Категорії документів

Категорія документа — назва конкретної господарської операції, під яку ви оформлюєте документ складу: наприклад «Надходження від постачальника», «Повернення від постачальника», «Відвантаження клієнту», «Списання браку». Категорія показує, що саме відбулось, а не просто якого типу документ.

Навіщо це знати

• Категорія одразу підказує зміст документа в списку — не треба відкривати кожен, щоб зрозуміти, що це за операція.
• Категорія прив'язана до контрагента: якщо операція завжди йде з постачальником чи клієнтом (як «Надходження від постачальника»), категорія сама вимагає його вказати — документ без контрагента не збережеться.

Категорії документів — окремі від категорій товарів (ті групують номенклатуру на складі, а не документи).

Що налаштовується в категорії

Кожна категорія прив'язана до одного типу документа — Відвантаження, Надходження, Заявка або Інвентаризація. Наприклад, «Повернення від постачальника» — це категорія типу Відвантаження (товар іде назад постачальнику).

Додатково для категорії можна вказати:

• Контрагент — чи операція цієї категорії стосується клієнта, постачальника, чи взагалі без контрагента («Прихований»);
• Обов'язково — якщо позначено, під час створення документа цієї категорії контрагента доведеться обрати.

Де керувати категоріями

Розділ Налаштування → Категорії → вкладка Документи. Там можна створити нову категорію, відредагувати чи видалити наявну. Категорію також можна створити «на льоту» прямо під час оформлення документа — просто почніть вводити нову назву в полі категорії.

Приклад

Склад отримує товар від постачальників і час від часу повертає їм брак. Для цього заводять дві категорії: «Надходження від постачальника» (тип Надходження, контрагент Постачальник, обов'язково) і «Повернення постачальнику» (тип Відвантаження, контрагент Постачальник, обов'язково). Тепер обидві операції не сплутати між собою, і кожен документ одразу містить, з ким саме вона проведена.