Договори: створення, заповнення даних і додатки

Договір у OneB Invoice — це не просто файл: його можна зібрати з готового шаблону, надіслати клієнтові, підписати електронно з обох сторін, а поруч тримати всі пов'язані рахунки й додатки. Розберемо весь шлях — від створення до додатків.

Як створити договір

У меню зліва відкрийте Договори і натисніть «Створити договір».
Крок «Шаблон». Оберіть основу для тексту:
- Готовий шаблон із бібліотеки — шаблони згруповані за сферами: Торгівля, IT, Виробництво, Оренда, Будівельна сфера, Дизайн, Навчання, Юридичні послуги та інші. Клацніть на прев'ю, щоб переглянути текст.
- «Створити власний шаблон» — відкриється редактор, куди можна вставити ваш готовий текст договору (наприклад, із Word). Збережений шаблон залишиться у «Моїх шаблонах» для наступних договорів.
Крок «Дані». Вкажіть назву договору, номер, дату початку і кінцеву дату, оберіть сторони («Від кого» — ваша компанія, «Кому» — клієнт), за потреби прив'яжіть до проєкту.
Тут же можна одразу «Увімкнути підписи» — тоді надісланий документ чекатиме, поки його підпишете ви і клієнт.
Натисніть «Створити».

1.00

Картка договору

Після створення ви потрапляєте на картку договору — центр керування ним:

1.00

Вкладки зверху: «Огляд» (перегляд документа і PDF), «Пов'язані документи», «Додатки», «Історія» (усі події за договором).
Сторони — учасники договору; олівцем поруч їх можна змінити. Нижче — кнопка «Увімкнути підписи», якщо ви не зробили цього під час створення.
Дії: «Надіслати» клієнтові, «Поширити» (посилання), «Завантажити» (PDF), «Друк».
Робота з текстом: «Змінити текст» (редактор), «Заповнити дані», «Редагувати» (назва, дати, сторони), «Видалити».

Заповнення даних у шаблоні

Шаблони договорів містять «пропуски»-змінні: реквізити сторін, суми, строки. Заповнювати їх правкою тексту не потрібно:

Дані сторін підтягуються автоматично з профілю вашої компанії та картки клієнта — тому варто заповнити їх заздалегідь.
Дія «Заповнити дані» на картці договору відкриває форму, де решта пропусків заповнюється списком — без ризику зачепити текст договору.

Додатки до договору: заяви й додаткові угоди

На вкладці «Додатки» натисніть «Додати» — і створіть документ, який існує «в рамках» договору: заяву, додаткову угоду, протокол. Усі створені додатки також видно у меню Інші документи → Заяви.

Рахунки за договором

Щоб рахунок «знав» про договір, у майстрі рахунку в полі «В рамках» оберіть договір — такі рахунки з'являться на вкладці «Пов'язані документи» картки договору. Зворотного шляху немає: з рахунку договір автоматично не створюється.

Часті питання

У мене вже є підписаний договір у Word — як внести його в систему? Створіть договір через «Створити власний шаблон» і вставте текст у редактор. Далі його можна надсилати й підписувати як звичайний договір.
Як зробити копію договору? У списку договорів наведіть курсор на картку договору і натисніть іконку «Копіювати» — створиться дублікат, який можна відредагувати.
Де специфікація до договору? Окремого документа «специфікація» немає: цю роль виконує таблиця позицій рахунку, виставленого в рамках договору, або додаток до договору.
Чи можна включити номер договору в номер рахунку? Так, у форматі нумерації документів вашої компанії — див. статтю про нумерацію документів.
Як підписати договір електронно? Увімкніть підписи на картці договору й оберіть спосіб — наприклад, Дія.Підпис або monoКЕП. Статуси підписання видно на сторонах договору.