Авто-категоризація платежів: правила та AI-групування

Кожен платіж в обліку потребує облікової статті (категорії) та часто — контрагента чи проєкту. Робити це вручну для сотень операцій щомісяця — довго. OneB бере рутину на себе через авто-категоризацію, яка працює у три шари: правила (жорстка логіка «якщо→то»), історія та передбачення (система вчиться на ваших рішеннях) і AI-групування (масова категоризація схожих платежів). Разом вони роблять обробку інбоксу дедалі швидшою.

Правила: логіка «ЯКЩО → ТО»

Правило — це автоматичне рішення: якщо платіж відповідає умовам, то система проставляє йому статтю, контрагента, проєкт чи мітки. Створення правила — майстер із трьох кроків.

Крок 1 — Основне:

• Тип операції — правило працює для доходів або витрат.
• Виконання умов — «Всі умови» (логічне І: спрацьовує, лише коли виконані всі) чи «Будь-яка умова» (логічне АБО).
• Рахунки — де діє правило: у всіх рахунках, лише в обраних або в усіх, окрім винятків.

Крок 2 — Умови та дії:

• Умови (ЯКЩО) — кожна умова складається з трьох частин: об'єкт (наприклад, призначення платежу чи сума), оператор (містить, дорівнює тощо) і значення (текст чи число). Можна додати до 15 умов. Приклад: «якщо призначення містить «ArchiCAD».
• Дії (ТО) — що проставити: облікову статтю, контрагента, проєкт, мітки. Приклад: «то встановити статтю «Онлайн-сервіси».

Крок 3 — Запуск:

• Назва — щоб легко впізнати правило у списку.
• Пріоритет (0–99) — якщо під платіж підходять кілька правил, спрацьовує те, у якого пріоритет вищий. Це запобігає конфліктам логіки.
• Автоматично підтверджувати платежі — важливий нюанс: якщо ввімкнути, правило не лише категоризує, а й одразу підтверджує платіж, пропускаючи ручний крок. Ставте лише для правил, у яких упевнені на 100%, — інакше помилка потрапить у звіти без вашого перегляду.

Правило можна також створити прямо з платежу в інбоксі (кнопка «Створити правило») — умови й дії підставляться з цього платежу автоматично.

Запропоновані правила

Не обов'язково вигадувати правила самостійно: система сама знаходить закономірності у ваших платежах і в бібліотеці шаблонів OneB та пропонує готові правила, які створюються одним кліком. Дивіться Налаштування → Правила → «Рекомендовані» і статтю Запропоновані правила.

AI-групування необроблених платежів

Замість того щоб категоризувати кожен рядок окремо, OneB може згрупувати схожі необроблені платежі й дати вам призначити категорію одразу цілій групі — або згенерувати з неї правило.

Алгоритм аналізує призначення платежів і суми та збирає їх у групи за схожістю. Ключові налаштування:

• Поріг схожості / нечіткий поріг — наскільки близькими мають бути описи, щоб потрапити в одну групу. Нижчий поріг = більші групи, але менш точні; вищий = точніші, але дрібніші.
• Нечіткий пошук — знаходить схожі платежі навіть із різними формулюваннями чи описками.
• Мін. розмір групи — щоб не плодити групи з одного платежу.

Для кожної групи видно приклади коментарів (реальні призначення з банку), суми та кількість платежів. Ви обираєте статтю й контрагента для всієї групи або тиснете Створити правило — і наступного разу ці платежі категоризуються самі. Блок «Статистика групування» показує ефективність (скільки платежів вдалося охопити).

Передбачення в інбоксі (🔮)

Коли правил і накопиченої історії достатньо, у інбоксі поряд із платежем з'являється підказка-передбачення статті з рівнем впевненості. Її можна прийняти одним кліком. Що більше ви категоризуєте — то точніші передбачення.

Що це дає власнику бізнесу

• Економія часу. Рутина категоризації сотень платежів стискається до перегляду й кількох підтверджень.
• Єдина логіка обліку. Однакові платежі завжди отримують ту саму статтю — звіти стають зіставними між періодами.
• Масштабованість. Що більший оборот, то більше економить автоматика; додавання правил окупається щомісяця.
• Контроль ризику. Авто-підтвердження вмикається вибірково — там, де ви впевнені, решта проходить через ваш перегляд.

Пов'язані статті: Обробка платежів · Запропоновані правила · Контрагенти · Операції (угоди)