Бізнеси все більше залежать від SaaS-рішень — програм, що працюють за моделлю підписки: CRM, Zoom, Canva, Notion, ChatGPT, бухгалтерські сервіси, реклама тощо.

Такі платежі часто виглядають незначними —** $10–$50 на місяць.** Але якщо їх десятки, то сума може перевищувати 1 000 доларів щомісяця. Без контролю ці витрати з’їдають прибуток непомітно.

За даними Forbes Tech 2025, середній малий бізнес витрачає до 8% свого обороту на SaaS-послуги, з яких третина — непотрібні або дублюючі.

Облік підписок у законодавстві України

У 2025 році підписки (SaaS) для бізнесу підпадають під категорію “витрат на послуги з ІТ-сервісів”.

Для ФОПів і ТОВ це означає:

• Витрати визнаються господарськими, якщо сервіс пов’язаний із діяльністю (наприклад, CRM, бухгалтерія, маркетинг).
• Необхідно мати документальне підтвердження: інвойс, виписку з банку або електронний чек.

Якщо сервіс зарубіжний (наприклад, Google, Adobe, ChatGPT), то може застосовуватись ПДВ на імпорт послуг (ст. 208 ПКУ).

У 2025 році податкова все частіше запитує підтвердження витрат на закордонні сервіси — тому облік підписок має бути прозорим і документованим.

Типові проблеми бізнесу

Ніхто не знає, скільки підписок реально активні. Компанії часто платять за акаунти співробітників, які давно не працюють.

Платежі розкидані по картках. Один підприємець платить з особистої картки, інший — із корпоративної, і витрати губляться.

Немає аналітики.. Ніхто не знає, скільки витрачається на маркетинг-сервіси, а скільки — на продуктивність.

Складно обґрунтувати витрати перед податковою.. Якщо немає офіційного рахунку або інвойсу, витрати не визнаються.

Як правильно вести облік підписок

1. Створи централізований реєстр усіх сервісів

Занеси у таблицю (або одразу в OneB):

Назву сервісу

Категорію (маркетинг, аналітика, бухгалтерія, комунікації)

Ціну

Валюту

Дату наступної оплати

Хто користується

У OneB це робиться автоматично — кожна транзакція з банку фіксується і прив’язується до постачальника.

2. Розділи обов’язкові й допоміжні сервіси

Визнач, без яких бізнес не може працювати (CRM, бухгалтерія), і ті, що можна оптимізувати. Це допоможе зменшити “підписковий шум” і зекономити 10–30% витрат.

3. Зберігай інвойси та виписки

Кожен платіж за SaaS потрібно підтвердити документально:

електронним рахунком або квитанцією,

випискою банку (або з платіжної системи).

OneB автоматично підтягує PDF-інвойси з пошти або інтеграцій (Google, Stripe, Revolut).

4. Плануй і прогнозуй витрати на сервіси

Багато SaaS списують оплату автоматично, тому важливо бачити календар оплат. У OneB можна налаштувати нагадування про списання — система попередить про майбутній платіж або перевищення бюджету.

5. Використовуй аналітику ефективності

Кожен сервіс повинен приносити користь. OneB дозволяє бачити, скільки коштів витрачається на певну категорію сервісів і як це співвідноситься з прибутком.

Як OneB автоматизує облік підписок

OneB створений для того, щоб фінанси працювали системно, навіть коли ви користуєтесь десятками сервісів.

Можливості:

🔄 Автоматичне зчитування SaaS-платежів із банків і платіжних систем.

🧾 Автозавантаження інвойсів і рахунків з Gmail, PayPal, Revolut.

💰 Аналітика по категоріях: скільки бізнес витрачає на ІТ, маркетинг, комунікацію.

🔔 Нагадування про продовження підписки — щоб уникнути зайвих списань.

📊 Звіт “Recurring Expenses” — показує суму щомісячних підписок і динаміку витрат.

📌 OneB — це ваш “фінансовий контролер”, який стежить за кожним підписним доларом і не дозволяє витратам рости неконтрольовано.

📚 Книги та інструменти для фінансової грамотності

Книги:

Майк Міхаловіц — «Прибуток понад усе» — як знайти витрати, які “з’їдають” прибуток.

Нір Еяль — «Залипни!» — як працює економіка підписок і чому важливо її розуміти.

Кал Ньюпорт — «Цифровий мінімалізм» — як фільтрувати зайві інструменти у бізнесі.

Інструменти:

OneB Finance — контроль усіх витрат, у т.ч. SaaS.

Revolut Business / Wise — для міжнародних оплат.

Truebill / Bobby — трекери підписок (якщо ведете особистий облік).

ВисновокПідписки — це зручно, але без системного контролю вони перетворюються на “фінансовий витік”.Щоб уникнути цього:

-тримай усі сервіси на обліку,

-фіксуй кожну оплату,

-аналізуй користь і вартість.

З OneB ти бачиш кожну підписку, контролюєш календар оплат і витрати в реальному часі.Ти не платиш за “забуті сервіси”, а використовуєш лише те, що приносить бізнесу результат.

Бо фінансова дисципліна починається не з податків, а з обліку підписок, які ти щомісяця навіть не помічаєш.