Імпорт історії зарплат з інших систем

Переходите в Staff з Excel-таблиць чи іншої зарплатної програми? Майстер Налаштування → Імпорт → Історія переносить минулі зарплатні дані — щоб з першого дня бачити повну картину: правильні баланси, точний прогноз і всю історію по кожній людині. Якщо історичних даних у просторі ще немає, на «Головній» ви побачите картку-нагадування «Перенесіть історію зарплати» — вона веде прямо в майстер.

Один майстер приймає три типи даних, і для кожного є окрема покрокова інструкція зі скріншотами кожного кроку:

• Оклади — історія значень з датами дії → Імпорт історії окладів з Excel
• Нарахування — суми за місяць (загальні або з розбивкою) → Імпорт історії нарахувань з Excel
• Виплати — скільки й коли фактично платили → Імпорт історії виплат з Excel

Загальний маршрут перенесення всіх даних (співробітники → історія → показники) — у статті Перехід з іншої системи: як перенести всі дані.

Як працює майстер (спільне для всіх типів)

1. Тип і файл. Оберіть, що імпортуєте, і режим. Кнопка «Завантажити шаблон» дасть Excel-файл з потрібними колонками і рядком-прикладом — найпростіше заповнити його. Людей система знаходить за ІПН або за ПІБ + компанією.
2. Зіставлення. Майстер сам зіставляє колонки файлу з полями системи; за потреби поправте вручну.
3. Перевірка. Репетиція без запису: по кожному рядку видно розпізнані дані (працівник, суми, періоди) і статус — що буде створено, де попередження, а де помилка з поясненням одразу після статусу. На цьому кроці ще нічого не збережено.
4. Готово. Кнопка «Провести імпорт» спрацьовує за принципом «все або нічого»: якщо виникне збій, жодний рядок не запишеться наполовину.

Режими імпорту

• Як є — дані лягають у систему рівно такими, як у файлі. Найшвидший спосіб перенести історію.

• Перерахувати (для окладів) — ви завантажуєте лише історію окладів, а система сама нараховує минулі місяці за вашими схемами — так, ніби вела облік із самого початку. Деталі — у статті про оклади.

• Як є + звірка (для нарахувань) — дані імпортуються як є, а поруч система рахує ті самі місяці власними формулами і показує звіт розбіжностей: стара сума / сума за формулами / різниця по кожному рядку. Деталі — у статті про нарахування.

• По компонентах схеми (для нарахувань) — якщо у старій системі зарплата велася з розбивкою (окремо аванс, окремо залишок, окремо ЄСВ/ПДФО), кожна сума лягає у відповідний блок вашої схеми. Деталі — у статті про компоненти.

Що дає імпорт після завершення

• Баланси працівників враховують перенесені нарахування і виплати.
• Історія окладів видима у вікні «Історія значення» кожного показника (див. Історія значень показників: оклад із датами дії) — з правильними датами дії.
• Прогноз ФОТ спирається на реальну історію — стратегії «середнє», «медіана» чи «сезонність» одразу мають на чому працювати.
• Імпортовані рядки в історії позначені як імпортовані — їх завжди можна відрізнити від нарахованого самою системою.

Якщо щось пішло не так

• Рядок з помилкою (людину не знайдено, компанія не збігається) — виправте файл і завантажте ще раз: усе видно на кроці перевірки заздалегідь, разом з даними рядка і поясненням.
• Великі розбіжності у звіті звірки — найчастіше це різні ставки податків або інші оклади в старій системі; перевірте історію значень показників за той період.
• Людина не розпізналась за ПІБ — перевірте написання імені або додайте ІПН у файл і в картку особи: збіг за податковим номером найнадійніший.