Як нарахувати відпускні, лікарняні та декретні

Оплачувані відсутності (відпустка, лікарняний, декрет) система нараховує сама — за середнім заробітком і за правилами законодавства. Ваша задача — підтвердити документ і натиснути «Провести».

Крок 1. Створіть і підтвердіть документ

Створіть відсутність у календарі (перетягуванням по днях) або з картки працівника (секція «Відсутності» на вкладці працевлаштування, кнопка додавання). Оберіть тип, дати, за потреби — коментар і номер е-лікарняного. Потім підтвердіть документ — це означає «факт узгоджено».

Крок 2. Прев'ю розрахунку

У підтвердженого документа оплачуваного типу з'являється дія «Провести нарахування». Спершу відкриється попередній розрахунок:

Середньоденна — з розшифровкою: за якою методикою порахована (12 місяців для відпускних, лікарняна методика для лікарняних/декретних), за яке вікно і з яких сум. У розрахунок середньої йдуть нараховані суми заробітку до утримання податків — так вимагає законодавство.
Відсоток стажу — для лікарняних: 50/60/70/100% залежно від страхового стажу.
Помісячна розбивка — якщо відсутність переходить через межу місяця (відпустка з 25-го по 7-ме, декрет на 126 днів), суми автоматично діляться по місяцях. Це важливо для правильних податків.
«Разом» унизу вікна — це сума «До виплати»: скільки людина отримає на руки після утримання ПДФО і військового збору. Повне нарахування і кожен податок видно окремими рядками таблиці вище.
Попередження — система чесно скаже, якщо щось неточно: «стаж невідомий» (заповніть страховий стаж), «розрахунок з окладу» (у вікні не було заробітку — середня взята з окладу), «нульова середня».

Крок 3. Проведіть

Кнопка «Провести» створює нарахування: воно з'являється в операціях працівника, документ отримує статус «Проведено» (позначка ₴ у календарі), дні відпустки списуються з балансу. Баланс працівника — і підказка суми в «Наступних виплатах» — зростає саме на «До виплати» (на руки): податки нараховуються окремими рядками і на руки не видаються.

Що рахується для кожного виду:

Відпускні — середньоденна за 12 місяців × календарні дні відпустки, плюс податки (ПДФО, військовий збір, ЄСВ).
Лікарняні — окремо перші 5 днів за рахунок роботодавця і окремо частина Пенсійного фонду з 6-го дня. Обидві частини множаться на відсоток стажу. ПФУ-частина позначена як «відшкодовується» — її видно окремою категорією у звітах (перемикач «Відшкодовується ПФУ» є в довіднику категорій нарахувань).
Декретні — 100% середньої незалежно від стажу, повністю за рахунок ПФУ, без утримання ПДФО і військового збору (тільки ЄСВ), з місячною мінімальною планкою за законом. Тому для декретних «До виплати» дорівнює повній сумі допомоги.

Формули цих розрахунків — не «чорна скринька»: вони лежать у Налаштування → Розрахунки виплат, група «Відсутності» (Відпускні, Лікарняні, Декретні, Компенсація відпустки, Відрядження), і їх можна редагувати як звичайні схеми.

Коли платити відпускні

Закон вимагає виплатити відпускні не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки. Система підказує цей строк сама:

У розділі «Виплати» біля працівника з проведеними, але ще не виплаченими відпускними з'являється бейдж «Відпускні — до DD.MM». Якщо строк наближається або вже минув — бейдж підсвічується червоним.
У вікні виплати такому працівнику видно блок «Податки з відпускних — сплатити разом з виплатою»: ПДФО, військовий збір і ЄСВ за законом перераховуються державі в день виплати відпускних. Система показує готові суми з розрахунку документа — нічого не треба рахувати вручну.

Після проведення

У проведеного документа доступні дії:

«Переглянути нарахування» — вікно з повним знімком розрахунку: середня, вікно, стаж, компоненти, помісячна розбивка.
«Розпровести» — прибрати нарахування (документ повернеться у «Підтверджено», дні повернуться в баланс).
«Скасувати» — скасувати документ узагалі; якщо він був проведений, нарахування сторнуються автоматично.
«Змінити дати» — тільки для проведених лікарняних: якщо лікарняний продовжили, оберіть нову дату завершення — система донарахує різницю окремою операцією, не переписуючи вже проведене. Середня при цьому лишається «замороженою» на дату початку хвороби, як вимагає законодавство. Дату початку змінити не можна — це вже інший страховий випадок (скасуйте документ і створіть новий).

Як це дружить з місячною зарплатою

Місячний оклад рахується за фактично відпрацьовані дні: підтверджена або проведена відсутність автоматично зменшує оклад місяця. У попередньому розрахунку нарахувань біля працівника видно бейдж відсутності з поясненням, скільки робочих днів знято. Якщо в періоді є підтверджена оплачувана відсутність, за якою ще не проведене нарахування, система покаже жовте попередження — щоб відпускні не загубилися.

Якщо ваші схеми створені давно і формула окладу не враховує відпрацьовані дні, редактор схем сам підкаже це банером з прикладом формули.