Як провести нарахування зарплати за схемою

Коли схеми нарахування вже налаштовані, а місячні показники внесені, залишається головне — порахувати й провести зарплату за місяць. Робиться це на екрані Нарахування. У цій інструкції — весь шлях від вибору періоду до готового нарахування, а також що робити, якщо за цей місяць уже було проведено нарахування раніше.

Перед першим нарахуванням

Якщо ви ще жодного разу не нараховували зарплату, спершу потрібні дві речі — правила розрахунку і дані за місяць:

1. Схема нарахування — правила, за якими рахується зарплата: оклад, премія, податки, аванс. Готові схеми вже є з коробки, їх достатньо переглянути й підлаштувати під себе. Детально — у статті Як налаштувати схему нарахування зарплати.
2. Місячні показники — дані, які змінюються від місяця до місяця: відпрацьовані дні й години, продажі, премії. Без них формулам немає з чого рахувати. Детально — у статті Як вносити місячні показники співробітників.

Ці ж три кроки система показує прямо на екрані Нарахування, поки жодного нарахування ще не проведено — з кнопками переходу на потрібний екран:

Крок 1. Оберіть компанію і період

Посередині екрана — параметри розрахунку: компанія і період (місяць). Якщо у вас лише одна компанія, поле компанії не показується — вона обирається автоматично.

Що видно у списку місяців

У випадному списку періодів біля кожного місяця — сума вже проведених нарахувань і позначка повноти:

• зелена галочка — за місяць проведено все;
• синє напівколо — проведено лише частину виплат (наприклад, аванс уже є, а зарплати ще немає);
• прочерк — нарахувань за місяць не було.

Наведіть курсор на позначку — підказка покаже розбивку по виплатах: яка вже проведена, а яка ще чекає. Так одразу видно, на якому місяці зупинилися, без відкривання кожного періоду.

Крок 2. Натисніть «Розрахувати» — це попередній перегляд

Кнопка «Розрахувати» показує таблицю з розрахунком по кожному співробітнику, але нічого ще не проводить — це лише попередній перегляд, щоб ви все перевірили. Змінити суми в цей момент не можна: якщо якісь значення не такі, поверніться до схеми або до місячних показників і виправте там.

Якщо поряд із прізвищем є жовтий значок ⚠️ — для цього співробітника не вистачає якогось показника (наприклад, відпрацьованих годин), і його прийнято за нуль. Це підказка, що варто внести дані перед проведенням. У жовтому попередженні над таблицею є посилання «Заповнити зараз» — воно одразу відкриває сторінку введення показників з уже обраними цією компанією, потрібним показником і тим самим періодом, щоб не шукати їх вручну. Після заповнення поверніться й натисніть «Розрахувати» ще раз.

Щоб порахувати за інший місяць чи іншу компанію, натисніть «Інший розрахунок» угорі — параметри знову зʼявляться по центру.

Вивантажити розрахунок в Excel (до проведення)

Іноді розрахунок треба показати керівнику на погодження або підкласти у документи ще до проведення. Для цього після «Розрахувати» вгорі зʼявляється кнопка «Експорт в XLSX» — вона вивантажує файл із тим самим розрахунком, що ви бачите на екрані: усі співробітники, усі колонки схеми і рядок «Разом». Суми у файлі — справжні числа, тож їх одразу можна підсумовувати чи звіряти в Excel.

Якщо в розрахунку кілька схем, кожна лягає на окремий аркуш файлу зі своїм підсумком «Разом». Експорт нічого не проводить — це просто збережена копія попереднього перегляду, тож вивантажувати його можна скільки завгодно разів.

Якщо кнопка позначена короною — експорт в Excel доступний на вищому тарифі.

Крок 3. Натисніть «Провести»

Коли все перевірено, натисніть «Провести» внизу. Система запише нарахування, оновить баланси співробітників і відкриє картку готового прогону. Ось тепер зарплату нараховано — до цього моменту жодних змін у балансах не було.

Вивантажити проведене нарахування в Excel

Повернутися до вже проведеного нарахування можна будь-коли: на екрані Нарахування відкрийте потрібний рядок у списку — відкриється його картка з повною таблицею по співробітниках і підсумками. Унизу картки є кнопка «Експорт в XLSX» — вона вивантажує той самий розрахунок, що й на екрані: окремий аркуш на кожну схему, усі колонки і рядок «Разом», суми справжніми числами.

Це зручно, коли файл із зарплатою за місяць потрібен уже після проведення — для бухгалтерії, звірки чи архіву. Вивантаження нічого не змінює в самому нарахуванні, тож робити його можна скільки завгодно разів. Як і на прев'ю, якщо кнопка позначена короною — функція доступна на вищому тарифі.

Нарахування, внесені імпортом

Якщо частину історії ви переносили з іншої системи файлом (імпорт по компонентах схеми), такі нарахування у списку мають позначку «Імпортовано» біля періоду, а їхня картка — бейдж «Імпортований прогін». Біля кожної імпортованої суми стоїть значок імпорту; якщо система могла порахувати цю суму за схемою і результат відрізняється — розрахована цифра показана дрібним сірим поруч, для порівняння. У розрахунковому листку такі рядки мають бейдж «Імпорт» (а змінені вручну — «Вручну») і підпис «розраховано: …».

Якщо за цей період уже є нарахування

За той самий місяць повторно провести нарахування не можна — щоб не задвоїти зарплату. Якщо таке трапилось, після розрахунку ви побачите жовте попередження:

Якщо попереднє нарахування було помилковим і його треба переробити:

1. Натисніть посилання «Скасувати наявний прогін» у попередженні.
2. У вікні підтвердження буде видно, скільки записів і на яку суму буде видалено. Натисніть «Скасувати прогін».
3. Попереднє нарахування скасовується, баланси перераховуються, попередження зникає — і ви одразу можете натиснути «Провести» заново з уже розрахованою таблицею.

Увага: скасування видаляє проведені записи назавжди — робіть це лише коли справді треба переробити нарахування за цей місяць.