Договори: створення, заповнення даних і додатки

Договір у OneB Invoice — це не просто файл: його можна зібрати з готового шаблону, надіслати клієнтові, підписати електронно з обох сторін, а поруч тримати специфікацію, всі пов'язані рахунки й додатки. Розберемо весь шлях — від створення до додатків.

Де це в застосунку: Договори → «Створити договір»

Як створити договір

У меню зліва відкрийте Договори і натисніть «Створити договір».
Крок «Шаблон». Оберіть основу для тексту:
- Готовий шаблон із бібліотеки — шаблони згруповані за сферами: Торгівля, IT, Виробництво, Оренда, Будівельна сфера, Дизайн, Навчання, Юридичні послуги та інші. Клацніть на прев'ю, щоб переглянути текст.
- «Створити власний шаблон» — відкриється редактор, куди можна вставити ваш готовий текст договору (наприклад, із Word). Збережений шаблон залишиться у «Моїх шаблонах» для наступних договорів.
Крок «Дані». Вкажіть назву договору, номер, дату початку і кінцеву дату, оберіть сторони («Від кого» — ваша компанія, «Кому» — клієнт), за потреби прив'яжіть до проєкту. Тут же заповнюється специфікація — перелік позицій, якщо шаблон її використовує.
Тут же можна одразу «Увімкнути підписи» — тоді надісланий документ чекатиме, поки його підпишете ви і клієнт.
Натисніть «Створити».

1.00

Що є на картці договору

Після створення ви потрапляєте на картку договору — це центр керування ним.

1.00

Зверху — вкладки: «Огляд», «Специфікація», «Пов'язані документи», «Додатки», «Історія». Ліворуч — статус договору, сторони підписання і дії: «Надіслати», «Поширити» (посилання), «Завантажити» (PDF), «Друк», «Змінити текст», «Заповнити дані», «Редагувати», «Видалити».

Докладний розбір кожної вкладки й кожної кнопки — у статті Картка договору.

Заповнення даних у шаблоні

Шаблони договорів містять «пропуски»-змінні: реквізити сторін, суми, строки. Заповнювати їх правкою тексту не потрібно:

Дані сторін підтягуються автоматично з профілю вашої компанії та картки клієнта — тому варто заповнити їх заздалегідь.
Дія «Заповнити дані» на картці договору відкриває форму, де решта пропусків заповнюється списком — без ризику зачепити текст договору.

Хто такі сторони договору, чим вони відрізняються від полів «Від кого» і «Кому» та як дати контрагентові заповнити свою частину даних самостійно — у статті Сторони договору й заповнення даних контрагентом.

Специфікація договору

У договору є власна вкладка «Специфікація» — це перелік позицій (товарів чи послуг) з цінами, кількостями, знижкою й податком, майже як у рахунку. Позиції додаються на кроці «Дані» під час створення або редагування договору, а на вкладці вони показані «паперовим» виглядом: шапка з назвою, номером і періодом, блоки «Від кого» та «Кому», таблиця позицій і підсумки.

Вкладка з'являється лише тоді, коли в договорі є хоча б одна позиція.

Специфікація важлива, коли текст шаблону на неї посилається — містить таблицю позицій, перелік найменувань або загальну суму. У такому випадку, коли ви виводите договір із чернетки (надсилаєте або підписуєте), застосунок перевіряє специфікацію. Якщо шаблон вимагає позицію, якої немає, або специфікація порожня, ви побачите повідомлення на кшталт «Шаблон вимагає специфікацію, але вона порожня» — додайте позиції, і дія пройде.

Своя специфікація може бути і в додатка до договору.

Додатки до договору

На вкладці «Додатки» натисніть «Додати» — і створіть документ, який існує «в рамках» договору: додаткову угоду, протокол, акт-додаток. Додаток успадковує контекст договору, але має власний текст, власну специфікацію, свої підписи та історію.

Важливо: додатки видно лише на вкладці «Додатки» свого договору. У загальному списку документів їх немає, і в розділі Інші документи → Заяви вони теж не з'являються — заява й додаток до договору це різні типи документів із різними списками.

Докладніше — Додатки до договору.

Рахунки за договором

Щоб рахунок «знав» про договір, у майстрі рахунку в полі «В рамках» оберіть договір — такі рахунки з'являться на вкладці «Пов'язані документи» картки договору. Зворотного шляху немає: з рахунку договір автоматично не створюється.

Часті питання

У мене вже є підписаний договір у Word — як внести його в систему? Створіть договір через «Створити власний шаблон» і вставте текст у редактор. Далі його можна надсилати й підписувати як звичайний договір.
Як зробити копію договору? У списку договорів наведіть курсор на картку договору і натисніть іконку «Копіювати» — створиться дублікат, який можна відредагувати.
Де специфікація до договору? Це окрема вкладка «Специфікація» на картці договору — позиції заповнюються на кроці «Дані». Якщо ж специфікація потрібна вам як окремий підписуваний документ, оформіть її додатком до договору.
Чому не вдається надіслати чи підписати договір — просить специфікацію? Текст шаблону посилається на позиції, а їх у договорі немає (або менше, ніж вимагає шаблон). Відкрийте «Редагувати» і додайте позиції у специфікацію.
Чи можна включити номер договору в номер рахунку? Так, у форматі нумерації документів вашої компанії — див. Нумерація документів.
Як підписати договір електронно? Увімкніть підписи на картці договору й оберіть спосіб. Усі варіанти — у статті Підписання документів: усі способи.