Імпорт історії нарахувань з Excel: покрокова інструкція

Минулі нарахування — це основа правильних балансів і аналітики з першого дня роботи. Якщо зі старої системи є загальні суми за місяць по кожному співробітнику, їх можна перенести одним файлом. Нижче — кожен крок з прикладами.

Якщо у старій системі зарплата велася з розбивкою (окремо аванс, залишок, ЄСВ/ПДФО) — вам потрібен інший режим: Імпорт нарахувань по компонентах схеми. Загальний маршрут перенесення — у статті Перехід з іншої системи.

Крок 1. Тип даних і файл

Відкрийте Налаштування → Імпорт → Історія. Оберіть тип «Нарахування» і режим:

• Як є — суми лягають у систему рівно такими, як у файлі (найшвидший шлях);

• Як є + звірка — те саме, плюс система порахує ті ж місяці власними формулами і покаже звіт розбіжностей (про це нижче);

• По компонентах схеми — окрема інструкція за посиланням вище.

Натисніть «Завантажити шаблон» або перетягніть свій файл.

Як має виглядати файл

Один рядок = одна сума нарахування одного співробітника за один місяць:

Прізвище	Ім'я	Компанія	Період	Сума	Категорія	Мітка
Васильчук	Євгенія	ТОВ Демо-Альфа	2024-10	52000	<br />	Зарплата за жовтень
Васильчук	Ніна	ТОВ Демо-Альфа	2024-10	38000	<br />	Зарплата за жовтень
Панасюк	Ярослав	ТОВ Демо-Альфа	2024-10	41000	take_home	Зарплата за жовтень

• Період — місяць у форматі РРРР-ММ.

• Категорія — необов'язкова: якщо порожня, рядок отримає категорію «Імпортовано»; можна вказати коротке ім'я категорії з вашого довідника (наприклад, take_home — «На руки співробітнику»).

• Мітка — довільний підпис, який буде видно в історії нарахувань.

• Співробітника система впізнає за ІПН або за прізвищем + ім'ям, компанію — за назвою.

Крок 2. Зіставлення колонок

Перевірте, чи правильно колонки файлу зіставились із полями системи, — зазвичай усе підставляється автоматично, зайві колонки можна пропустити.

Крок 3. Перевірка

Репетиція без запису: таблиця показує кожен рядок з розпізнаними даними — працівника (як його знайшла система), компанію, період, суму й категорію вже з людською назвою («Імпортовано», «На руки співробітнику»). Якщо рядок з помилкою — пояснення стоїть одразу після статусу, і дані рядка видно тут же, без відкривання Excel.

Поки у файлі є помилки, кнопка «Провести імпорт» неактивна — виправте файл і завантажте повторно.

Крок 4. Готово

Натисніть «Провести імпорт» — з'явиться підсумок: скільки нарахувань створено. Імпорт відбувається за принципом «все або нічого». Баланси співробітників одразу враховують перенесені суми, а імпортовані рядки в історії позначені як внесені імпортом.

Режим «Як є + звірка»

Якщо обрати цей режим, після імпорту система додатково порахує ті самі місяці власними формулами (за вашими схемами й окладами) і покаже звіт розбіжностей: скільки рядків збіглося, де різниця і яка саме — стара сума, сума за формулами і відхилення по кожному рядку. Так швидко знаходяться місця, де стара система рахувала інакше: інші ставки податків, інші оклади, ручні виправлення.

Якщо щось пішло не так

• «Особу не знайдено» — перевірте написання ПІБ або додайте ІПН у файл і в картку особи.

• «Категорію не знайдено» — вкажіть коротке ім'я наявної категорії з довідника (Налаштування → Категорії) або лишіть колонку порожньою.

• «Період має бути у форматі РРРР-ММ» — наприклад, 2024-10, без числа дня.

Дивіться також

• Імпорт нарахувань по компонентах схеми

• Імпорт історії виплат з Excel

• Імпорт історії окладів з Excel

• Перехід з іншої системи: як перенести всі дані