Товари та послуги в OneB Invoice
«Товари та послуги» — це ваш довідник позицій, які ви раз за разом додаєте в рахунки, акти, кошториси, накладні й закупівлі. Один раз збережена позиція далі підставляється в документ у два кліки: з назвою, ціною, валютою і одиницею виміру. Стаття написана з погляду вас як власника робочого простору.
Де це в застосунку: Управління → Товари та послуги
Що зберігається в позиції
- Фото — зображення товару (необовʼязково).
- Назва — те, що побачить клієнт у документі.
- Ціна й валюта — базова вартість позиції.
- Одиниця виміру — з готового переліку (шт, год, кг, м² тощо) або власна.
- Код — артикул, внутрішній чи бухгалтерський код, штрихкод.
- Опис — деталізація позиції.
- Тип (товар або послуга) і категорія — для впорядкування каталогу й аналітики. Докладніше — Тип і категорія товару.
Як наповнити каталог: чотири способи
По одному. Кнопка «Додати» відкриває повну форму позиції з усіма полями. Той самий бланк відкривається і всередині форми документа, коли ви створюєте позицію «на льоту».
Швидке додавання кількох позицій таблицею. Кнопка «Додати багато» відкриває просту таблицю, де кожен рядок — це позиція з полями «код / назва / ціна / валюта / одиниця». Рядки додаються кнопкою, зайві видаляються, а чернетка таблиці зберігається у вашому браузері — якщо випадково перезавантажити сторінку, набране не пропаде. Кнопка «Створити товари» зберігає рядки по черзі: успішні позначаються галочкою, а рядок із помилкою лишається на місці з поясненням, його можна виправити й повторити. Це найшвидший спосіб, коли позицій десяток-другий і файлу немає.
Імпорт із файлу. Якщо каталог уже є в Excel або в іншій системі — вантажте файл у майстер імпорту: Імпорт клієнтів та позицій.
Сканером штрихкодів. У формі документа закупівлі можна сканувати товари звичайним USB- або Bluetooth-сканером: позиція шукається у вашому каталозі за кодом, а якщо її там ще немає — заводиться автоматично. Докладніше — Сканування штрихкодів у закупці.
Зображення товару
Фото завантажується у формі створення або редагування позиції — там же його можна замінити чи прибрати. Застосунок сам робить зменшену копію, і саме вона показується у списку товарів і в підказках при виборі позиції в документі, тож великі знімки не сповільнюють роботу списків.
Зверніть увагу: під час імпорту з файлу фото не переносяться — зображення додаються тільки вручну в картці позиції.
Список товарів: пошук, вигляд, прайс-листи
Угорі списку є вкладки: «Базові» — ваші звичайні ціни, поруч — вкладка на кожен чинний прайс-лист. Перемикання вкладки показує ціни саме цього прайс-листа, а поруч видно період його дії й для скількох клієнтів, проєктів і документів він застосований. Кнопки масового додавання й імпорту доступні на вкладці «Базові».
Список можна дивитись картками або таблицею (вибір запамʼятовується). У таблиці видно номер, тип, назву з фото, код, одиницю й ціну; тип позиції змінюється просто з таблиці. Кілька позицій можна відмітити галочками й видалити разом.
Індивідуальні ціни для окремих клієнтів — Прайс-листи.
Картка товару й остання ціна закупівлі
У картці позиції, крім її даних, є список документів, у яких вона фігурує, зі своїми фільтрами й смугою статусів — зручно подивитись, кому і за скільки ви це продавали.
Окремо в картці показується остання ціна закупівлі. Її не треба вводити руками: застосунок сам бере ціну цієї позиції з найсвіжішого документа закупівлі зі статусом «очікує оплати» або «оплачено» і оновлює її після кожної нової закупівлі. Ця ж ціна підставляється в нову закупівлю, коли ви обираєте товар, — щоб не згадувати, почім брали минулого разу. Якщо закупівель ще не було, рядка з ціною закупівлі просто не буде.
Про облік закупівель — Закупки: облік рахунків від постачальників.
Що відбувається автоматично
Коли ви вписуєте в документ позицію, якої ще немає в довіднику, застосунок додає її туди сам — з назвою, ціною, кодом і одиницею. Тому каталог поступово наповнюється навіть без окремої роботи над ним. Позиції звіряються за назвою й валютою: якщо така назва вже є, дубль не створюється.
Так само сама оновлюється остання ціна закупівлі після збереження документа закупівлі.
Обмеження й нюанси
Ліміт товарів у тарифі рахується «назавжди», а не за місяць: це максимальна кількість позицій у довіднику, а не кількість нових позицій за період. Коли ви видаляєте позицію, одиниця ліміту повертається. Докладніше — Тарифний план і ліміти.
Важливо: коли ліміт товарів вичерпано, нові позиції з документа мовчки не зберігаються в довідник. Сам документ створюється й рахується нормально, помилки не буде — просто позиція лишиться тільки в цьому документі, а в каталозі не зʼявиться. Якщо помітили, що каталог перестав поповнюватися сам, перевірте використання ліміту в розділі тарифу.
Ліміт спрацьовує і посеред пакетної роботи: у швидкому додаванні таблицею та в майстрі імпорту частина рядків може створитися, а на решті зʼявиться вікно з пропозицією підвищити тариф.
Кнопки «Додати», «Додати багато» та «Імпорт» показуються лише користувачам із правом на роботу з товарами — якщо кнопок немає, справа в ролі: Користувачі й ролі робочого простору. Сам імпорт із файлу — окрема можливість тарифу: на кнопці «Імпорт» буде іконка корони, а клік відкриє вікно тарифу.
Зміна ціни в довіднику не змінює вже створені документи — вони зберігають ті значення, які були на момент створення. І навпаки: ціну в документі можна виправити вручну, і це не змінить довідник.
Видалена позиція потрапляє в розділ видалених обʼєктів, звідки її можна повернути — Кошик: як повернути видалене.
Часті питання
Чому товар не додався в довідник після створення рахунку? Найімовірніше, вичерпано ліміт товарів за тарифом — у цьому випадку позиція не зберігається без повідомлення. Перевірте ліміт у розділі тарифного плану.
Чи можна імпортувати фото товарів? Ні, зображення додаються тільки вручну в картці позиції.
Я змінив ціну товару — чому в старому рахунку стара ціна? Так і має бути: документ фіксує ціну на момент створення. Нову ціну застосунок підставить у наступні документи.
У різних клієнтів різні ціни на той самий товар — як це зробити? Створіть прайс-лист із потрібними цінами і призначте його клієнту в його картці: Прайс-листи, Картка клієнта.
Звідки в картці товару взялася «остання ціна закупівлі»? З ваших документів закупівлі — застосунок бере ціну з найсвіжішої закупівлі цієї позиції та оновлює її автоматично.
Чим тип відрізняється від категорії? Тип — це «товар чи послуга», категорія — ваше власне дерево розділів каталогу. Див. Тип і категорія товару.
Дивіться також
Powered By OneB