Імпорт клієнтів та позицій

Імпорт — це спосіб перенести в OneB Invoice готовий список із файлу, не набиваючи його руками. Один і той самий майстер із чотирьох кроків працює для клієнтів, товарів і послуг, рахунків та записів робочого часу: ви вантажите файл, показуєте, яка колонка що означає, перевіряєте результат і запускаєте створення. Стаття написана з погляду вас як власника робочого простору.

Де це в застосунку: Головна сторінка → кнопка «Імпорт» (вибір: клієнти / товари та послуги / рахунки), або Управління → Клієнти → «Імпорт», або Управління → Товари та послуги → «Імпорт»

1.00

Що можна імпортувати

Клієнтів — назва, e-mail, телефон, реквізити, код клієнта / ЄДРПОУ, адреса, а також ваші власні поля. Див. Клієнти: додавання, імпорт, обʼєднання дублікатів.
Товари та послуги — назва, ціна, валюта, код, одиниця виміру, опис. Див. Товари та послуги.
Рахунки — окремий майстер зі своїми правилами: Імпорт рахунків із файлу.
Записи робочого часу — у бета-розділі обліку часу: Облік робочого часу (бета).

Кожен тип даних імпортується окремо: одним файлом одночасно клієнтів і товари завантажити не можна.

Який файл підходить

Майстер приймає CSV, Excel (.xlsx, .xls) і JSON. Перший рядок файлу має бути рядком заголовків — саме за ними майстер підкаже, яка колонка до якого поля пасує. Якщо в книзі Excel кілька аркушів, потрібний аркуш обирається на першому кроці.

Обовʼязковим є мінімум:

для клієнтів — колонка з назвою клієнта; решта полів необовʼязкові;
для товарів і послуг — назва і ціна. Валюту можна вказати кодом (наприклад, UAH, USD, EUR); якщо код не розпізнано, рядок позначиться помилкою, а якщо колонки з валютою немає — підставиться значення за замовчуванням, яке ви задасте на кроці зіставлення.

Порядок колонок значення не має — важливо лише правильно зіставити їх на другому кроці.

Чотири кроки майстра

Крок 1. Завантаження файлу. Перетягніть файл у поле або оберіть його на диску. Після завантаження майстер покаже назву файлу, скільки в ньому рядків і колонок, і таблицю-передперегляд перших рядків, щоб ви одразу побачили, чи все прочиталося правильно.

Крок 2. Зіставлення колонок. Таблиця «колонка файлу → поле в застосунку». Майстер сам пропонує зіставлення за назвами заголовків, а ваш вибір запамʼятовується у браузері — наступного разу з таким самим файлом робити це вручну не доведеться. Для кожного поля можна задати значення за замовчуванням (наприклад, одну валюту або одну одиницю виміру на весь файл). Для клієнтів у списку полів є окрема група ваших власних полів. Доки обовʼязкове поле не зіставлене, перейти далі не можна — угорі висить попередження.

Крок 3. Передперегляд. Майстер показує картками, як виглядатимуть майбутні записи, з посторінковою навігацією і підсумком «скільки записів буде оброблено». Це останній момент, коли зручно помітити, що колонки зʼїхали.

Крок 4. Імпорт. Галочками відмічаєте рядки, які створювати (за замовчуванням — усі), і тиснете «Почати імпорт». Під час роботи видно прогрес і лічильники: в обробці, успішно, пропущено, помилки. Після завершення — підсумок і переліки створених, пропущених і помилкових рядків, кнопка «Повторити невдалі» та вивантаження звіту про помилки окремим файлом, який зручно відкрити в Excel і виправити.

Поки імпорт іде, сторінку краще не закривати: застосунок перепитає при спробі вийти, а браузер попередить про закриття вкладки.

Дублікати

Повторний запуск того самого файлу не наплодить копій. Клієнти звіряються за e-mail, телефоном або назвою, товари — за кодом або назвою. Збіги позначаються як пропущені й показуються окремим списком у підсумку. Оновлення наявних записів даними з файлу майстер не робить — він або створює новий запис, або пропускає рядок.

Обмеження й нюанси

Імпорт із файлу — окрема можливість тарифного плану, причому окремо для клієнтів, для товарів і для рахунків. Якщо на кнопці «Імпорт» іконка корони, а клік відкриває вікно з пропозицією підвищити тариф — справа саме в цьому: Тарифний план і ліміти.

Крім доступу до самої функції, діють ліміти на кількість записів. Ліміти клієнтів і товарів рахуються «назавжди» — це загальна кількість карток у робочому просторі, а не кількість нових за місяць. Якщо ліміт вичерпується посеред імпорту, майстер зупиняється: рядки, які встигли створитися, лишаються, решта — ні, а на екрані зʼявляється вікно тарифу. Після підвищення тарифу імпорт можна запустити повторно — уже створені записи будуть пропущені як дублікати.

Кнопки імпорту показуються лише користувачам із відповідними правами на клієнтів і на товари: Користувачі й ролі робочого простору.

Імпорт лише додає нові записи. Він не змінює й не видаляє те, що вже є у ваших довідниках, і ніяк не зачіпає вже створені документи.

Часті питання

Чи можна імпортувати клієнтів і товари одним файлом? Ні, для кожного типу даних окремий запуск майстра.

Файл не читається або колонки зʼїхали. Перевірте, що перший рядок — це заголовки, а не дані, і що у файлі один рядок заголовків. Для Excel переконайтесь, що обрано правильний аркуш на першому кроці.

Частина рядків не імпортувалася — чому? Причин три: рядок визнано дублікатом (він у списку «пропущені»), у рядку помилка даних (він у списку помилок, деталі — у звіті про помилки) або посеред імпорту закінчився ліміт тарифу.

Чи можна повторно завантажити той самий файл? Так. Записи, які вже є, будуть пропущені як дублікати.

Чи переносяться фото товарів? Ні, зображення додаються тільки вручну в картці позиції.

Чи можна імпортувати значення власних полів клієнта? Так, на кроці зіставлення ваші поля доступні окремою групою в переліку полів клієнта: Свої поля (бета).