Категорії нарахувань: баланс і податки

Категорія нарахування — це «полиця», на яку лягає кожна нарахована сума: «На руки співробітнику», «Податки та утримання», «Довідкове значення» тощо. Кожен компонент схеми нарахування і кожна ручна операція мають свою категорію — саме вона визначає, як сума поводиться у підсумках і звітах.

Довідник категорій

Довідник живе у Налаштування → Категорії нарахувань. У списку по кожній категорії видно назву, її код (латиною — через нього до категорії звертаються формули схем) і чотири властивості: яскрава плашка означає, що властивість увімкнена, бліда — вимкнена. Наведіть курсор на плашку, щоб побачити, що вона означає.

Довідник категорій нарахувань: назва, код і чотири властивості кожної категорії

Щоб змінити категорію, клацніть по її назві (або на олівець праворуч) — відкриється форма з назвою, кодом, кольором і всіма перемикачами. Кнопка «Застосувати» у формі лише вносить правку в список: поруч із категорією зʼявиться позначка «не збережено». Остаточно зміни потрапляють у систему після кнопки «Зберегти» внизу екрана — тож можна спокійно відредагувати кілька категорій підряд і зберегти все за один раз. Так само працює й видалення.

Що означають чотири властивості

«Впливає на баланс» — суми цієї категорії змінюють борг компанії перед співробітником. Зарплата «на руки» — впливає (компанія винна людині ці гроші); проміжна довідкова цифра, потрібна лише всередині формули, — ні.
«Рахується в податки» — суми цієї категорії система збирає у зведення «Разом податків» у відомості нарахування та у звітах. Позначте так категорії з ПДФО, військовим збором і ЄСВ — і бачитимете податкове навантаження одним числом.
«Відшкодовується ПФУ» — позначка для сум, які компанії повертає Пенсійний фонд (лікарняні з шостого дня, декретні). Використовується у відомостях і заяві-розрахунку.
«Входить у базу ЄСВ» — суми цієї категорії система враховує, коли рахує базу нарахування ЄСВ: донарахування до мінімальної бази й обмеження максимальною. Детально — у статті Мінбаза і максбаза ЄСВ, зміни заднім числом.

Категорії відсутностей: у баланс іде лише «До виплати»

Для оплачуваних відсутностей система створює власні категорії: «Відпускні», «Компенсація відпустки», «Лікарняні (роботодавець)», «Лікарняні (ПФУ)», «Декретні (ПФУ)», «Оплата відрядження», «Добові». У них перемикач «Впливає на баланс» завжди вимкнений — і увімкнути його не вийде: система не дасть зберегти таку зміну й пояснить чому.

Це захист від подвійного боргу. Коли ви проводите, наприклад, відпускні, система записує кілька сум: «брутто» відпускних (до податків), податки та окремий рядок «До виплати» з категорією «На руки співробітнику». У борг компанії перед людиною потрапляє лише «До виплати» — саме ці гроші людина отримає на руки. Якби категорія «Відпускні» теж впливала на баланс, той самий платіж порахувався б у боргу двічі: і як брутто, і як «на руки».

Брутто-суми при цьому не зникають і не «губляться»: вони видимі у відомостях і аналітиці, враховуються у середньому заробітку (для майбутніх відпускних і лікарняних) та у базі ЄСВ — просто не створюють боргу перед співробітником.

Практичний наслідок для ручних операцій: якщо ви хочете донарахувати людині гроші до виплати, обирайте категорію з увімкненим «Впливає на баланс» (найчастіше — «На руки співробітнику»). Ручна операція з категорією «Відпускні» збільшить базу середнього заробітку, але суму «До виплати» не змінить. Докладніше — у статті Разові ручні нарахування, утримання і правки.

Навіщо це знати

У відомості нарахування внизу є плитки підсумків. Придивіться до них:

компоненти податкових категорій позначені бейджем «податок»;
окрема плитка «Разом податків» показує їхню суму. Наприклад: ПДФО 59 490 + військовий збір 16 525 + ЄСВ 74 062,34 = 150 077,34 — усе податкове навантаження місяця одним числом, без калькулятора.

Ці самі позначки працюють у деталях проведеного нарахування, у прогнозі витрат і в аналітиці — категорія проставляється сумі в момент нарахування і далі «їде» з нею скрізь.

Якщо якийсь податок не потрапляє у зведення «Разом податків» — найперше перевірте, чи увімкнений на його категорії перемикач «Рахується в податки».

Приклад

Ваша бухгалтерка хоче бачити, скільки компанія віддає державі з кожної відомості. Достатньо один раз позначити категорію «Податки та утримання» перемикачем «Рахується в податки» — і в кожній відомості плитка «Разом податків» показуватиме суму ПДФО + ВЗ + ЄСВ автоматично.

А категорія «Довідкове значення» без перемикача «Впливає на баланс» стане в пригоді для проміжних цифр у формулах (наприклад, «зарплата брутто до розподілу») — вони видимі в розрахунку, але не створюють боргу перед людиною.