Повний цикл послуг: від заявки клієнта до підписаного акта

OneB Invoice — це не «програма для рахунків», а повний документообіг угоди. Один ланцюжок — від першого звернення клієнта до закриття робіт — можна провести цілком усередині сервісу, з електронними підписами, автоматичною підстановкою даних і повною історією. Розберемо на прикладі компанії, що надає послуги: юристи, студія дизайну, ремонт техніки, консалтинг — механіка однакова.

Ланцюжок:

Заявка клієнта → Договір (підписи обох сторін) → Кошторис (погодження ціни) → Рахунок (оплата) → Акт виконаних робіт (підписи) — і все це повʼязано між собою.

Крок 1. Клієнт подає заявку — ви нічого не передруковуєте

Підготуйте шаблон заяви з полями, які має заповнити клієнт (назва компанії, реквізити, суть звернення) — і позначте ці поля як «заповнюється отримувачем». Далі два варіанти:

• Ви створюєте заяву і надсилаєте клієнтові посилання — він відкриває документ у браузері й заповнює свої поля сам, без реєстрації.
• Клієнт подає заявку сам через кабінет клієнта: опублікуйте шаблон заяви в кабінеті, і клієнти створюватимуть звернення без вашої участі.

Головний виграш: дані клієнта одразу потрапляють у систему — його картка з реквізитами створюється чи оновлюється, і далі ви ніде не вводите їх вручну.

Крок 2. Договір — зі змінними і підписами

Створіть договір із власного шаблону: реквізити вашої компанії та клієнта, дати, ПІБ підписантів підставляться автоматично зі змінних. Лишається перевірити текст і натиснути «Надіслати».

Підписання — електронне, з обох сторін: Дія.Підпис або monoКЕП. На сторінці договору в блоці «Сторони та підписи» видно, хто вже підписав, а хто ще ні; підписаний документ завантажується разом із підписами.

Заяву з кроку 1 привʼяжіть до договору на вкладці «Повʼязані документи» (кнопка «Додати документ») — так вся передісторія угоди залишиться поруч.

Крок 3. Кошторис — погодження ціни без листування

У рамках договору створіть кошторис з переліком робіт і цінами (поле «В рамках» → ваш договір). Надішліть клієнтові:

• клієнт бачить кошторис за посиланням і погоджує його;
• за потреби дозвольте клієнтові самому заповнити частину даних — наприклад, вибрати позиції чи кількість.

Погодили? На сторінці кошторису натисніть «Створити рахунок» — кошторис перетворюється на рахунок без передруку позицій.

Крок 4. Рахунок — оплата зручним способом

У рахунку вже все заповнено: клієнт, позиції з кошторису, звʼязок із договором. Додайте спосіб оплати — реквізити IBAN із QR-кодом або онлайн-оплату карткою — і надішліть.

• клієнт оплачує в один клік просто зі сторінки рахунку;
• статус рахунку змінюється автоматично, а якщо клієнт зволікає — спрацюють автоматичні нагадування;
• великі суми можна розбити: аванс і графік платежів.

Крок 5. Акт — закриття робіт із підписами

Коли роботи виконані, просто на сторінці рахунку натисніть «Додати акт виконаних робіт» — акт створиться з позицій рахунку. Надішліть на підписання — ті самі Дія.Підпис чи monoКЕП з обох сторін. Угода закрита.

Що отримуєте в результаті

• Все повʼязано. На сторінці договору — вкладка «Повʼязані документи»: заява, кошторис, рахунок, акт. Нічого не губиться в пошті.
• Все зафіксовано. У кожного документа є вкладка «Історія»: коли створено, надіслано, переглянуто, підписано, оплачено.
• Все законно. Кваліфікований електронний підпис (Дія.Підпис, monoКЕП) за українським законодавством має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис на папері. Документи з КЕП приймають банки, податкова й суди.
• Клієнт бачить свій бік угоди в кабінеті клієнта: всі документи, статуси, кнопки «підписати» й «оплатити» — без дзвінків «а надішліть ще раз».

Часті питання

Чи обовʼязково проходити всі кроки? Ні, це конструктор: можна почати з договору без заяви, виставити рахунок без кошторису або зробити лише акт. Але що більше кроків усередині сервісу — то менше ручної роботи, бо кожен наступний документ підхоплює дані попереднього.

Клієнт не зареєстрований в OneB — це проблема? Ні. Клієнт відкриває документи за посиланням: заповнює, погоджує, підписує і оплачує без реєстрації. Кабінет клієнта теж працює за посиланням з email.

Як залучити колег? Додайте їх у робочий простір із відповідними ролями — див. Користувачі й ролі. Менеджер може вести угоду, а підписуватиме керівник.