Відсутності: календар, типи і статуси

Модуль «Відсутності» веде облік усіх періодів, коли працівника немає на роботі: відпустки, лікарняні, відрядження, декрет тощо. Кожна відсутність — це окремий запис із датами та статусом. Оплачувані відсутності можуть автоматично перетворюватися на нарахування (відпускні, лікарняні), а неоплачувані — зменшують оклад за місяць пропорційно відпрацьованим дням.

Календар відсутностей

Розділ Команда → Відсутності — це сітка «працівники × дні». Що тут можна робити:

• Режими «Місяць» і «Рік». У місячному режимі видно кожен день, у річному — 12 місяців компактними смугами. Річний режим із фільтром за статусом «План» — це і є річний графік відпусток, який вимагає законодавство: наприкінці року розставте планові відпустки, а протягом року підтверджуйте їх.

• Фільтри: компанія, департамент, тип відсутності, статус, пошук за прізвищем. Місяць обирається випадаючим списком зі стрілками року.

• Створення перетягуванням. Потягніть мишкою по вільних днях рядка працівника — відкриється форма нової відсутності з уже заповненими датами.

• Дії по кліку. Клік по смузі відсутності відкриває вікно з деталями та діями: підтвердити, повернути в план, редагувати, скасувати, видалити.

• Кольори і стилі. Колір смуги — це колір типу відсутності з довідника. Штрихована напівпрозора смуга — план, суцільна — підтверджено, з позначкою «₴» — нарахування вже проведено.

• Експорт (кнопка праворуч угорі) — два файли Excel: «Графік відпусток на рік» (для підпису та погодження) і «Залишки відпусток» (накопичено/використано/залишок по кожному працівнику).

Типи відсутностей

Довідник живе у Налаштування → Типи відсутностей. З коробки створено 16 типів за законодавством України: щорічна основна і додаткова відпустки, соціальна відпустка на дітей, три варіанти відпустки без збереження зарплати (за згодою, обов'язкова, воєнного стану до 90 днів), лікарняний і лікарняний по догляду, відпустка у зв'язку з вагітністю і пологами, догляд за дитиною до 3 років, відрядження, донорські дні, державні обов'язки, простій, прогул, навчальна відпустка.

Кожен тип можна редагувати, а також створювати власні. Поля типу:

• Назва, alias і колір — як тип виглядає в календарі та списках.

• Клас оплати — «Оплачувана за середнім» (система сама порахує суму), «Без оплати» або «Особлива» (наприклад, простій — його оплату налаштовують окремою схемою).

• Методика середнього — за якими правилами рахувати середній заробіток: за 12 місяців (відпускні), за 2 місяці (відрядження, донорські) або лікарняна методика (лікарняні й декретні).

• Джерело коштів — роботодавець, Пенсійний фонд, або «перші 5 днів роботодавець + далі ПФУ» (класичний лікарняний).

• Списує баланс — яка скарбничка днів зменшується: щорічна основна, додаткова, соціальна або жодна.

• Схема нарахування — за якою схемою рахується оплата цього типу (схеми групи «Відсутності» можна редагувати у Налаштуваннях розрахунків).

• Код табеля — стандартна літера для табеля обліку робочого часу (В, ТН, ВД тощо).

• Зараховується у стаж відпустки — чи накопичуються дні щорічної відпустки за час цієї відсутності (наприклад, догляд до 3 років — ні).

• Зменшує відпрацьовані дні — чи «вирізає» ця відсутність робочі дні з місяця (впливає на оклад за неповний місяць).

• Виключати з розрахунку середньої — час без збереження зарплати не враховується у вікні середнього заробітку.

• Добові — вмикає поля добових для відряджень (див. статтю про відрядження).

Тип, який уже використовується в документах, видалити не можна — спершу треба прибрати його документи. Видалені невикористані пресети не «воскресають» самі.

Статуси документа

• План — намір: живить річний графік відпусток і прогноз ФОТ. Можна редагувати все.

• Підтверджено — факт узгоджено: відсутність уже зменшує відпрацьовані дні місяця. Редагуються лише коментар і номер е-лікарняного; щоб змінити дати — поверніть у план.

• Проведено — нарахування створене (для оплачуваних типів). Документ не редагується; доступні перегляд розрахунку, розпроведення і зміна дати завершення лікарняного.

• Скасовано — термінальний стан. Якщо документ був проведений, нарахування сторнуються автоматично.

Для лікарняних і декретних у формі документа є поле «Номер е-лікарняного» — впишіть номер з електронного реєстру.

Де ще видно відсутності

• Головна: віджет «Хто відсутній» (сьогодні / цього тижня) і «Скоро у відпустку» — заплановані та підтверджені відпустки цього й наступного місяця з лічильником днів до початку, щоб встигнути виплатити відпускні заздалегідь.

• Нарахування → Розрахувати: біля працівника з відсутністю в періоді з'являється кольоровий бейдж «Тип · N дн.» з розшифровкою, а оклад автоматично менший за невідпрацьовані дні.

• Аналітика → Прогноз ФОТ: планові й підтверджені відсутності враховуються у прогнозних місяцях — у розгортці місяця є секція «Відсутності», а Excel-експорт прогнозу має окремий лист «Відсутності».