Імпорт нарахувань по компонентах схеми: аванси, зарплати й податки з Excel

Якщо у вашій попередній системі зарплата велася з розбивкою — окремо аванс, окремо залишок зарплати, окремо податки (ЄСВ, ПДФО, військовий збір) — цю деталізацію не обов'язково втрачати під час переходу. Режим імпорту «По компонентах схеми» заносить кожну суму в конкретний блок вашої схеми нарахувань. У результаті в кожного співробітника з'являється повна історія: скільки й коли було авансів, зарплат і податків, а не одна знеособлена цифра за місяць.

Чим цей режим відрізняється від звичайного

У звичайному режимі («Як є») кожен рядок файлу стає просто нарахуванням із категорією — швидко і достатньо, коли з минулої системи є лише загальні суми. Детальніше — у статті Імпорт історії нарахувань з Excel.

Режим «По компонентах схеми» глибший: суми лягають у ті самі блоки, за якими система рахує зарплату (аванс, зарплата, ЄСВ тощо). Це означає:

система бачить, що аванс за місяць уже нараховано, і при проведенні зарплати дорахує тільки залишок;
у розрахунковому листку співробітника видно походження кожної суми — з позначкою «Імпорт»;
аналітика й податкові підсумки рахуються по компонентах так само, як для нарахувань, зроблених у самій системі.

Крок 1. Тип даних і файл

Відкрийте Налаштування → Імпорт → Історія. На першому кроці оберіть тип «Нарахування» і режим «По компонентах схеми». Кнопка «Завантажити шаблон» дасть готовий Excel-файл з правильними колонками.

Крок «Тип і файл»: тип «Нарахування», режим «По компонентах схеми»

Як має виглядати файл

Один рядок = одна сума одного компонента для одного співробітника за один місяць:

Прізвище	Ім'я	Компанія	Період	Компонент	Сума	Дата
Васильчук	Євгенія	ТОВ Демо-Альфа	2024-11	avans	8000
Васильчук	Євгенія	ТОВ Демо-Альфа	2024-11	zarplata	12000	2024-12-05

Компонент — коротке ім'я (alias) блоку вашої схеми нарахувань, наприклад avans, zarplata, esv, pdfo. Подивитися alias можна у редакторі схеми — він вказаний біля назви кожного блоку.
Період — місяць у форматі РРРР-ММ.
Дата — необов'язкова. Якщо вказана — нарахування отримає саме цю дату (історія авансів буде з реальними датами). Якщо ні — система візьме дату відповідної виплати з платіжного календаря компанії, а коли календар не налаштований — останній день місяця. Дата в наступному місяці — це нормально: зарплату за листопад часто виплачують на початку грудня, і система це розуміє (див. «Перевірка» нижче).
Співробітника система впізнає за ІПН або за прізвищем + ім'ям, компанію — за назвою.

Крок 2. Зіставлення колонок

Перевірте, чи правильно колонки файлу зіставилися з полями системи — зазвичай усе підставляється автоматично, зайві колонки можна пропустити.

Крок «Зіставлення»: колонки файлу і поля системи

Крок 3. Перевірка

Це репетиція без запису. У таблиці — кожен рядок з розпізнаними даними: працівник (як його знайшла система), компанія, період, компонент уже з людською назвою («Аванс», «Зарплата (залишок)»), сума й дата. Якщо рядок з помилкою чи попередженням — пояснення стоїть одразу після статусу, і вміст рядка видно тут же, без відкривання Excel.

Що можна побачити:

Помилки (такі рядки блокують імпорт): особу чи компанію не знайдено, компонента немає у схемі співробітника, цей компонент за цей місяць уже проведено раніше, дублікати в самому файлі.
Звірка з розрахунком. Якщо в системі вже є дані для розрахунку за той місяць (оклади, показники) — система сама порахує суму за вашою схемою і порівняє з файлом. Коли суми не сходяться, рядок отримає попередження з обома цифрами: «розрахована сума … — у файлі …». Це підказка, а не заборона: імпорт можна проводити далі, у систему ляже саме сума з файлу.

Перевірка: рядки з попередженням звірки — розрахована сума проти суми у файлі

Попередження про дату: з'являється лише коли дата справді підозріла — раніше самого місяця періоду або пізніше кінця наступного місяця. Звичайний випадок «зарплата за листопад виплачена 5 грудня» попередження не викликає. Дата застосується як є.
Попередження «Не буде проведено»: якщо для якогось місяця у файлі є не всі блоки схеми (наприклад, є аванс і зарплата, але немає ЄСВ) — система покаже, чого саме бракує й у кого. Це теж не блокує імпорт: заноситься рівно те, що є у файлі, нічого не дораховується автоматично.

Крок 4. Готово

Натисніть «Провести імпорт». Кожен рядок стане нарахуванням у відповідному блоці схеми, з датою за правилом вище.

Місяць не закривається: якщо ви імпортували лише аванс за поточний місяць, зарплату можна нормально провести системою — вона врахує імпортований аванс і дорахує залишок.

Як імпортоване виглядає в системі

Імпортовані дані скрізь позначені, щоб їх було легко відрізнити від порахованого самою системою:

У списку нарахувань імпортований прогін має позначку «Імпортовано» біля періоду.
У картці нарахування — бейдж «Імпортований прогін» у заголовку, а біля кожної суми — значок імпорту. Якщо система могла порахувати цю суму за схемою і результат відрізняється — розрахована цифра показана дрібним сірим поруч, просто для порівняння.

Картка імпортованого нарахування: імпортовані суми з розрахованими поруч

У розрахунковому листку співробітника кожен імпортований рядок має бейдж «Імпорт» і, коли є з чим порівняти, підпис «розраховано: …» під фактичною сумою. Так само позначаються рядки, змінені вручну («Вручну»).

Розрахунковий листок: бейджі «Імпорт» і розраховані суми поруч із фактичними

Якщо треба перезалити

Повторний імпорт того самого компонента за той самий місяць система не пропустить — покаже помилку «вже проведено». Спершу скасуйте попереднє нарахування за цей період (на екрані нарахувань), а потім заливайте виправлений файл.