Закупки: облік рахунків від постачальників

Закупка — це «дзеркальний» рахунок: не той, що ви виставляєте клієнтові, а той, який виставили вам. Закупки дозволяють вести в OneB Invoice не лише доходи, а й витрати: скільки, кому і за що ви платите постачальникам.

Список закупок — у меню Інші документи → Закупки.

Як створити закупку

1. Відкрийте Інші документи → Закупки і натисніть Створити документ.
2. Заповніть форму — вона схожа на звичайний рахунок, тільки навпаки:
   • Компанія — ваша компанія, що здійснює закупівлю;
   • Постачальник — від кого рахунок (обирається з клієнтів або створюється новий);
   • В рамках — за потреби привʼяжіть закупку до договору чи проєкту;
   • Перелік товарів та послуг — позиції можна ввести вручну, обрати з каталогу ваших товарів або насканувати сканером штрихкодів (див. нижче);
   • валюта, знижка, податок і коригування — як у звичайному рахунку.
3. Натисніть Зберегти чернетку (документ залишиться у списку для подальшої роботи) або Створити та Надіслати.

Номер закупки підставляється автоматично за правилами нумерації документів.

Сканування штрихкодів сканером

Товари в закупку можна не вводити вручну, а насканувати звичайним USB- або Bluetooth-сканером штрихкодів прямо на сторінці створення закупки. Система сама розпізнає кожен код: підставить назву й фото товару, автоматично створить нові товари у вашому каталозі, а повторне сканування того самого штрихкоду додасть +1 до кількості. Якщо товар розпізнати не вдалося — штрихкод залишиться в рядку з підказкою, і назву можна дописати вручну.

Докладніше про те, як працює сканування, які є ліміти розширеного пошуку та як вивантажити специфікацію закупки в Excel — у статті Сканування штрихкодів у закупці.

Закупки з розділу «Вхідні»

Якщо постачальник теж працює в OneB Invoice, його рахунки можуть приходити до вас напряму — у розділ Вхідні. Звідти вхідний рахунок стає закупкою без ручного передруку. Докладніше — у статті Вхідні в OneB Invoice.

Часті питання

Навіщо вести закупки в Invoice, якщо є бухгалтерська програма? Щоб бачити доходи й витрати за проєктом чи договором в одному місці: поруч із виставленими рахунками зʼявляються й ваші витрати за тим самим проєктом.

Чи можна привʼязати закупку до проєкту? Так, поле «В рамках» — договір і проєкт. Витрати одразу враховуються у зведенні проєкту.