Імпорт історії виплат з Excel: покрокова інструкція
Щоб баланси співробітників зійшлися після переходу зі старої системи, крім нарахувань треба перенести й виплати — скільки та коли людям фактично платили. Це робиться одним файлом через той самий майстер імпорту. Нижче — кожен крок з прикладами.
Загальний маршрут перенесення всіх даних — у статті Перехід з іншої системи: як перенести всі дані.
Крок 1. Тип даних і файл
Відкрийте Налаштування → Імпорт → Історія і оберіть тип «Виплати» (режимів тут немає — виплати завжди переносяться «як є»). Натисніть «Завантажити шаблон» або перетягніть свій файл у пунктирну область.
Як має виглядати файл
Один рядок = одна виплата одному співробітнику з датою:
| Прізвище | Ім'я | Компанія | Сума | Дата виплати | Період | Коментар |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Васильчук | Євгенія | ТОВ Демо-Альфа | 20000 | 2024-10-16 | 2024-10 | Аванс за жовтень |
| Васильчук | Євгенія | ТОВ Демо-Альфа | 32000 | 2024-11-05 | жовтень 2024 | Зарплата за жовтень |
| Васильчук | Ніна | ТОВ Демо-Альфа | 15000 | 2024-10-16 | Аванс за жовтень |
-
Дата виплати — обов'язкова, у форматі РРРР-ММ-ДД. Саме за нею виплата стане в історію.
-
Період — необов'язковий: за який місяць ця виплата, у форматі РРРР-ММ або словами («жовтень 2024»). Саме за цим місяцем виплата потрапить у платіжну відомість: зарплата за жовтень, виплачена 5 листопада, має період «жовтень 2024». Без цієї колонки система визначить місяць сама — за платіжним календарем компанії, а якщо його немає, за місяцем дати виплати.
-
Сума — додатне число.
-
Коментар — необов'язковий підпис (буде видно в історії виплат).
-
Співробітника система впізнає за ІПН або за прізвищем + ім'ям, компанію — за назвою. Якщо у вашому просторі одна компанія, колонку «Компанія» можна не додавати.
-
Місце роботи — необов'язкова колонка зі значенням
основнеабосумісництво(майстер розпізнає її за назвою). Потрібна лише тоді, коли в людини одночасно два договори в одній компанії.
Якщо в людини два договори в одній компанії (основне місце і внутрішнє сумісництво), вкажіть у колонці «Місце роботи», до якого з них належить виплата. Без неї система віднесе виплату до договору, що діяв на дату виплати, а якщо таких кілька — до основного, і на кроці перевірки покаже попередження з порадою заповнити «Місце роботи». Так само система попередить, якщо виплату датовано протягом 3 місяців після закінчення другого договору: типово це розрахунок після звільнення з сумісництва, тож перевірте, до якого договору вона належить.
Крок 2. Зіставлення колонок
Перевірте автоматичне зіставлення колонок файлу з полями системи, за потреби поправте вручну.
Крок 3. Перевірка
Репетиція без запису: у таблиці — кожен рядок з розпізнаними даними (працівник, компанія, сума, дата, період, коментар) і статусом. Якщо десь помилка — пояснення стоїть одразу після статусу, а дані рядка видно тут же.
Крок 4. Готово
Натисніть «Провести імпорт» — виплати запишуться за принципом «все або нічого» і з'являться в історії виплат кожного співробітника. Баланси одразу враховують перенесені суми.
Якщо щось пішло не так
-
«Особу не знайдено» — перевірте написання ПІБ або додайте ІПН у файл і в картку особи.
-
«Дата виплати обов'язкова» — у кожному рядку має бути заповнена дата.
-
«Сума має бути додатним числом» — перевірте, чи немає порожніх клітинок чи тексту в колонці суми.
-
«Період має бути у форматі YYYY-MM» — у колонці «Період» має стояти місяць (наприклад, 2024-10 або «жовтень 2024»); якщо місяць невідомий, залиште клітинку порожньою.
Дивіться також
Powered By OneB