Імпорт історії нарахувань з Excel: покрокова інструкція

Минулі нарахування — це основа правильних балансів і аналітики з першого дня роботи. Якщо зі старої системи є загальні суми за місяць по кожному співробітнику, їх можна перенести одним файлом. Нижче — кожен крок з прикладами.

Якщо у старій системі зарплата велася з розбивкою (окремо аванс, залишок, ЄСВ/ПДФО) — вам потрібен інший режим: Імпорт нарахувань по компонентах схеми. Загальний маршрут перенесення — у статті Перехід з іншої системи.

Крок 1. Тип даних і файл

Відкрийте Налаштування → Імпорт → Історія. Оберіть тип «Нарахування» і режим:

• Як є — суми лягають у систему рівно такими, як у файлі (найшвидший шлях);

• Як є + звірка — те саме, плюс система порахує ті ж місяці власними формулами і покаже звіт розбіжностей (про це нижче);

• По компонентах схеми — окрема інструкція за посиланням вище.

Натисніть «Завантажити шаблон» або перетягніть свій файл. У шаблоні два аркуші: перший — колонки для заповнення з прикладом-рядком, другий, «Категорії», — довідка з переліком категорій вашого простору (для колонки «Категорія»).

Як має виглядати файл

Один рядок = один співробітник за один місяць: сума до податків і, якщо вона відома, сума «на руки»:

Прізвище	Ім'я	Компанія	Період	Сума	На руки	Категорія	Мітка
Васильчук	Євгенія	ТОВ Демо-Альфа	2024-10	52000	40040	<br />	Зарплата за жовтень
Васильчук	Ніна	ТОВ Демо-Альфа	2024-10	38000	29260	<br />	Зарплата за жовтень
Панасюк	Ярослав	ТОВ Демо-Альфа	2024-10	41000	31570	gross	Зарплата за жовтень

• Період — місяць. Найкраще у форматі РРРР-ММ (2024-10), але система зрозуміє й 10.2024 чи Жовтень 2024.

• Сума — нараховано до податків (брутто). Її система використовує як базу для ЄСВ і для розрахунку середнього заробітку (майбутні відпускні й лікарняні).

• На руки — сума після утримань (ПДФО, військовий збір), тобто те, що компанія винна працівнику. Саме вона піде в баланс співробітника — так само, як при звичайному нарахуванні в Staff. Якщо цієї колонки немає, в баланс потрапить уся сума до податків, і утримання виглядатимуть як борг перед працівником — майстер попередить про це на кроці перевірки. Тому, якщо суми «на руки» у старій системі є, обов'язково додайте їх.

• Категорія — необов'язкова, стосується суми до податків. Якщо порожня: з колонкою «На руки» сума до податків отримає категорію «Нараховано (брутто)», без неї — «Імпортовано». Можна вказати коротке ім'я (alias) іншої категорії з вашого довідника, наприклад vacation_pay — «Відпускні». Разом з «На руки» категорія має бути небалансовою: «На руки співробітнику» (take_home) чи «Імпортовано» тут не підійдуть, бо баланс уже несе колонка «На руки». Перелік ваших категорій із короткими іменами є на другому аркуші шаблону «Категорії».

• Мітка — довільний підпис, який буде видно в історії нарахувань.

• Співробітника система впізнає за ІПН або за прізвищем + ім'ям, компанію — за назвою. Суми можна писати як звикли — з комою і пробілами між тисячами (19 250,50).

• Компанія — якщо у вашому просторі одна компанія, цю колонку можна не додавати: система підставить компанію сама.

• Місце роботи — необов'язкова колонка зі значенням основне або сумісництво. Потрібна лише тоді, коли в людини одночасно два договори в одній компанії (основне місце і внутрішнє сумісництво). Майстер сам розпізнає цю колонку за назвою — докладніше нижче.

Якщо в людини два договори в одній компанії, додайте колонку «Місце роботи», щоб кожен рядок потрапив у свій договір:

Прізвище	Ім'я	Компанія	Період	Сума	На руки	Місце роботи
Гончарук	Оксана	ТОВ Демо-Альфа	2024-10	4200	3234	основне
Гончарук	Оксана	ТОВ Демо-Альфа	2024-10	2120	1632,40	сумісництво

Без цієї колонки система обирає договір сама: той, що діяв у місяці рядка, а якщо таких кілька — основний. Тоді на кроці перевірки рядок отримає попередження: у людини кілька договорів у цій компанії, рядок віднесено до основного, а якщо він стосується сумісництва — вкажіть колонку «Місце роботи». Це не помилка, імпорт можна провести, але варто перевірити, чи рядок справді стосується основного договору. Так само система попередить, якщо рядок датовано протягом 3 місяців після закінчення другого договору: зазвичай це розрахунок після звільнення з сумісництва, і рядок міг стосуватися договору, що вже закінчився.

Крок 2. Зіставлення колонок

Перевірте, чи правильно колонки файлу зіставились із полями системи, — зазвичай усе підставляється автоматично, зайві колонки можна пропустити.

Крок 3. Перевірка

Репетиція без запису: таблиця показує кожен рядок з розпізнаними даними — працівника (як його знайшла система), компанію, період, суму, «на руки» й категорію вже з людською назвою. Якщо рядок з помилкою — пояснення стоїть одразу після статусу, і дані рядка видно тут же, без відкривання Excel.

Над таблицею може з'явитися попередження на весь файл — наприклад, що у файлі немає колонки «На руки». Це не помилка: імпорт можна провести, але тоді баланси включатимуть утримання. Якщо колонка у файлі є, а попередження все одно з'явилося — поверніться на крок назад і перевірте, чи вона зіставлена з полем «На руки (нетто)».

Поки у файлі є помилки, кнопка «Провести імпорт» неактивна — виправте файл і завантажте повторно.

Крок 4. Готово

Натисніть «Провести імпорт» — з'явиться підсумок: скільки нарахувань створено. Імпорт відбувається за принципом «все або нічого». Баланси співробітників одразу враховують перенесені суми «на руки» (або суми до податків, якщо «на руки» у файлі не було), а імпортовані рядки в історії позначені як внесені імпортом: сума до податків і сума «на руки» — окремими рядками, як після звичайного нарахування. Крім того, для кожного місяця з файлу з'являється прогін у розділі «Нарахування» — про нього нижче.

Що з'являється в «Нарахуваннях»

Для кожної компанії та місяця з файлу система створює прогін з позначкою «Імпортовано» — так само, як після звичайного нарахування. Його видно у списку розділу Нарахування, а в картці прогону є таблиця «Внесено як є»: по одному рядку на кожного співробітника, у колонках — суми за категоріями з файлу (до податків, на руки, імпортовано) і підсумки по компанії.

Що це означає на практиці:

• Місяць рахується проведеним. Якщо натиснути «Нарахувати» за цей місяць, система попередить, що він уже проведений, — податки й зарплата не нарахуються вдруге поверх імпортованих сум.

• Суми не перераховуються. Вони внесені з файлу без формул, тому ретроперерахунок (наприклад, після зміни окладу заднім числом) такі місяці не зачіпає. Підказка про це є в картці біля заголовка «Внесено як є».

• Одну-дві суми можна виправити просто в картці прогону — клацнути по комірці й ввести нову суму, видалити комірку чи рядок, додати працівника. Перезаливати файл не потрібно. Докладно — у статті Виправити суму в імпортованому прогоні.

• Щоб нарахувати місяць заново своїми формулами, спершу скасуйте прогін у його картці (кнопка «Скасувати прогін») — імпортовані рядки зникнуть разом із ним, і місяць можна буде провести звичайним способом.

• Якщо ви імпортували нарахування «як є» раніше, до появи цієї можливості, система створила такі прогони для них автоматично: суми не змінилися, просто ці місяці тепер видно у списку і вони рахуються проведеними.

Режим «Як є + звірка»

Якщо обрати цей режим, після імпорту система додатково порахує ті самі місяці власними формулами (за вашими схемами й окладами) і покаже звіт розбіжностей: скільки рядків збіглося, де різниця і яка саме — стара сума, сума за формулами і відхилення по кожному рядку. Порівнюються суми «до виплати»: ваша колонка «На руки» проти того, що система нарахувала б на руки за своїми формулами. Так швидко знаходяться місця, де стара система рахувала інакше: інші ставки податків, інші оклади, ручні виправлення.

Якщо щось пішло не так

• «Особу не знайдено» — перевірте написання ПІБ або додайте ІПН у файл і в картку особи.

• «Категорію не знайдено» — вкажіть коротке ім'я наявної категорії з довідника (Налаштування → Категорії) чи з аркуша «Категорії» у шаблоні, або лишіть колонку порожньою.

• «Категорія … балансова» — разом із «На руки» сума до податків має бути в небалансовій категорії: лишіть колонку порожньою або вкажіть, наприклад, gross.

• «На руки має бути між 0 і сумою» — сума на руки не може перевищувати суму до податків; перевірте, чи не переплутані колонки.

• «Період має бути у форматі РРРР-ММ» — наприклад, 2024-10, без числа дня.

• Попередження «У людини кілька договорів у цій компанії…» — це не помилка: рядок віднесено до договору, що діяв у місяці рядка, а якщо таких кілька — до основного. Якщо рядок стосується сумісництва, додайте колонку «Місце роботи» зі значенням сумісництво.

• «Нарахувати» за імпортований місяць попереджає, що він уже проведений — так і має бути: суми вже внесені з файлу. Якщо місяць справді треба перерахувати формулами, скасуйте прогін «Імпортовано» в його картці і проведіть місяць заново.

Дивіться також

• Виправити суму в імпортованому прогоні

• Імпорт нарахувань по компонентах схеми

• Імпорт історії виплат з Excel

• Імпорт історії окладів з Excel

• Перехід з іншої системи: як перенести всі дані

• Кілька працевлаштувань і посад однієї людини