Профіль компанії: від кого йдуть ваші документи

Профіль компанії — це «відправник» ваших документів: ФОП чи юрособа, чиї назва, реквізити, логотип і підпис підставляються в кожен рахунок у полі «Від кого». В одному робочому просторі профілів може бути кілька — і документи можна виставляти від різних ФОП чи компаній.

Де це в застосунку: Управління → Налаштування → Мої компанії

Де керувати профілями

Відкрийте Управління → Налаштування → Мої компанії. Тут можна додати компанію, відкрити її картку, відредагувати чи видалити наявну, а також поділитися її реквізитами.

1.00

У картці профілю заповнюються:

Назва, E-mail, Номер телефону, ЄДРПОУ (ІПН), Адреса.
Контактні дані — текстовий блок, який потрапляє в документ як реквізити відправника. Кнопка автозаповнення збере його з полів вище; вручну можна додати будь-що — наприклад, «Платник єдиного податку, 3 група».

Логотип компанії

Логотип завантажується у картці компанії, у згортному блоці «Логотип та підпис» → кнопка «Вибрати логотип». Приймаються файли JPG і PNG розміром до 4 МБ.

Куди він потрапляє:

у друковану форму документа — логотип цієї компанії друкується у PDF рахунку, акта, кошторису тощо;
у список «Мої компанії» — щоб швидко відрізняти профілі один від одного;
на публічну картку компанії (див. нижче).

Логотип на публічній сторінці документа, яку відкриває клієнт за посиланням, задається окремо — у налаштуваннях сторінки шерингу.

Підпис і печатка

Поруч із логотипом у тому самому блоці є поле «Підпис». Підпис створюється трьома способами — це три вкладки у вікні створення:

Малювати — розписатися мишкою або пальцем на сенсорному екрані;
Написати — ввести текст, застосунок перетворить його на зображення підпису;
Завантажити — підвантажити готове зображення підпису або скан печатки.

Збережений підпис автоматично друкується у документах цієї компанії. Один профіль тримає одне зображення підпису: якщо потрібні різні (наприклад, підпис директора й печатка окремо) — обʼєднайте їх в одне зображення перед завантаженням.

Це «намальований» підпис — просто картинка у друкованій формі. Якщо потрібен юридично значущий електронний підпис (КЕП, Дія.Підпис, monoКЕП) — це інший механізм, див. Підписання документів: усі способи.

Публічна картка компанії

У списку «Мої компанії» біля кожного профілю є кнопка «Поділитися». Вона вмикає для компанії публічну сторінку-візитівку і дає посилання на неї.

Що бачить той, хто відкрив посилання: назву компанії, логотип, e-mail і блок контактних реквізитів — і кнопки «Створити рахунок» та «Створити кошторис». Тобто це зручний спосіб дати контрагенту свої реквізити одним посиланням і дозволити йому самому ініціювати документ, не диктуючи ЄДРПОУ й IBAN у переписці.

Посилання можна перевипустити (старе перестане працювати) або вимкнути зовсім — обидві дії в тому самому вікні. Докладніше — Публічна картка компанії.

Що ще прив'язано до профілю

Формат нумерації — власний шаблон номерів документів для кожної компанії, з окремими лічильниками й скиданням нумерації.
Способи оплати — банківські реквізити й онлайн-оплати створюються під конкретну компанію.
Налаштування сторінки шерингу — брендування публічної сторінки документа: логотип на сторінці, колір бренду для кнопок і колір фону. Клієнт бачитиме документ «у ваших кольорах».
Поля за замовчуванням — для кожної компанії окремо задаються податок, шаблон документа, умови оплати і спосіб оплати за замовчуванням.

Формати дати й сум — це не тут

Вигляд дат, чисел і символу валюти налаштовується не в профілі компанії, а окремо — у Налаштування → Формати, і діє на весь робочий простір одразу, а не на конкретну компанію. Докладніше — Формати дати, часу, чисел і валюти.

Обмеження й нюанси

Ліміти тарифу рахуються на робочий простір, а не на компанію-профіль. Кілька компаній усередині одного простору ділять спільну квоту: спільний місячний ліміт рахунків і договорів, спільний ліміт клієнтів і товарів. Додавання другого ФОП профілем не дає другого набору лімітів. Окремий ліміт можна отримати лише окремим робочим простором — а це окрема підписка. Див. Тарифний план і ліміти.
Ліміт кількості компаній — постійний, не місячний. Він не «оновлюється» першого числа: це просто максимальна кількість компаній, які можуть існувати одночасно. Видалили компанію — місце звільнилося, можна створити іншу. Відновили з кошика — місце знову зайняте.
Завантаження логотипа — платна можливість. Якщо на кнопці вибору логотипа стоїть іконка корони, ця функція недоступна на вашому тарифі; клік відкриє вікно з умовами. Так само за тарифом працюють «Формат нумерації» і «Налаштування сторінки шерингу».
Керувати компаніями може лише учасник із правом на налаштування. У решти учасників пункт «Налаштування» в меню «Управління» просто не показується. Про ролі — Користувачі й ролі робочого простору.
Видалена компанія не зникає безслідно. Документи, виставлені від неї, залишаються, а сам профіль можна повернути з розділу Видалені об'єкти, вкладка «Мої компанії» — за умови, що ліміт компаній ще не вичерпано.

Часті питання

Скільки компаній можна додати? Залежить від тарифного плану робочого простору. Поточне використання видно в Налаштування → Тарифний план, у блоці постійних обмежень.

Кілька ФОП — один акаунт? Так, це стандартний сценарій: додайте кожен ФОП окремим профілем. Але памʼятайте, що ліміти документів і клієнтів у них будуть спільні. Як усе організувати — Кілька ФОП чи компаній в одному акаунті.

Хочу, щоб у другого ФОП був свій ліміт рахунків. Тоді потрібен окремий робочий простір з окремою підпискою — див. Робочий простір: що це, аліас і кілька просторів.

Хочу видалити зайву компанію. «Мої компанії» → кнопка видалення в рядку профілю. Документи, виставлені від неї, залишаться в системі, а місце в ліміті компаній звільниться.

Чому в новому рахунку підставляється не та компанія? Це задається у Налаштування → Значення за замовчуванням: там обирається, який профіль підставляти в новий документ — порожньо, з попереднього рахунка, конкретна компанія або перша у списку.