Мінбаза і максбаза ЄСВ, зміни заднім числом

Три теми, які закон вимагає враховувати, а система робить автоматично: доплата ЄСВ до мінімальної бази, зняття зайвого ЄСВ понад максимальну базу і коректний перерахунок, коли щось змінилося заднім числом.

Донарахування ЄСВ до мінбази

Правило закону: якщо за календарний місяць база ЄСВ працівника за основним місцем роботи менша за мінімальну зарплату, роботодавець платить ЄСВ так, ніби база дорівнює мінімалці — тобто доплачує 22% з різниці.

Коли це трапляється: неповна ставка з маленьким окладом, місяць у відпустці без збереження зарплати (база 0 — доплата з усієї мінімалки), тривалий лікарняний з малою середньою.

Що робить система. У підсумковому розрахунку місяця автоматично з'являється рядок «Донарахування ЄСВ до мінбази»: у попередньому розрахунку і в деталях проведеного видно секцію по кожному працівнику — його база за місяць, мінімалка і сума доплати (або людська причина, чому доплати немає). До бази входить усе «зарплатне»: оклад, премії, відпускні, лікарняні, декретні. Добові — ні (це компенсація, не зарплата).

Винятки, коли доплати немає:

• Не основне місце роботи. На працевлаштуванні є перемикач «Основне місце роботи» (за замовчуванням увімкнений). Для сумісників вимкніть його — ЄСВ рахуватиметься з фактичної бази.
• Інвалідність. На картці особи є позначка «Має інвалідність» — правило мінбази не застосовується (ставку ЄСВ 8,41% задайте показником на рівні працівника).
• Неповний місяць роботи — якщо людина найнята чи звільнена посеред місяця.

У довіднику категорій нарахувань є перемикач «Входить у базу ЄСВ» — ним керується, які категорії формують базу. Системні категорії вже налаштовані правильно.

Мінбазу видно і в Прогнозі ФОТ: якщо у прогнозному місяці база працівника менша за мінімалку (наприклад, через заплановану відпустку без збереження), у розгортці місяця з'явиться секція «Донарахування ЄСВ до мінбази» — як припущення.

Коригування ЄСВ до максимальної бази

Дзеркальне правило для високих зарплат: ЄСВ нараховується на місячну базу не більше 20 мінімальних зарплат (у 2026 році — 172 940 грн). З перевищення внесок не платиться.

Окремі розрахунки цього не бачать: зарплатна схема рахує свій ЄСВ від окладу, відпускні чи лікарняні — від своєї суми. Тому наскрізну перевірку робить підсумковий розрахунок місяця: система складає всю базу ЄСВ працівника (оклад + відпускні + лікарняні + імпортована історія) і, якщо сума перевищує 20 мінімалок, додає від'ємний рядок «Коригування ЄСВ до максбази» — він знімає ЄСВ, нарахований із зайвого. У попередньому розрахунку і в деталях проведеного це окрема секція: база місяця, максимальна база і сума коригування.

На відміну від мінбази, винятків тут немає — максимальна база діє і для сумісників, і для людей з інвалідністю (просто з їхньою ставкою).

Зміни заднім числом

Принцип системи: проведене ніколи не змінюється мовчки. Якщо ви змінили щось, що впливає на вже проведені суми, система покаже, що саме зачеплено, і запропонує вибір.

Приклад: ви виправили оклад працівника заднім числом. Від окладу залежить середній заробіток — отже, вже проведені відпускні чи лікарняні пораховані «по-старому». Що станеться:

• В історії значення показника з'являться банери: «зачеплені прогони» (звичайні місячні нарахування — це працювало й раніше) і «Зміна може зачіпати проведені відсутності: N».
• Кнопка «Переглянути» відкриє список зачеплених документів: стара сума → нова, різниця, стара середня → нова, розкриття по компонентах, позначка «є виплати».
• По кожному документу — вибір режиму:
  • «Перепровести» — старі суми переписуються новими на місці. Якщо за нарахуванням уже були виплати, система вимагатиме явного підтвердження.
  • «Дельта-корекція» — проведене не чіпається; різниця донараховується (або утримується) окремою операцією в поточному місяці, з посиланням на оригінал.

Так само працює й зворотний зв'язок: якщо ви проводите відсутність у місяць, який уже закритий розрахунком з донарахуванням мінбази, прев'ю попередить, що доплата ЄСВ того місяця могла стати завищеною — виправляється тим самим перерахунком.