Інтеграції з іншими сервісами: огляд

OneB Invoice уміє працювати не сам: рахунки можуть автоматично зʼявлятися із замовлень інтернет-магазину, оплати — підтягуватись із фінансового обліку, а документи за послуги — формуватись за звітом зовнішнього сервісу. Усі такі підключення зібрані в одному місці й вмикаються кількома кліками, без участі програміста. Ця стаття — карта розділу: що взагалі можна підключити і куди йти далі.

Де це в застосунку: Налаштування → Інтеграції.

Як влаштований екран інтеграцій

На екрані ви бачите картки доступних сервісів. У кожній картці — короткий опис, перелік можливостей і кнопки:

«Активувати» — перше підключення сервісу до вашого робочого простору;
перемикач увімкнено/вимкнено — тимчасово зупинити інтеграцію, не видаляючи налаштувань;
«Налаштування» — сторінка з параметрами конкретної інтеграції;
«Відкрити» і «Дізнатись більше» — перехід у сам сервіс та до його опису;
«Видалити» — прибрати підключення.

Для застосунків екосистеми OneB (Finance, склад) діє додаткова умова: сам застосунок має бути встановлений у вашому акаунті OneB. Якщо його ще немає, кнопка активації спершу приведе вас до встановлення.

OneB Finance — гроші та оплати

Найтісніша інтеграція. Вона звʼязує способи оплати в Invoice із рахунками у OneB Finance: платежі, що надходять на ці рахунки, підтягуються до рахунків-фактур, а документ сам стає «Оплачено». Тут же налаштовується, що створювати у Finance при виставленні рахунка, як ділити суму за категоріями і якою датою платіж лягає у звіти.

Докладніше — Інтеграція OneB Invoice та OneB Finance.

Prom.ua — рахунки із замовлень магазину

Підключення до маркетплейсу Prom.ua дозволяє виставляти рахунок автоматично, щойно у магазині зʼявляється замовлення з потрібним статусом і способом оплати. Система сама створить контрагента й позиції, сформує документ і за вашим вибором надішле його покупцю на пошту або в чат Prom. Оплату можна синхронізувати в обидва боки: статус замовлення в Prom оновлюється за оплатою рахунка і навпаки. Нове замовлення потрапляє в Invoice протягом 10 хвилин.

Докладніше — Інтеграція з Prom.ua.

School Today — рахунки за харчування

Інтеграція для шкіл і садків: за звітом про харчування зі School Today формуються рахунки, видаткові чи акти. Ви один раз налаштовуєте, який тип документа створювати, які типи харчування яким товарам відповідають і хто з батьків є платником для кожного учня, а далі документи створюються за розкладом — щотижня або щомісяця. Є і ручний запуск за довільний період з попереднім переглядом: скільки документів вийде і на яку суму.

Докладніше — Інтеграція зі School Today.

Prom.ua і School Today доступні в українській версії застосунку.

Склад (OneB Warehouse)

Інтеграція зі складом готується — вона вже присутня у списку, але поки не випущена, тож детально описувати її налаштування ще зарано. Ідея в тому, щоб із документа в Invoice можна було одразу оформити відвантаження або прихід на складі. Про запуск ми повідомимо окремо.

Публічне API та вебхуки

Якщо потрібного сервісу серед готових інтеграцій немає, залишається шлях «під себе»: ваш розробник підключає власну систему напряму.

Публічне API дозволяє вашій системі створювати й читати документи, клієнтів, товари та платежі. Для доступу ви створюєте API-ключ у налаштуваннях. Див. Публічне API та API-ключі (бета).
Вебхуки — навпаки: це ми повідомляємо вашу систему про події (створено документ, змінився статус, додано клієнта). Див. Webhooks: миттєві сповіщення ваших систем про події (бета).

Обидві функції — ранні (експериментальні): доки ви не увімкнете їх у Налаштування → Ранні функції, відповідних пунктів меню не буде видно. Див. Експериментальні функції.

Що відбувається автоматично

Коли інтеграція налаштована, вона працює у фоні — вам не треба нічого натискати. Замовлення з Prom.ua потрапляє в Invoice протягом 10 хвилин, документи зі School Today зʼявляються протягом 15 хвилин після настання часу запуску, оплата з OneB Finance підтягується протягом 10 хвилин. Повний перелік того, що застосунок робить самостійно, зібраний у статті Що OneB Invoice робить сам.

Коли щось пішло не так: два сповіщення

У стрічці сповіщень (дзвіночок) можуть зʼявитись два повідомлення, повʼязані з інтеграціями.

«Помилка інтеграції» — «Не вдалося передати документ… Перевірте привʼязку рахунку в налаштуваннях інтеграції». Приходить, коли конкретний документ не вдалося передати у зовнішній сервіс: наприклад, рахунок у Finance, до якого привʼязаний ваш спосіб оплати, видалили. Що робити: відкрити налаштування відповідної інтеграції і перевірити привʼязки. Важливо: сама робота з документом при цьому не блокується — рахунок виставиться і надішлеться, просто не потрапить у зовнішній сервіс. Щоб не засмічувати стрічку, таке сповіщення приходить не частіше ніж раз на добу на один спосіб оплати.

«Інтеграцію призупинено» — «Інтеграцію … призупинено: API-ключ недійсний або тариф не надає доступу до API. Оновіть підключення в налаштуваннях інтеграції». Приходить, коли зовнішній сервіс поспіль відмовляє в доступі (для Prom.ua — після шести невдалих спроб підряд). Після цього підключення перестає отримувати дані, доки ви не оновите його вручну. Що робити: перевірити, чи не змінився і чи не сплив API-ключ магазину, чи не звузився ваш тариф на боці сервісу, і перезберегти підключення.

Як налаштувати, що саме показувати у стрічці, — у статті Сповіщення.

Обмеження й нюанси

Інтеграції з OneB Finance і Prom.ua — тарифні фічі. Якщо на кнопці видно іконку корони, а клік відкриває вікно тарифу, потрібен план, що включає цю інтеграцію. Інтеграція зі School Today окремої тарифної умови не має. Докладніше — Тарифний план і ліміти.

Активувати, вимикати й налаштовувати інтеграції може лише користувач із правами адміністратора робочого простору. Решта співробітників екран бачити не буде або отримає повідомлення про недостатні права. Докладніше — Користувачі й ролі робочого простору.

Інтеграції налаштовуються окремо в кожному робочому просторі. Якщо у вас кілька просторів, підключення доведеться зробити в кожному.

Тимчасово вимкнена інтеграція не накопичує пропущене: події, що сталися за час простою, після ввімкнення заднім числом не обробляються.

Часті питання

Я не бачу пункту «Інтеграції» в налаштуваннях. Найімовірніше, у вас недостатньо прав — цей розділ доступний адміністраторам робочого простору.

Кнопка «Активувати» веде на встановлення застосунку — це нормально? Так, для застосунків OneB (Finance, склад) спершу треба встановити сам застосунок у вашому акаунті OneB, а вже потім вмикати інтеграцію в Invoice.

Чи можна підключити свою CRM або сайт? Так, через публічне API та вебхуки — це потребує участі розробника.

Інтеграцію призупинено, я оновив ключ — а вона все одно мовчить. Після оновлення ключа збережіть підключення заново: саме збереження знімає призупинення.

Чи можна вимкнути інтеграцію на час, не втративши налаштувань? Так, для цього є перемикач у картці інтеграції. Видаляти підключення для цього не потрібно.