Імпорт історії окладів з Excel: покрокова інструкція

Оклади з датами дії — фундамент розрахунків: від них залежать нарахування, прогноз і історія кожного співробітника. Якщо ви переходите з Excel чи іншої програми, всю історію окладів можна перенести одним файлом. Нижче — повний шлях по кроках з прикладами.

Загальний маршрут перенесення всіх даних — у статті Перехід з іншої системи: як перенести всі дані.

Крок 1. Тип даних і файл

Відкрийте Налаштування → Імпорт → Історія. У полі «Що імпортуємо» оберіть «Оклади» і режим:

• Як є — просто записати історію окладів (найчастіший варіант);

• Перерахувати — після запису окладів система сама нарахує минулі місяці за вашими схемами (про це нижче).

Натисніть «Завантажити шаблон», щоб отримати Excel-файл з правильними колонками, або одразу перетягніть свій файл у пунктирну область.

Як має виглядати файл

Один рядок = один оклад одного співробітника з датою, від якої він діє. Якщо оклад змінювався — додайте по рядку на кожну зміну:

Прізвище	Ім'я	Компанія	Показник	Значення	Діє з
Васильчук	Євгенія	ТОВ Демо-Альфа	oklad	45000	2024-01-01
Васильчук	Євгенія	ТОВ Демо-Альфа	oklad	52000	2024-07-01
Васильчук	Ніна	ТОВ Демо-Альфа	oklad	38000	2024-03-01

• Показник — коротке ім'я показника з вашого каталогу, зазвичай oklad.

• Діє з — дата, з якої значення набуло чинності. Попередній оклад автоматично «закриється» цією датою.

• Співробітника система впізнає за ІПН або за прізвищем + ім'ям, компанію — за назвою.

Крок 2. Зіставлення колонок

Майстер показує колонки вашого файлу (з прикладами значень) і сам підбирає, якому полю системи вони відповідають. Перевірте відповідність і за потреби поправте у випадаючих списках; зайві колонки можна позначити «Пропустити».

Крок 3. Перевірка

Це репетиція без запису: у таблиці видно кожен рядок файлу — кого система розпізнала, який показник, яке значення і з якої дати воно діятиме. Угорі — підсумок: скільки рядків буде створено, де попередження, а де помилки.

Якщо в рядку помилка (людину не знайдено, дата не розпізнана) — у колонці «Повідомлення» одразу після статусу написано, що саме не так, а решта колонок показує дані рядка. Тобто не треба відкривати Excel, щоб зрозуміти, про який рядок мова.

Поки є хоч одна помилка — кнопка «Провести імпорт» неактивна: виправте файл і завантажте його ще раз.

Крок 4. Готово

Натисніть «Провести імпорт». Імпорт спрацьовує за принципом «все або нічого»: якщо станеться збій, жоден рядок не запишеться наполовину.

Після завершення історія окладів видима у вікні «Історія значення» показника кожного співробітника — з правильними датами дії.

Режим «Перерахувати»

Якщо обрати цей режим, після запису окладів майстер попросить діапазон місяців і компанію — і система сама нарахує ці місяці за вашими схемами, ніби вела облік із самого початку. У підсумку побачите таблицю по періодах: що нараховано і на які суми, що пропущено. Це зручно, коли зі старої системи є лише оклади, а нарахування ви хочете отримати вже за правилами Staff.

Якщо щось пішло не так

• «Особу не знайдено» — перевірте написання ПІБ або додайте колонку з ІПН: збіг за податковим номером найнадійніший.

• «Дата не розпізнана» — використовуйте формат РРРР-ММ-ДД (наприклад, 2024-07-01).

• «Невідомий показник» — у колонці «Показник» має бути коротке ім'я з каталогу показників (розділ Показники → Постійні).

Дивіться також

• Імпорт історії зарплат з інших систем

• Перехід з іншої системи: як перенести всі дані