Імпорт історії виплат з Excel: покрокова інструкція

Щоб баланси співробітників зійшлися після переходу зі старої системи, крім нарахувань треба перенести й виплати — скільки та коли людям фактично платили. Це робиться одним файлом через той самий майстер імпорту. Нижче — кожен крок з прикладами.

Загальний маршрут перенесення всіх даних — у статті Перехід з іншої системи: як перенести всі дані.

Крок 1. Тип даних і файл

Відкрийте Налаштування → Імпорт → Історія і оберіть тип «Виплати» (режимів тут немає — виплати завжди переносяться «як є»). Натисніть «Завантажити шаблон» або перетягніть свій файл у пунктирну область.

Як має виглядати файл

Один рядок = одна виплата одному співробітнику з датою:

Прізвище	Ім'я	Компанія	Сума	Дата виплати	Коментар
Васильчук	Євгенія	ТОВ Демо-Альфа	20000	2024-10-16	Аванс за жовтень
Васильчук	Євгенія	ТОВ Демо-Альфа	32000	2024-11-05	Зарплата за жовтень
Васильчук	Ніна	ТОВ Демо-Альфа	15000	2024-10-16	Аванс за жовтень

• Дата виплати — обов'язкова, у форматі РРРР-ММ-ДД. Саме за нею виплата стане в історію.

• Сума — додатне число.

• Коментар — необов'язковий підпис (буде видно в історії виплат).

• Співробітника система впізнає за ІПН або за прізвищем + ім'ям, компанію — за назвою.

Крок 2. Зіставлення колонок

Перевірте автоматичне зіставлення колонок файлу з полями системи, за потреби поправте вручну.

Крок 3. Перевірка

Репетиція без запису: у таблиці — кожен рядок з розпізнаними даними (працівник, компанія, сума, дата, коментар) і статусом. Якщо десь помилка — пояснення стоїть одразу після статусу, а дані рядка видно тут же.

Крок 4. Готово

Натисніть «Провести імпорт» — виплати запишуться за принципом «все або нічого» і з'являться в історії виплат кожного співробітника. Баланси одразу враховують перенесені суми.

Якщо щось пішло не так

• «Особу не знайдено» — перевірте написання ПІБ або додайте ІПН у файл і в картку особи.

• «Дата виплати обов'язкова» — у кожному рядку має бути заповнена дата.

• «Сума має бути додатним числом» — перевірте, чи немає порожніх клітинок чи тексту в колонці суми.

Дивіться також

• Імпорт історії нарахувань з Excel

• Імпорт історії окладів з Excel

• Перехід з іншої системи: як перенести всі дані