Папір — це минуле. Бізнес переходить у цифру

Кожен підприємець хоча б раз стикався з хаосом документів: рахунки губляться, акти не підписані, клієнт не може знайти свій екземпляр. У 2025 році більшість компаній в Україні вже переходять на електронний документообіг (ЕДО) — не як тренд, а як необхідність.

Цифровий облік документів — це не тільки швидше, а й безпечніше. Паперові архіви більше не потрібні, підпис у PDF має юридичну силу, а перевірки податкової тепер приймають електронні файли.

Законодавча база 2025

1. Електронний документообіг в Україні регулюють:
2. Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг”;
3. Закон “Про електронний підпис”;
4. Наказ Мінцифри №103/2023, який визначає вимоги до форматів і зберігання електронних документів.

Ключове:

Електронний документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), має таку ж юридичну силу, як і паперовий, підписаний вручну.

Це означає, що будь-який акт, договір, рахунок або накладна у цифровому вигляді є офіційним документом.

Чому компанії переходять на ЕДО

1. Економія коштів

• до 70% менше витрат на друк, архіви, кур’єрів;
• автоматичне формування актів і рахунків — без людського фактора.

2. Економія часу

• підписання документів за хвилину, без зустрічей;
• автоматичне збереження копій і контроль статусів.

3. Безпека

• неможливо підробити документ із КЕП;
• резервне копіювання у хмарі.

4. Юридична сила

• підходить для перевірок ДПС, судів, аудиту;
• не потрібно дублювати документи на папері.

5. Швидкість взаємодії з клієнтами

• акт і рахунок відправляються клієнту миттєво;
• підпис — просто через смартфон.

Як це працює на практиці

Сценарій:

Ви створюєте акт або рахунок у OneB.

Клієнт отримує посилання на документ на email або у месенджер.

Підписує документ КЕП (через «Дію» або інший сервіс).

Обидві сторони отримують копії документів з міткою часу.

Усе автоматично фіксується в обліку — без сканів, печаток і паперу.

Як OneB допомагає бізнесу перейти на ЕДО

OneB — це система, яка об’єднує фінанси, документообіг і облік в одному місці.

Що ви отримуєте:

📄 Автоматичне створення документів — акти, рахунки, накладні, договори формуються за шаблонами.

🖋️ Підпис КЕП онлайн — прямо у OneB, без сторонніх сервісів.

📬 Відправлення клієнтам у два кліки — електронною поштою або посиланням.

📁 Електронний архів — пошук за датою, клієнтом, сумою або номером документа.

🧾 Інтеграція з обліком — усі документи автоматично відображаються у фінансових звітах.

🔔 Нагадування про підпис — якщо контрагент затримує підписання.

👉 Бізнес економить до 10 годин на тиждень, зменшує ризик помилок і завжди готовий до перевірок.

Корисні інструменти для цифрового документообігу

OneB Invoice & Finance — формування документів, підпис КЕП, облік, архів.

Дія.Підпис — офіційний державний сервіс для підпису документів.

Вчасно, M.E.Doc, Paperless — для обміну документами з великими компаніями.

Висновок Електронний документообіг — це не просто тренд, а новий стандарт роботи бізнесу у 2025 році. Він дозволяє економити час, гроші та нерви, водночас зберігаючи юридичну силу документів.

З OneB перехід у цифру займає один день — система бере на себе створення, підписання, надсилання й облік усіх документів.

Бізнес майбутнього — це бізнес без паперу. І OneB уже допомагає підприємцям в Україні працювати саме так.