Як імпортувати співробітників з Excel або CSV

Якщо ви тільки почали користуватися сервісом і у вас уже є список працівників у таблиці, не обов'язково заводити кожного вручну. Можна завантажити файл Excel або CSV — і всі співробітники додадуться за один раз. Достатньо основної інформації: імені, прізвища, телефону, посади й відділу.

Кнопка «Імпорт» розташована на екрані додавання співробітника — угорі, поруч із заголовком. Загальний маршрут перенесення всіх даних — у статті Перехід з іншої системи: як перенести всі дані.

Що підготувати у файлі

Зробіть таблицю, де кожен рядок — це один співробітник, а колонки містять його дані. Підійдуть як файли Excel (.xlsx, .xls), так і .csv. Файли в різних кодуваннях розпізнаються автоматично.

Приклад:

Прізвище	Ім'я	По батькові	Телефон	Дата прийняття	Департамент	Посада
Коваленко	Ірина	Петрівна	+380671112233	2026-07-01	Маркетинг	Маркетолог
Шевченко	Олег	Іванович	+380671112234	2026-07-06	Розробка	Розробник

Можна включити такі колонки:

Ім'я — єдина обов'язкова колонка;
Прізвище, По батькові;
Email, Телефон;
Дата народження, Дата прийняття;
Відділ, Посада;
Місто, Адреса, Примітки.

Решта колонок — за бажанням. Назви заголовків можуть бути будь-якими зрозумілими словами (наприклад, «Ім'я», «Телефон», «Відділ») — система сама здогадається, якому полю вони відповідають, а ви за потреби це скоригуєте.

Телефон можна вводити у будь-якому зручному вигляді — з пробілами, дужками чи тире (наприклад, +38 (050) 123-45-67). Зайві символи приберуться автоматично.

Крок 1. Завантажте файл

Натисніть «Імпорт», перетягніть файл у відповідну область або оберіть його на комп'ютері.

Крок «Файл»: область для перетягування файлу зі списком підтримуваних форматів

Крок 2. Оберіть компанію та зіставте колонки

Вкажіть компанію, до якої додаються співробітники (якщо компанія одна — вона вже обрана). Далі перевірте таблицю зіставлення: ліворуч — колонки з вашого файлу з прикладами значень, праворуч — поле в системі, якому вони відповідають. Здебільшого все підставляється автоматично; за потреби змініть відповідність або оберіть «Пропустити» для непотрібних колонок.

Крок «Налаштування»: цільова компанія і зіставлення колонок файлу з полями системи

Крок 3. Перегляньте результат перед імпортом

Перед фактичним додаванням система показує, що станеться з кожним рядком:

Буде створено — новий співробітник додасться;
Дублікат — такий співробітник уже є, рядок пропуститься (нижче — за яким збігом: email, телефоном чи ПІБ);
Помилка — рядок не пройшов перевірку (наприклад, не заповнено ім'я або дата у неправильному форматі); поряд буде пояснення.

Тут же показано, скільки співробітників буде створено, а також які нові відділи й посади з'являться автоматично — якщо у файлі є назви, яких ще немає в системі.

Крок «Перевірка»: підсумок, підказка про нові департаменти і список рядків зі статусами

Крок 4. Завершіть імпорт

Якщо все влаштовує — натисніть «Імпортувати». Співробітники з'являться у списку команди, а нові відділи й посади додадуться до довідників.

Що корисно знати

Дублікати не задвоюються. Якщо співробітник із таким email, телефоном або повним ПІБ уже є — рядок просто пропуститься. Тому один і той самий файл можна безпечно завантажити повторно.
Відділи й посади створюються самі. Не потрібно заводити їх заздалегідь — достатньо вписати назву у файлі.
Дата прийняття — це дата, з якої співробітник вважається прийнятим на роботу; від неї ведеться стаж і починаються нарахування. Якщо колонки з датою немає, за замовчуванням підставляється сьогоднішня дата. Це поле також доступне при звичайному додаванні та редагуванні співробітника.
Ліміт за тарифом. Якщо кількість нових співробітників перевищує доступний за вашим тарифом ліміт, система попередить про це на кроці перевірки, і імпорт доведеться зменшити або змінити тариф.