Як налаштувати схему нарахування зарплати

Схема нарахування — це шаблон, за яким система автоматично розраховує зарплату співробітника. Замість того щоб кожного разу вручну вводити суми, ви один раз описуєте правила — і система рахує сама.

Схема складається з компонентів: кожен компонент — це одна складова зарплати (наприклад, оклад, премія, надбавка). Для кожного компонента вказується формула: або фіксована сума, або розрахунок на основі інших показників.

Крок 1. Відкрийте розділ «Розрахунок виплат»

У бічному меню перейдіть до Налаштування → Розрахунок виплат.

Тут відображається список усіх схем, які вже створені у вашому робочому просторі.

Список схем нарахувань у розділі «Розрахунок виплат»

Крок 2. Створіть нову схему

Натисніть кнопку «+ Додати схему» у верхньому правому куті.

У формі вкажіть:

Назва — як ця схема буде відображатися у списку (наприклад, «Менеджер з продажу» або «Базова ставка»).
Опис — необов'язково, але корисно, якщо схем буде декілька.

Збережіть схему.

Крок 3. Додайте компоненти

Після збереження схема відкривається в режимі редагування. Додайте один або кілька компонентів — це складові зарплати. Новий рядок додає кнопка «Додати рядок-формулу» під списком компонентів: він з'являється останнім і з позначкою «Без категорії» — натисніть її й оберіть категорію зі списку (оклад і премія — «Нараховано (брутто)», податки — «Податки та утримання», аванс і зарплата — «На руки співробітнику», проміжні розрахунки — «Довідкове значення»).

Для кожного компонента вкажіть:

Назва — наприклад, «Оклад», «Премія», «Надбавка за стаж».
Тип формули — оберіть між «Фікс» (фіксована сума), «Відсоток» або «Формула» (вираз з змінними).
Формула — вираз для розрахунку. Можна вписати число або посилатися на змінні.
Тип значення (перемикач ₴ / N / % поруч із категорією) — як система рахує й показує результат компонента. Гроші (₴) — звичайна сума: округлюється до копійок і показується з валютою; це вибір за замовчуванням. Число (N) — коефіцієнт або кількість, наприклад навантаження 24/18: без валюти й без округлення, щоб залежні суми не втрачали копійки. Відсоток (%) — частка, яку система показує як відсоток: 0,4 стане «40 %». Числа й відсотки не потрапляють у підсумки прогону, бо їх сума не має сенсу.
Умова розрахунку (необов'язково) — посилання «+ Умова розрахунку» під формулою відкриває поле «Розраховувати тільки якщо». Компонент рахується лише коли умова виконується (наприклад, ets_grade > 0 — тільки для педагогів із заповненим розрядом); для решти він дорівнює нулю, і саме нуль підставляється у формули інших компонентів.

Приклади формул

Що потрібно	Формула
Фіксований оклад 30 000 грн	`30000`
10% від окладу як премія	`base_salary * 0.1`
Максимум з двох значень	`max(ціна_год * кількість_годин, мінімальна_зп)`
Надбавка за вислугу років: 10 % після 3 років стажу, 20 % після 10, 30 % після 20	`oklad * if(seniority_years >= 20, 0.3, if(seniority_years >= 10, 0.2, if(seniority_years >= 3, 0.1, 0)))`
Коефіцієнт навантаження вчителя (тип значення — число)	`teach_hours / norm_hours`

Надбавка за вислугу років. Змінна seniority_years — це повних років страхового стажу співробітника на кінець розрахункового періоду: стаж на дату прийому з картки співробітника плюс періоди роботи в системі. Формула з прикладу сама перемикає надбавку в тому місяці, коли людина перетинає 3, 10 чи 20 років, тож стежити за межами вручну не потрібно. Щоб стаж рахувався правильно, заповніть його в картці співробітника — як це зробити, описано в статті Баланс відпустки і страховий стаж. Якщо стаж у картці не заповнений, система бере лише роки роботи в ній.

Проміжні коефіцієнти. Якщо один компонент — це множник для інших (коефіцієнт навантаження, частка ставки, надбавка у відсотках), поставте йому тип значення «Число» або «Відсоток». Тоді він не округлюється до копійок, і компонент, який на нього посилається, отримає точну суму. У прев'ю нарахування, картці прогону й розрахунковому листку такий компонент показується як звичайне число без знака валюти.

Прихований стовпець. Коли у схемі багато компонентів, таблиці попереднього розрахунку і картки нарахування стають надто широкими. Для допоміжних компонентів (коефіцієнти, проміжні суми, довідкові значення) натисніть у рядку компонента пігулку «У таблиці» — вона стане «Прихований стовпець». Пігулка стоїть у правому нижньому куті рядка компонента: під полем формули й умовою «Розраховувати тільки якщо», праворуч від перемикача «Дозволяти змінювати під час нарахування». Такий компонент і далі рахується, входить у підсумки й розрахунковий листок, але в таблицях розрахунку його стовпець за замовчуванням не показується. Увімкнути його на час перегляду можна кнопкою «Стовпці» над таблицею — як це працює, описано в статті Як провести нарахування зарплати за схемою. Позначка набуває чинності після кнопки «Зберегти схему» вгорі редактора; після збереження система повертає до списку схем у розділі «Розрахунок виплат».

Рядок компонента схеми з увімкненою позначкою «Прихований стовпець»

Змінні — це показники, доступні у формулах: ставки, відсотки, кількість відпрацьованих днів тощо. Їхні значення задаються в розділі «Змінні розрахунків» або на картці співробітника. Як завести власний показник, описано в статті Як додати власний показник у «Змінні розрахунків».

Усі доступні змінні зібрані в одній панелі праворуч від списку компонентів. Вона лишається на екрані, поки ви гортаєте схему, тож не треба щоразу шукати потрібний показник біля кожної окремої формули.

Редактор схеми: компоненти ліворуч, спільна панель змінних праворуч

Як вставити змінну у формулу:

Поставте курсор у поле формули потрібного компонента — угорі панелі з'явиться підпис «Вставка в рядок: …», щоб було видно, куди саме піде вставка.
Клацніть по потрібній змінній — вона з'явиться там, де стоїть курсор.

Змінну можна також просто перетягнути мишею з панелі у формулу. Якщо змінних багато — скористайтеся пошуком угорі панелі.

У панелі змінні розкладені по групах:

Постійні — значення майже не змінюється (ставка ПДФО, мінімальна зарплата, оклад). Поточне значення показане в дужках прямо на плашці.
Періодичні (позначка •) — значення вводиться заново за кожен період, наприклад премія.
Обчислювані (позначка ƒ) — рахуються автоматично з виробничого календаря, розрахункового періоду й картки співробітника: відпрацьовані дні, дні у місяці, повних років страхового стажу (seniority_years) тощо.
Рядки схеми — інші компоненти цієї ж схеми, на які можна посилатися у формулі.

Наведіть курсор на будь-яку змінну — підказка покаже її повну назву, код і коротке пояснення, що це за показник.

Якщо потрібної змінної ще немає — кнопка «+ Нова змінна» внизу панелі створить її, не виходячи з редактора. Саму панель можна згорнути стрілочками в її заголовку, щоб звільнити місце під формули.

Додайте стільки компонентів, скільки потрібно. Компоненти рахуються згори вниз, тому рядок, що посилається на інший компонент, має стояти нижче за нього: формула, яка згадує компонент із нижчого рядка, отримає нуль замість його значення. Порядок змінюється перетягуванням за ручку з крапками ліворуч від рядка.

Крок 4. Збережіть схему

Після додавання всіх компонентів натисніть «Зберегти схему». Схема готова до використання.

Крок 5. Призначте схему співробітникам (необов'язково)

Якщо схема позначена як «За замовчуванням», вона автоматично застосовується до всіх співробітників, яким не призначена інша схема — цей крок можна пропустити.

Якщо ж у вас кілька схем для різних категорій персоналу, призначте потрібну схему кожному співробітнику вручну: натисніть «Призначити співробітникам» прямо у редакторі схеми, або відкрийте картку співробітника у розділі Команда і вкажіть схему там.

Крок 6. Проведіть нарахування

Коли схема призначена, можна провести нарахування.

Перейдіть до розділу Нарахування у бічному меню.
Оберіть компанію та розрахунковий період.
Натисніть «Розрахувати» — система покаже попередній розрахунок для кожного співробітника на основі його схеми.
Перевірте суми. Якщо все вірно — натисніть «Провести нарахування».

Екран нарахування: вибір компанії, розрахункового періоду та кнопка «Розрахувати»

Увага: після проведення нарахування транзакції зафіксовуються і впливають на баланс співробітника. Скасувати проведене нарахування не можна — лише скоригувати окремою транзакцією.

Що відбувається після проведення

Для кожного співробітника створюється запис про нарахування із деталізацією по компонентах.
Баланс співробітника збільшується на нараховану суму.
Нарахування відображається в розділі Нарахування → Історія та на картці співробітника.

Тепер ви можете переходити до виплат — розділ Виплати дозволяє зафіксувати фактичну виплату та відслідкувати залишок боргу перед кожним співробітником.