Як провести нарахування зарплати за схемою

Коли схеми нарахування вже налаштовані, а місячні показники внесені, залишається головне — порахувати й провести зарплату за місяць. Робиться це на екрані Нарахування. У цій інструкції — весь шлях від вибору періоду до готового нарахування, а також що робити, якщо за цей місяць уже було проведено нарахування раніше.

Перед першим нарахуванням

Якщо ви ще жодного разу не нараховували зарплату, спершу потрібні дві речі — правила розрахунку і дані за місяць:

1. Схема нарахування — правила, за якими рахується зарплата: оклад, премія, податки, аванс. Готові схеми вже є з коробки, їх достатньо переглянути й підлаштувати під себе. Детально — у статті Як налаштувати схему нарахування зарплати.
2. Місячні показники — дані, які змінюються від місяця до місяця: відпрацьовані дні й години, продажі, премії. Без них формулам немає з чого рахувати. Детально — у статті Як вносити місячні показники співробітників.

Ці ж три кроки система показує прямо на екрані Нарахування, поки жодного нарахування ще не проведено — з кнопками переходу на потрібний екран:

Крок 1. Оберіть компанію і період

Посередині екрана — параметри розрахунку: компанія і період (місяць). Якщо у вас лише одна компанія, поле компанії не показується — вона обирається автоматично.

Що видно у списку місяців

У випадному списку періодів біля кожного місяця — сума вже проведених нарахувань і позначка повноти:

• зелена галочка — за місяць проведено все;
• синє напівколо — проведено лише частину виплат (наприклад, аванс уже є, а зарплати ще немає);
• прочерк — нарахувань за місяць не було.

Наведіть курсор на позначку — підказка покаже розбивку по виплатах: яка вже проведена, а яка ще чекає. Так одразу видно, на якому місяці зупинилися, без відкривання кожного періоду.

Крок 2. Натисніть «Розрахувати» — це попередній перегляд

Кнопка «Розрахувати» показує таблицю з розрахунком по кожному співробітнику, але нічого ще не проводить — це лише попередній перегляд, щоб ви все перевірили. Змінити суми в цей момент не можна: якщо якісь значення не такі, поверніться до схеми або до місячних показників і виправте там.

Якщо поряд із прізвищем є жовтий значок ⚠️ — для цього співробітника не вистачає якогось показника (наприклад, відпрацьованих годин), і його прийнято за нуль. Це підказка, що варто внести дані перед проведенням. У жовтому попередженні над таблицею є посилання «Заповнити зараз» — воно одразу відкриває сторінку введення показників з уже обраними цією компанією, потрібним показником і тим самим періодом, щоб не шукати їх вручну. Після заповнення поверніться й натисніть «Розрахувати» ще раз.

Щоб порахувати за інший місяць чи іншу компанію, натисніть «Інший розрахунок» угорі — параметри знову зʼявляться по центру.

Розрахунковий лист: звідки взялась кожна сума

Клацніть по рядку співробітника в таблиці — праворуч відкриється розрахунковий лист. Під кожною сумою схеми сірим показана її формула у два кроки: ліворуч від «=» — формула з назвами показників і рядків схеми (наприклад, «Оклад / Норма робочих днів * Відпрацьовані робочі дні періоду»), праворуч — ті самі місця з підставленими числами. Якщо формула посилається на інший рядок схеми (скажімо, ПДФО рахується від «Нараховано»), праворуч стоїть уже порахована сума цього рядка. Так одразу видно, чому вийшла саме така цифра, без відкривання схеми й показників.

На попередньому перегляді лист має дві вкладки: «Розрахунок» (формули й суми) і «Правки» — разові виправлення показників чи сум для цього рядка перед проведенням. Як ними користуватись — у статтях Разові ручні нарахування, утримання і правки і Як змінити розраховану суму вручну при нарахуванні. У картці вже проведеного нарахування лист відкривається так само, але без вкладки правок — лише розрахунок.

Які стовпці показувати в таблиці

Коли у схемі багато компонентів, таблиця розрахунку може не вміщатися на екрані. Над таблицею кожної схеми є кнопка «Стовпці»: вона відкриває список усіх компонентів із галочками — зніміть галочку, щоб сховати стовпець, поставте, щоб повернути. Зміни застосовуються одразу, а число на кнопці показує, скільки стовпців зараз приховано.

Що варто знати:

• Початковий набір задає схема. Компоненти, позначені в редакторі схеми як «Прихований стовпець», сховані за замовчуванням — як це налаштувати, описано в статті Як налаштувати схему нарахування зарплати. Зміна цієї позначки у схемі одразу впливає і на нові розрахунки, і на картки вже проведених нарахувань.
• Ваш вибір запам'ятовується у цьому браузері окремо для кожної схеми: увімкнули стовпець один раз — він лишиться видимим і в попередньому розрахунку, і в картках нарахувань цієї схеми. Посилання «Скинути» у списку повертає налаштування схеми.
• Приховування нічого не змінює в розрахунку. Суми рахуються й проводяться для всіх компонентів; підсумки під таблицею, розрахунковий листок співробітника і файл Excel містять усе незалежно від того, які стовпці видно на екрані.
• Та сама кнопка є і в картці вже проведеного нарахування.

Вивантажити розрахунок в Excel (до проведення)

Іноді розрахунок треба показати керівнику на погодження або підкласти у документи ще до проведення. Для цього після «Розрахувати» вгорі зʼявляється кнопка «Експорт в XLSX» — вона вивантажує файл із тим самим розрахунком, що ви бачите на екрані: усі співробітники, усі колонки схеми і рядок «Разом». Суми у файлі — справжні числа, тож їх одразу можна підсумовувати чи звіряти в Excel.

Якщо в розрахунку кілька схем, кожна лягає на окремий аркуш файлу зі своїм підсумком «Разом». Експорт нічого не проводить — це просто збережена копія попереднього перегляду, тож вивантажувати його можна скільки завгодно разів.

Якщо кнопка позначена короною — експорт в Excel доступний на вищому тарифі.

Крок 3. Натисніть «Провести»

Коли все перевірено, натисніть «Провести» внизу. Система запише нарахування, оновить баланси співробітників і відкриє картку готового прогону. Ось тепер зарплату нараховано — до цього моменту жодних змін у балансах не було.

Вивантажити проведене нарахування в Excel

Повернутися до вже проведеного нарахування можна будь-коли: на екрані Нарахування відкрийте потрібний рядок у списку — відкриється його картка з повною таблицею по співробітниках і підсумками. Унизу картки є кнопка «Експорт в XLSX» — вона вивантажує той самий розрахунок, що й на екрані: окремий аркуш на кожну схему, усі колонки і рядок «Разом», суми справжніми числами.

Це зручно, коли файл із зарплатою за місяць потрібен уже після проведення — для бухгалтерії, звірки чи архіву. Вивантаження нічого не змінює в самому нарахуванні, тож робити його можна скільки завгодно разів. Як і на прев'ю, якщо кнопка позначена короною — функція доступна на вищому тарифі.

Нарахування, внесені імпортом

Якщо частину історії ви переносили з іншої системи файлом (імпорт по компонентах схеми), такі нарахування у списку мають позначку «Імпортовано» біля періоду, а їхня картка — бейдж «Імпортований прогін». Біля кожної імпортованої суми стоїть значок імпорту; якщо система могла порахувати цю суму за схемою і результат відрізняється — розрахована цифра показана дрібним сірим поруч, для порівняння. У розрахунковому листку такі рядки мають бейдж «Імпорт» (а змінені вручну — «Вручну») і підпис «розраховано: …».

Якщо за цей період уже є нарахування

За той самий місяць повторно провести нарахування не можна — щоб не задвоїти зарплату. Якщо таке трапилось, після розрахунку ви побачите жовте попередження:

Якщо попереднє нарахування було помилковим і його треба переробити:

1. Натисніть посилання «Скасувати наявний прогін» у попередженні.
2. У вікні підтвердження буде видно, скільки записів і на яку суму буде видалено. Натисніть «Скасувати прогін».
3. Попереднє нарахування скасовується, баланси перераховуються, попередження зникає — і ви одразу можете натиснути «Провести» заново з уже розрахованою таблицею.

Увага: скасування видаляє проведені записи назавжди — робіть це лише коли справді треба переробити нарахування за цей місяць.