжте дату — сторінка знову покаже реквізити.