Перехід з іншої системи: як перенести всі дані

Переходите в Staff з Excel-таблиць, 1С чи іншої зарплатної програми? Усі дані — співробітників, історію зарплат, аванси, податки й щомісячні показники — можна перенести файлами, без ручного передруку. Ця стаття — маршрут: у якому порядку робити імпорти і яка стаття описує кожен крок детально.

Порядок перенесення

Важливо йти по кроках саме в цій послідовності — кожен наступний імпорт спирається на попередній (нарахування не «ляжуть», якщо ще немає співробітників).

Крок 1. Співробітники

Завантажте список людей: ім'я, прізвище, ІПН, компанія, посада, відділ, дата прийняття. Після цього кожного співробітника система впізнаватиме в наступних імпортах за ІПН або ПІБ.

➡️ Як імпортувати співробітників з Excel або CSV

Крок 2. Історія зарплат

Перенесіть минулі періоди, щоб з першого дня бачити правильні баланси, повну історію по кожній людині й точний прогноз. Майстер Налаштування → Імпорт → Історія приймає кілька типів даних — на кожен є окрема покрокова інструкція зі скріншотами:

➡️ Імпорт історії окладів з Excel

➡️ Імпорт історії нарахувань з Excel

➡️ Імпорт історії виплат з Excel

Якщо у старій системі зарплата велася з розбивкою (окремо аванс, окремо залишок, окремо ЄСВ/ПДФО) — використовуйте режим «По компонентах схеми»: деталізація збережеться, а система знатиме, що аванс за місяць уже нараховано.

➡️ Імпорт нарахувань по компонентах схеми: аванси, зарплати й податки з Excel

Загальний огляд майстра «Історія» (спільна механіка, режими) — у статті Імпорт історії зарплат з інших систем.

Крок 3. Відпустки, лікарняні, відрядження

Після зарплатної історії перенесіть відсутності — від них залежать баланс відпустки, стаж і середній заробіток для майбутніх розрахунків. Проведені відсутності можна перенести з сумами «як є» або доручити системі перерахувати їх за своїми формулами.

➡️ Імпорт історії відсутностей з Excel

Крок 4. Щомісячні показники

Якщо зарплата залежить від змінних даних (відпрацьовані години, продажі, бонуси) — завантажте їх значення за минулі й поточний місяці.

➡️ Як імпортувати значення показників з Excel або CSV

Крок 5. Перевірка

Після імпортів відкрийте кількох співробітників і звірте зі старою системою: баланс, останнє нарахування, останню виплату, залишок відпустки. Якщо десь розбіжність — найчастіше причина у пропущеному місяці в файлі або в рядках з помилками, які майстер показав на кроці перевірки.

Що у вас є → який імпорт обрати

Що є у старій системі	Який імпорт використати
Список працівників	Імпорт співробітників (Крок 1)
Оклади по місяцях	Історія → тип «Оклади» (Крок 2)
Загальні суми нарахувань за місяць	Історія → тип «Нарахування», режим «Як є» (Крок 2)
Нарахування з розбивкою: аванс / зарплата / податки	Історія → «По компонентах схеми» (Крок 2)
Виплати з датами	Історія → тип «Виплати» (Крок 2)
Відпустки, лікарняні, відрядження за минулі роки	Історія → тип «Відсутності» (Крок 3)
Години, продажі, бонуси по місяцях	Імпорт показників (Крок 4)

Корисно знати

• Для кожного імпорту є кнопка «Завантажити шаблон» — готовий Excel із правильними колонками. Найпростіший шлях: скачати шаблон, заповнити своїми даними, залити назад.

• Кожен майстер спершу показує перевірку без запису: у таблиці видно розпізнані дані кожного рядка, скільки готово, де помилки (з поясненням одразу після статусу) і чого бракує. Поки ви не натиснули «Імпортувати» — у системі нічого не змінюється.

• Імпортувати можна частинами: спершу одна компанія чи один рік, потім решта.