Імпорт історії відсутностей з Excel: покрокова інструкція
Відпустки, лікарняні та відрядження за минулі роки — це не просто архів: від них залежать баланс відпустки кожного співробітника, середній заробіток для майбутніх нарахувань і стаж. Якщо ви переходите зі старої системи, всю цю історію можна перенести одним файлом через майстер Налаштування → Імпорт → Історія. Нижче — кожен крок з поясненнями.
Загальний маршрут перенесення всіх даних — у статті Перехід з іншої системи: як перенести всі дані. Відсутності імпортуйте після співробітників, окладів і нарахувань — тоді система зможе перерахувати відпускні й лікарняні з уже завантаженої історії зарплат.
Кроки
- Відкрийте Налаштування → Імпорт → Історія і оберіть тип «Відсутності».
- Оберіть режим імпорту (докладно — нижче) і за потреби зніміть чи лишіть галочку «Компенсувати стартовий залишок відпустки».
- Натисніть «Завантажити шаблон» — отримаєте готовий Excel із правильними колонками. У шаблоні вже є зразковий рядок для кожного типу відсутності з довідника (відпустки, лікарняні, декрет, відрядження з добовими тощо) — орієнтуйтесь на них при заповненні і зітріть перед завантаженням свого файлу.
-
Заповніть шаблон даними зі старої системи — по рядку на кожну відсутність:
-
Хто: ІПН (найнадійніше) або прізвище та ім'я; назва компанії.
-
Що: тип відсутності — назва з довідника «Типи відсутностей» (наприклад, «Щорічна основна відпустка», «Лікарняний», «Відрядження»), саме такі приклади у шаблоні. Замість назви можна вписати службовий alias типу (наприклад, vacation_basic) — система розуміє обидва варіанти, великі/малі літери не мають значення.
-
Коли: дата початку і дата завершення у форматі РРРР-ММ-ДД (наприклад, 2025-07-01).
-
Статус: «план», «підтверджено» або «проведено». «Проведено» означає, що за цю відсутність у старій системі вже нарахували гроші.
-
За потреби: номер е-лікарняного, назва норми добових і сума добових за день (для відряджень), сума нарахування зі старої системи, коментар.
-
-
Перетягніть заповнений файл у майстер і звірте зіставлення колонок — система підкаже його автоматично.
-
На кроці «Перевірка» подивіться результат: скільки рядків готово, де помилки (з поясненням) і попередження. На цьому кроці в системі ще нічого не змінюється.
-
Якщо помилок немає — натисніть «Провести імпорт». Готово: документи з'являться на картках співробітників, а проведені — разом із нарахуваннями.
Два режими: «Як є» і «Перерахувати»
Режим стосується лише рядків зі статусом «проведено» за оплачуваними типами. Заплановані, підтверджені та неоплачувані відсутності в обох режимах просто стають документами.
-
«Як є» — система запише суму нарахування рівно таку, як у вашому файлі (колонка з сумою для таких рядків обов'язкова). Обирайте, якщо хочете перенести історію без змін — «як було у старій системі».
-
«Перерахувати» — система сама порахує відпускні чи лікарняні за своїми формулами, спираючись на вже імпортовану історію зарплат. Якщо у файлі вказана й сума зі старої системи, на кроці перевірки ви побачите різницю між нею і розрахунком — зручно для звірки.
Переглянути імпортоване нарахування можна на картці співробітника: у ньому буде позначка «Імпортовано», сума зі старої системи і розбивка по місяцях, якщо відсутність переходила через межу місяця.
Галочка «Компенсувати стартовий залишок відпустки»
Якщо при переході ви вже вказали співробітникам стартовий залишок відпустки (скільки днів лишалося за старою системою), то імпортовані використані відпустки списали б ці самі дні вдруге — адже залишок їх уже врахував.
Галочка (увімкнена за замовчуванням) розвʼязує це автоматично: після імпорту стартовий залишок збільшиться рівно на кількість імпортованих днів відпустки — і підсумковий баланс кожного співробітника не зміниться. На кроці перевірки система заздалегідь покаже, кому і на скільки днів буде скориговано залишок, а на екрані результату — підсумок.
Якщо стартовий залишок ви не вводили — галочка ні на що не впливає: баланс порахується з повної імпортованої історії.
Якщо щось пішло не так
-
«Особу не знайдено» або «неоднозначна особа» — спершу імпортуйте співробітників і переконайтесь, що ІПН у файлі збігається з карткою. Якщо ІПН немає, система шукає за прізвищем та ім'ям — вони мають бути написані так само, як у картці.
-
«Тип відсутності не знайдено» — назва (або alias) у файлі має відповідати довіднику Налаштування → Типи відсутностей; великі/малі літери не важливі, а от зайві пробіли чи інша назва — важливі.
-
«Перетинається з…» — у співробітника вже є відсутність на ці дати (або два рядки файлу накладаються один на одного). Виправте дати у файлі.
-
«Для проведення "як є" потрібна сума» — у режимі «Як є» рядки зі статусом «проведено» мусять мати суму нарахування зі старої системи.
-
Попередження про середню чи стаж у режимі «Перерахувати» — системі бракує історії зарплат або страхового стажу для точного розрахунку. Спершу завантажте історію нарахувань, або скористайтесь режимом «Як є».
-
Імпорт завжди все або нічого: якщо хоч один рядок з помилкою — жоден рядок не запишеться, поки ви не виправите файл.
Powered By OneB