Як змінити розраховану суму вручну при нарахуванні

Іноді бухгалтеру потрібно провести суму, відмінну від тієї, яку порахувала формула: наприклад, нарахувати більший аванс, бо дозволяє бюджет. Для цього в Staff є ручна правка значення прямо на кроці перевірки нарахування — з повним перерахунком решти рядків і збереженням обох сум в історії.

Крок 1. Дозвольте зміну в схемі нарахування

Правити можна лише ті рядки схеми, для яких це явно дозволено. Відкрийте Налаштування → Схеми нарахування, оберіть схему і в потрібному рядку (наприклад, «Аванс») увімкніть перемикач «Дозволяти змінювати під час нарахувань».

Після вмикання оберіть, які саме зміни дозволені:

• Будь-яка зміна — суму можна і збільшити, і зменшити;
• Лише більше — тільки в більшу сторону від розрахованої (наприклад, аванс можна підняти, але не занизити);
• Лише менше — тільки в меншу сторону.

Не забудьте зберегти схему.

У нових робочих просторах дозвіл на рядку «Аванс» стандартної схеми вже увімкнено. Якщо ви користуєтесь Staff давно — увімкніть його один раз вручну, як описано вище.

Крок 2. Змініть суму на перевірці нарахування

Відкрийте Нарахування, оберіть компанію і місяць, натисніть «Розрахувати». У колонках, де зміна дозволена, біля кожної суми з'являється олівець (він помітніший, коли навести курсор на рядок).

Натисніть олівець — під числом відкриється маленьке віконце з полем для нової суми:

Введіть нову суму і натисніть OK — весь рядок співробітника миттєво перерахується вже з вашим значенням: зміняться залежні рядки (наприклад, «Зарплата (залишок)») і підсумки. Якщо для рядка дозволена зміна лише в один бік, віконце підкаже межу («Не менше…» / «Не більше…»).

Змінене число підсвічується, а біля імені співробітника з'являється позначка. Навівши курсор на суму, побачите підказку «Розраховано: …» — початкове значення формули. Щоб відмовитись від правки, відкрийте олівець ще раз і натисніть «Скинути до розрахованого».

Ті самі правки доступні і в розрахунковому листі: клацніть рядок співробітника, перейдіть на вкладку «Правки» — під правками показників є блок «Компоненти (ручна правка)». Введіть нову суму і натисніть «Перерахувати» внизу вкладки.

Крок 3. Проведіть нарахування

Далі все як звичайно: кнопка «Провести». Нарахування ляже вже з вашими сумами — жодних окремих коригувальних записів не створюється.

Кілька важливих нюансів:

• якщо в компанії налаштований платіжний календар і ви проводите конкретну виплату (аванс чи зарплату), правити можна лише ті рядки, які проводяться саме цією виплатою;
• правки діють один раз — на поточний розрахунок. Зміна місяця, компанії чи виплати скидає їх;
• якщо між правкою і проведенням вхідні дані змінились так, що правка порушує дозволений напрямок, система не проведе нарахування і пояснить чому.

Що буде з другою виплатою місяця

Якщо виплат у місяці дві (наприклад, аванс і зарплата) і аванс ви провели зі зміненими сумами, то під час нарахування залишку система не перераховує аванс формулою заново — у колонці авансу стоять саме ті суми, які було проведено, разом із вашими правками. Біля таких чисел показується замочок: навівши курсор, побачите підказку «Фактично проведена сума з попереднього прогону» і, для довідки, скільки зараз виходить за формулою.

Додатково вся проведена виплата позначається зеленою галочкою — у заголовку колонки (наприклад, біля назви «Аванс») і на відповідній плитці в підсумках «Разом» унизу. Навівши курсор на галочку, побачите, хто і коли провів цю виплату — наприклад, «Проведено 20.01.2026 15:21 · Олена Бухгалтер». Так одразу зрозуміло, яка частина місяця вже закрита і ким.

«Зарплата (залишок)», інші залежні рядки та підсумки внизу рахуються від цих фактичних сум — повторно нічого правити не треба: аванс і зарплата разом складуть рівно стільки, скільки належить людині «до виплати». Змінити вже проведений аванс на цьому кроці не можна (олівця біля нього немає); якщо суму таки треба виправити — скасуйте проведений аванс у картці нарахування і проведіть його заново.

Де потім видно, що суму було змінено

• У картці проведеного нарахування змінені суми позначені олівчиком — підказка показує «Розраховано: … → Змінено вручну: …», а суми, взяті з попередньої виплати, мають той самий замочок.
• У розрахунковому листі співробітника в модалці «Звідки взято» такий рядок має джерело «Змінено вручну» і поруч показує розраховане значення.

Так завжди можна відповісти на питання «чому сума саме така»: видно і що порахувала формула, і що ввів бухгалтер.

---

Дивіться також: Як провести нарахування зарплати за схемою, Разові ручні нарахування, утримання і правки, Як налаштувати схему нарахування зарплати.