Картка рахунку: що можна зробити після створення

Коли рахунок збережено, робота з ним лише починається: документ треба надіслати клієнту, дочекатися оплати, позначити оплаченим, іноді — продовжити термін або анулювати. Усе це робиться на двох екранах: «Ви успішно створили…», який відкривається одразу після збереження, і картці рахунку, куди ви заходите зі списку. Стаття написана з точки зору власника робочого простору — те, що бачить клієнт за посиланням, описане окремо.

Де це в застосунку: Рахунки → оберіть рахунок у списку. Екран «Ви успішно створили…» відкривається сам одразу після збереження нового рахунку.

Екран одразу після створення

Угорі — привітання «Ви успішно створили «Рахунок-фактура №…»» і кнопка Створити ще один. Праворуч (на широкому екрані) — готовий документ у переглядачі з кнопкою Редагувати під ним.

Що можна зробити:

Друк — відкриває системне вікно друку з готовим документом. На телефоні замість друку файл просто завантажується.
Завантажити — зберігає документ як PDF-файл.
Надіслати на Email — розкриває поле адреси; лист із посиланням на документ піде клієнту.
Копіювати посилання і Відкрити в новій вкладці — публічне посилання на документ. Воно готується автоматично, щойно ви потрапили на цей екран. Нижче — кнопки месенджерів, які підставляють те саме посилання.
Інші можливості — «Налаштувати нагадування», «Додати акт виконаних робіт», «Додати видаткову накладну», «Копіювати».
Внизу — Перейти в рахунок (на картку рахунку) і Перейти до рахунків (у список).

Докладніше про способи доставки документа — у статті Надсилання документа клієнту: email, посилання, QR, а про сам лінк — у статті Публічне посилання на документ.

Картка рахунку: з чого вона складається

У центрі — сам документ. Перемикач Документ / Картка (на телефоні — Документ / Деталі) показує або PDF, або ті самі дані текстом: шапка, сторони, перелік позицій, спосіб оплати, примітки й підсумки. Під документом видно Мова документу і Вигляд — який шаблон застосовано.

Праворуч — панель керування: кольоровий бейдж статусу, назва й номер, сума, сторони документа, поля Проєкт і Група (їх можна змінити прямо тут), головна кнопка статусу, трійка Поширити / Завантажити / Друк і список решти дій. На телефоні цей список ховається під кнопкою Дії.

Головна кнопка: як рухається статус

Головна кнопка на панелі змінюється залежно від статусу — вона завжди пропонує наступний логічний крок:

Статус Не відправлено → кнопка Надіслати. Рахунок переходить у «Очікує оплати», а поверх картки одразу відкривається вікно поширення — з посиланням, кнопкою «Надіслати на Email» та іншими способами.
Статус Очікує оплати (або Прострочено) → кнопка Оплачено. Це і є «позначити оплаченим» вручну: рахунок стає зеленим, нагадування клієнту припиняються.
Статус Оплачено або Анульовано → кнопка зі стрілкою назад, яка повертає рахунок у стан Не відправлено.

Що означає кожен статус і які вони бувають — у статті Статуси документів.

Решта дій на панелі

Поширити — відкриває те саме вікно поширення: посилання, «Надіслати на Email», «Копіювати посилання», «Відкрити в новій вкладці», кнопки месенджерів і налаштування захисту посилання. Доступна в усіх статусах, крім «Не відправлено» — там для першого надсилання є кнопка «Надіслати».
Завантажити — PDF-файл документа. Друк — вікно друку (кнопка є на комп'ютері; на телефоні документ завантажується).
Копіювати — відкриває форму створення, вже заповнену даними цього рахунку. Це новий документ із власним номером; оригінал не змінюється. Докладніше — Редагування й копіювання рахунку.
Налаштувати нагадування — автоматичні листи клієнту перед терміном оплати (за 1, 2, 3 або 5 днів чи в довільну дату) і лист вам, якщо рахунок не оплатили. Див. Автоматичні нагадування про оплату.
Редагувати — повертає до форми рахунку. Перед переходом застосунок попереджає, що зміни повернуть документ у чернетку і тимчасово вимкнуть посилання.
Змінити вигляд — шаблон, мова документа і перемикачі відображення колонок. Редагувати шаблон з'являється лише тоді, коли рахунок оформлений вашим власним шаблоном-конструктором.
Анулювати — переводить рахунок у статус «Анульовано».
Видалити — прибирає рахунок остаточно.

Блоки під панеллю керування

Сповіщення про оплату — зелений блок із квитанцією, яку клієнт надіслав через публічне посилання: дата, файли, коментар, кнопка «Видалити квитанцію». Поруч — результат автоматичної перевірки банківської квитанції. Див. Підтвердження оплати клієнтом.
Платежі — з'являється, якщо підключена інтеграція з OneB Finance: «Сума рахунку / Сплачено / Залишок» і список банківських платежів. Відслідковувати платіж ставить рахунок на автоматичний контроль оплати, Знайти платіж дає підібрати платіж вручну, Перевірити оновлює стан, Відв'язати всі платежі розриває зв'язок. Див. Платежі: вхідні, вихідні та контроль оплат.
Пов'язані документи — договір, кошторис, акт, видаткова та інші документи, пов'язані з цим рахунком, із переходом на них. Тут же кнопки Додати акт виконаних робіт і Додати видаткову накладну. Що саме вважається зв'язком — Звʼязки між документами: «в рамках», батьківський документ і копія.
Графік платежів — розбиття суми на кілька платежів (Розділити платежі) або аванс (Виставити аванс). Див. Графік платежів та аванс.
Історія статусів — вертикальна стрічка: коли рахунок створено, коли надіслано, коли клієнт його прочитав, коли позначено оплаченим чи анульованим — із датою й часом кожної події.
Склад — рухи товарів за документом; показується, лише якщо у робочому просторі увімкнено складський облік.

Продовжити термін оплати

Кнопки «продовжити» на самій картці немає. Термін оплати продовжується двома способами:

У списку рахунків. Перемкніть список у режим таблиці й розкрийте рядок простроченого рахунку — угорі з'явиться червона смуга «Термін оплати до … вийшов, потрібно змінити дату» і кнопка Змінити: +3 дня, +7 днів або Обрати дату.
У розділі Рекомендації — там прострочені рахунки зібрані разом і мають ту саму кнопку.

Продовження змінює тільки дату оплати. Статус не змінюється (рахунок лишається «Очікує оплати» і перестає бути простроченим), новий запис в історію статусів не додається, повідомлення клієнту не надсилається. Нову дату можна поставити на сьогодні або пізніше — минулою датою термін не продовжити.

Обмеження й нюанси

Частини дій немає в певних статусах. Надіслати є лише в «Не відправлено». Оплачено — лише в «Очікує оплати» (у чернетці цієї кнопки немає: спершу надішліть рахунок). Анулювати — у «Не відправлено» і «Очікує оплати»; оплачений рахунок анулювати напряму не можна — спершу поверніть його кнопкою зі стрілкою. Редагувати, Змінити вигляд і Редагувати шаблон доступні лише в «Не відправлено» і «Очікує оплати». Завантажити, Друк, Копіювати й Видалити доступні завжди.

Окремої кнопки «Скинути в чернетку» на картці рахунку немає. Рахунок повертається у стан «Не відправлено» двома шляхами: автоматично — при будь-якому редагуванні документа, і вручну — кнопкою зі стрілкою назад на оплаченому чи анульованому рахунку.

Три дії ховаються за тарифом: Копіювати, Налаштувати нагадування, а також Розділити платежі й Виставити аванс у блоці графіка. Якщо ваш тариф їх не включає, поруч буде іконка корони, а клік відкриє вікно з тарифами. Див. Тарифний план і ліміти.

Три дії залежать від ролі користувача: Копіювати потребує права створювати рахунки, Редагувати — права редагувати, Видалити — права видаляти. Якщо права немає, кнопки просто не буде. Див. Користувачі й ролі робочого простору.

Видалення рахунку безповоротне: документ зникає разом із його історією статусів і позиціями, у «Видалені об'єкти» він не потрапляє і відновити його неможливо. Якщо документ більше не потрібен, але має лишитися в обліку — анулюйте його, а не видаляйте.

Блок «Платежі» видно тільки при увімкненій інтеграції з OneB Finance, блок «Склад» — тільки при увімкненому складському обліку.

Що відбувається автоматично

Рахунок сам стає Оплачено, коли надходить онлайн-оплата, коли до нього прив'язується банківський платіж із Фінансів або коли клієнт відповідає «оплачено» в листі-нагадуванні. Чому статус змінився без вас — Чому статус документа змінився сам.
Оплати, що прийшли від платіжних систем, не потрапляють в історію статусів — це очікувана поведінка, а не помилка. У стрічці буде порожньо, хоча статус змінився.
Позначка Прочитано з'являється в історії, коли клієнт уперше відкриває посилання на документ.
Статус Прострочено ніде не зберігається — застосунок рахує його сам, порівнюючи термін оплати з поточною датою.
Нагадування надсилаються за розкладом із «Налаштувати нагадування». Повний перелік автоматичних дій — у статті Що OneB Invoice робить сам.

Часті питання

Чим «Анулювати» відрізняється від повернення в чернетку? «Анулювати» закриває рахунок: він стає сірим, лишається в списку й у звітах, редагувати його не можна, нагадування припиняються. Повернення у стан «Не відправлено» — навпаки, «розморожує» документ: із нього знімаються позначки «надіслано» і «прочитано», публічні посилання тимчасово перестають працювати, і рахунок знову можна редагувати.

Чи створюється нове посилання, коли я надсилаю рахунок повторно? Ні. Посилання створюється один раз і живе близько двох років від першого надсилання — повторне надсилання, копіювання лінка чи новий лист використовують те саме посилання. Нове посилання видається лише в одному випадку: якщо ви редагували документ і в питанні про збережені посилання обрали «Скинути всі посилання, видати нові при наступному надсиланні». Докладніше про термін дії й захист — у статті Публічне посилання на документ: як працює і як захистити.

Я редагую надісланий рахунок — що буде з посиланням? Документ повернеться в чернетку, і поки він у чернетці, старі посилання не працюють у будь-якому разі. Далі є вибір: залишити їх активними (після наступного «Надіслати» вони знову запрацюють, розсилати новий лінк не треба) або скинути й видати нові.

Я зберіг чернетку, а рахунок у статусі «Очікує оплати». Чому? На екрані «Ви успішно створили…» одразу готується публічне посилання на документ, а поява посилання переводить рахунок із «Не відправлено» в «Очікує оплати». Щоб повернути його в чернетку, скористайтеся редагуванням або кнопкою повернення статусу.

Чому не можу натиснути «Оплачено» на чернетці? Кнопка з'являється лише після надсилання. Спершу натисніть «Надіслати» (або поділіться посиланням), і рахунок перейде в «Очікує оплати».

Де подивитися, що саме змінювали в документі? Історія статусів показує рух статусів, але не зміни в тексті документа. Для договорів і заяв є окрема історія версій — Історія змін документа і відновлення версії.

Чому в мене немає кнопки «Копіювати»? Або її не включає ваш тариф (тоді поруч буде корона), або у вашої ролі немає права створювати рахунки.