Регулярні рахунки: автоматичне виставлення за розкладом

Якщо ви виставляєте одному клієнту той самий рахунок раз на місяць, раз на квартал чи, скажімо, кожні два місяці — не треба щоразу створювати його заново. Задайте розклад один раз, і OneB Invoice сам створюватиме черговий рахунок у день його дати: з поточним номером, з усіма позиціями й умовами рахунку-зразка. За бажанням застосунок одразу опублікує його й надішле клієнту — листом, у Telegram або обома способами, — а вам покладе сповіщення у стрічку.

Де це в застосунку: Рахунки → Створити рахунок → блок «Додаткові налаштування» → картка «Регулярний рахунок» — для нового рахунку; картка вже створеного рахунку → секція «Регулярний рахунок» або дія «Зробити регулярним…» — для наявного; усі розклади разом — Рахунки → кнопка «Регулярні рахунки» у шапці списку.

Вікно налаштування регулярного рахунку

Як задати розклад

Як часто. Оберіть Щотижня, Щомісяця, Щокварталу чи Щороку. Потрібен інший крок — натисніть «Інший інтервал…» і задайте його самі: кожні N днів, тижнів, місяців чи років (наприклад, кожні 2 міс. для техобслуговування раз на два місяці). Не повторювати вимикає розклад.
Наступний рахунок. Дата, коли зʼявиться перший автоматичний рахунок. Застосунок підставляє дату рахунку-зразка плюс інтервал (не раніше сьогодні); за потреби змініть її. Дата в минулому не приймається.
Коли закінчити. Три варіанти: «Скільки ще рахунків» (від 1 до 99), «До дати» або «Безстроково» — поки ви самі не зупините розклад.
Надсилати клієнту одразу (необовʼязково). Якщо ввімкнути, кожен новий рахунок у день створення буде опубліковано й надіслано листом на вказану адресу. Поле адреси можна лишити порожнім — тоді лист піде на email із картки клієнта.
Надсилати в Telegram (необовʼязково). Окремий перемикач, не залежний від листа: клієнт отримає повідомлення з посиланням на рахунок у Telegram-боті вашого клієнтського порталу. Перемикач зʼявляється лише тоді, коли виконано всі три умови: клієнтський портал увімкнено, до нього підключено працюючий Telegram-бот і саме цей клієнт підключився до бота. Можна ввімкнути лише лист, лише Telegram або обидва способи.

Під полями видно три найближчі дати — так легко перевірити, що розклад саме такий, як вам треба. На телефоні той самий блок відкривається окремим вікном.

Рахунок, з якого зроблено розклад, стає зразком: сам він не змінюється і лишається у вашому списку як звичайний документ.

Що відбувається далі

Наперед нічого не створюється. Раз на день, зранку, застосунок перевіряє розклади і для тих, у кого настала дата, створює один новий рахунок:

він повторює рахунок-зразок у його поточному стані: позиції, знижки, податки, спосіб оплати, коментар, вигляд документа. Якщо ви змінили зразок — зміни потраплять у наступні рахунки;
отримує наступний номер за нумерацією вашої компанії — так само, як рахунок, створений вручну в цей день;
датується днем створення, а термін оплати зсувається так само, як у зразку (наприклад, 7 днів);
без надсилання клієнту лишається чернеткою («Не відправлено») — клієнт її не бачить, поки ви самі не надішлете; з увімкненим надсиланням (листом чи в Telegram) одразу стає «Очікує оплати» з публічним посиланням, а клієнт отримує лист, повідомлення в Telegram або і те, і те — залежно від увімкнених перемикачів.

Після цього розклад пересувається на наступну дату. Дати рахуються від першої: розклад «щомісяця» з 31 січня дасть 28 лютого, 31 березня, 30 квітня — кінець місяця не «зʼїжджає».

Про кожен створений рахунок ви отримуєте сповіщення у стрічці (дзвіночок у шапці), а якщо у стрічці ввімкнено email-канал — і лист. Клік по сповіщенню відкриває рахунок.

Якщо дата наступного рахунку — сьогодні, перший рахунок зʼявиться одразу після збереження розкладу, не чекаючи ранку.

Як керувати розкладом

У картці рахунку є секція «Регулярний рахунок» — у лівій панелі, поруч із «Повʼязаними документами» і «Графіком платежів»; на вузькому екрані й на телефоні вона відкривається на вкладці «Картка». Секцію можна згорнути кліком по заголовку. Для рахунку-зразка в ній видно: як часто, коли наступний рахунок, скільки вже створено, на яку адресу надсилається і чи надсилається в Telegram, останній створений рахунок і статус — Активний, На паузі або Завершено. Якщо серія має кінець (кількість або дату), поруч із лічильником є смужка прогресу — наприклад, «Створено 2 з 6». Якщо рахунок ще не регулярний, у секції написано «Не повторювати» і є кнопка «Зробити регулярним…».

Секція «Регулярний рахунок» у картці рахунку

Створити зараз — не чекати дати: черговий рахунок створюється негайно, а розклад пересувається далі. Працює й для розкладу на паузі.
Пауза / Відновити — на паузі рахунки не створюються. Якщо за час паузи дата минула, після відновлення застосунок створить один рахунок найближчого ранку.
Змінити — інший інтервал, дата, кінець серії, адреса надсилання чи надсилання в Telegram. Так само продовжують завершену серію: задайте нову кількість або дату закінчення і нову дату наступного рахунку.
Зупинити — розклад видаляється. Уже створені рахунки лишаються.

У картці рахунку, створеного за розкладом, у тій самій секції видно рядок «Регулярний рахунок від №…» з посиланням на зразок.

Усі розклади простору зібрані на екрані «Регулярні рахунки» (кнопка в шапці списку рахунків): рахунок-зразок, клієнт, інтервал, скільки створено (зі смужкою прогресу, якщо серія має кінець), наступна дата, статус, як надсилається клієнту (значок конверта — листом, значок літачка — у Telegram, риска — не надсилається) — і ті самі дії, у таблиці вони показані значками з підказками. Розклади можна відфільтрувати: Усі, Активні, На паузі, Завершені, — і відсортувати кліком по заголовку колонки, наприклад за датою наступного рахунку чи статусом.

Обмеження й нюанси

Кожен створений рахунок списує ліміт рахунків вашого тарифу в день створення, а не наперед. Якщо ліміт вичерпано, рахунок не створюється, дата не пересувається, а застосунок пробує знову щодня; причину видно в секції «Регулярний рахунок» і на екрані «Регулярні рахунки». Після поповнення ліміту все продовжиться саме. Див. Тарифний план і ліміти.
За один день розклад створює не більше одного рахунку. Якщо дата минула (наприклад, розклад був на паузі чи забракло ліміту), застосунок створить один рахунок найближчого ранку, наступний — уже за розкладом.
Надсилання листом потребує адреси: якщо її немає ні в розкладі, ні в картці клієнта, рахунок буде створено й опубліковано, але лист не піде — у секції зʼявиться пояснення, а рахунок можна надіслати вручну.
Надсилання в Telegram перевіряється щоразу в день створення. Якщо на той момент портал вимкнено, бот не працює або клієнт відключився від бота, рахунок усе одно буде створено й опубліковано, але повідомлення в Telegram не піде — у секції зʼявиться пояснення. У вікні налаштувань увімкнений раніше перемикач лишається видимим із попередженням, щоб його можна було вимкнути. Повідомлення отримує сам клієнт рахунку; адреса з поля для листа на Telegram не впливає.
Регулярним можна зробити лише рахунок; для кошторисів, актів та інших документів такої дії немає. Не можна зробити регулярним документ із розділу «Вхідні». В одного рахунку — один розклад.
Якщо видалити рахунок-зразок, розклад зникне разом із ним; уже створені рахунки лишаться.
Якщо користувача, який створив розклад, більше немає у просторі, розклад стає на паузу з поясненням. Зупиніть його і зробіть рахунок регулярним заново від свого імені.
Потрібне право створювати рахунки (див. Ролі й права); окремої тарифної можливості для регулярних рахунків немає.

Часті питання

Чи можна виставляти раз на 2 місяці? Так: Інший інтервал… → кожні 2 міс. Так само можна задати кожні 10 днів, кожні 2 тижні чи кожні 6 місяців.

У мене вже є рахунок клієнту. Як зробити його регулярним? Відкрийте картку рахунку і натисніть «Зробити регулярним…» — у секції «Регулярний рахунок» або в переліку дій (на десктопі він у панелі праворуч, на телефоні — у меню «⋮»). Задайте розклад і натисніть «Зберегти розклад».

Чи може застосунок сам надсилати рахунки клієнту? Так — увімкніть «Надсилати клієнту одразу» (лист) і/або «Надсилати в Telegram» у розкладі. Без цього рахунки створюються чернетками, і надсилаєте ви самі.

Чому в налаштуваннях розкладу немає перемикача «Надсилати в Telegram»? Він зʼявляється лише коли все готово для надсилання: увімкнено клієнтський портал, до нього підключено працюючий Telegram-бот, а клієнт цього рахунку підключився до бота (у картці клієнта біля email тоді видно позначку про Telegram). Якщо хоч однієї умови немає, перемикач прихований.

Чому я не бачу рахунків на рік наперед? Так і задумано: рахунки створюються по одному в день дати, щоб номери йшли по порядку й відповідали датам. Найближчі дати видно в налаштуванні розкладу, а наступну — у секції «Регулярний рахунок».

Рахунок потрібен раніше за дату. Що робити? Натисніть «Створити зараз» у секції «Регулярний рахунок» або на екрані «Регулярні рахунки».

Рахунок за розкладом не зʼявився. Чому? Подивіться секцію «Регулярний рахунок» у картці зразка: там видно статус і причину — розклад на паузі, серія завершена або вичерпано ліміт рахунків тарифу. Якщо дата ще не настала, рахунок зʼявиться зранку в день дати.

Раніше вся серія створювалась одразу чернетками. Що з ними? Вони лишаються звичайними чернетками — надсилайте або видаляйте їх, як і раніше. Нових рахунків за старими серіями застосунок не створює; щоб продовжити автоматично, зробіть потрібний рахунок регулярним.

Чи це доступно через API? Так: у публічному API можна створити розклад для рахунку, переглянути, змінити, поставити на паузу чи зупинити його й отримати список усіх розкладів. Докладніше — Публічне API та API-ключі.