Закупки: облік рахунків від постачальників

Закупка — це «дзеркальний» рахунок: не той, що ви виставляєте клієнтові, а той, який виставили вам. Закупки фіксують придбання товарів і послуг у постачальників і дозволяють вести в OneB Invoice не лише доходи, а й витрати: скільки, кому і за що ви платите.

Де це в застосунку: Інші документи → Закупки

Список закупок

Список закупок улаштований так само, як реєстр рахунків. Угорі — кольорова смуга статусів із кількістю документів і сумами, під нею панель фільтрів (період, статус, група, проєкт, валюта, клієнт) і поле пошуку, а ліворуч від пошуку — кнопка вигляду, де перемикаються подання «Плитка / Список / Таблиця», групування і сортування. Докладніше про ці інструменти — у статті Пошук, фільтри й групування у списках документів. Кнопка «Створити документ» — угорі праворуч.

Як створити закупку

Відкрийте Інші документи → Закупки і натисніть «Створити документ».
Заповніть форму — вона схожа на звичайний рахунок, тільки навпаки:
- номер і дати — номер підставляється автоматично, поруч дата документа й термін дії;
- Компанія — ваша компанія, що здійснює закупівлю;
- Постачальник — від кого рахунок (кнопка «Обрати постачальника»: зі списку клієнтів або створити нового);
- В рамках — за потреби привʼяжіть закупку до договору чи проєкту;
- Перелік товарів та послуг — для кожної позиції задаються найменування, ціна, кількість, знижка і сума. Позиції додаються вручну кнопками «Додати товар» / «Додати послугу», гуртом через «Обрати з каталогу» або скануванням штрихкодів (див. нижче); між ними можна вставляти заголовки-розділи;
- праворуч підсумовуються сума, знижка, податок і коригування;
- у додаткових налаштуваннях змінюються шаблон і мова документа та група, до якої віднести закупку.
Натисніть «Зберегти чернетку» (документ залишиться у списку для подальшої роботи) або «Створити та Надіслати».

Форма створення закупки

Номер закупки підставляється автоматично за правилами нумерації документів.

Сканування штрихкодів сканером

Товари в закупку можна не вводити вручну, а насканувати звичайним USB- або Bluetooth-сканером штрихкодів прямо на сторінці створення закупки. Система сама розпізнає кожен код: підставить назву й фото товару, автоматично створить нові товари у вашому каталозі, а повторне сканування того самого штрихкоду додасть +1 до кількості. Якщо товар розпізнати не вдалося — штрихкод залишиться в рядку з підказкою, і назву можна дописати вручну.

Закупка з відсканованими товарами

Докладніше про те, як працює сканування, які є ліміти розширеного пошуку та як вивантажити специфікацію закупки в Excel — у статті Сканування штрихкодів у закупці.

Закупки з розділу «Вхідні»

Якщо постачальник теж працює в OneB Invoice, його рахунки можуть приходити до вас напряму — у розділ Вхідні. Звідти вхідний рахунок стає закупкою без ручного передруку. Докладніше — у статті Вхідні в OneB Invoice.

Закупка і склад

Якщо у вашому робочому просторі підключена інтеграція з OneB Склад, у картці закупки з'являється блок «Склад» із кнопкою «Створити отримання на складі». За натисканням на її основі створюється складський документ приходу: придбані позиції надходять на склад і збільшують залишки. Далі в цьому ж блоці видно номер, склад, контрагента і статус складського документа, посилання, щоб відкрити його в OneB Склад, а поки він у чернетці — можливість відв'язати.

Зверніть увагу: зв'язок зі складом створюється вручну, з картки закупки. Сам факт створення чи проведення закупки залишки на складі не змінює.

Обмеження й нюанси

Розділ «Закупки» позначений плашкою beta: він працює, але ще розвивається, тож окремі деталі інтерфейсу можуть змінюватися.

Створення закупки вимагає права створювати документи. Якщо кнопки «Створити документ» немає — справа в ролі учасника робочого простору, див. Користувачі й ролі.

Закупка не є оплатою: вона фіксує, що вам виставили рахунок, а не що ви його оплатили. Факт оплати ведеться окремо — див. Платежі: вхідні, вихідні та контроль оплат.

Блок «Склад» з'являється лише за увімкненої інтеграції з OneB Склад — без неї в картці закупки його просто немає.

Часті питання

Навіщо вести закупки в Invoice, якщо є бухгалтерська програма? Щоб бачити доходи й витрати за проєктом чи договором в одному місці: поруч із виставленими рахунками зʼявляються й ваші витрати за тим самим проєктом.

Чи можна привʼязати закупку до проєкту? Так, поле «В рамках» — договір і проєкт. Витрати одразу враховуються у зведенні проєкту.

Чим закупка відрізняється від видаткової накладної? Закупка — це те, що купуєте ви; видаткова накладна — документ на товар, який ви відвантажуєте клієнтові. Порівняння всіх типів — у статті Типи документів: що є що.

Постачальника ще немає в списку клієнтів — що робити? Створити його прямо з форми закупки: у вікні вибору постачальника є кнопка створення нового контрагента.