Штатний розпис — це документ, який показує, які посади передбачені в компанії, скільки працівників може бути на кожній посаді та яку оплату праці встановлено.

Для малого бізнесу він часто здається формальністю. Насправді штатний розпис допомагає власнику контролювати структуру команди, фонд оплати праці та майбутні витрати.

Що таке штатний розпис

Штатний розпис визначає організаційну структуру підприємства.

У ньому зазвичай зазначають:

• структурні підрозділи;
• назви посад;
• кількість штатних одиниць;
• посадові оклади;
• надбавки та доплати, якщо вони передбачені;
• місячний фонд оплати праці.

Типової універсальної форми штатного розпису для всіх підприємств немає. Підприємство може розробити власну форму з урахуванням своєї структури.

Для бюджетних установ застосовуються окремі правила та форми.

Чи обов'язково мати штатний розпис

Для підприємств приватного сектору питання не зводиться до простого «так» або «ні».

Законодавство не встановлює єдиної універсальної норми, яка б прямо зобов'язувала кожне приватне підприємство мати саме документ під назвою «штатний розпис». Водночас штатний розпис використовується для визначення структури, посад та умов оплати праці й фактично є важливим кадровим документом.

Якщо компанія має працівників, особливо декілька різних посад, відсутність структурованого документа створює зайві ризики та ускладнює кадровий і фінансовий контроль.

Як скласти штатний розпис

Починати потрібно не з цифр зарплати, а зі структури бізнесу. Спочатку визначте, які функції потрібні компанії.

Наприклад, для невеликої компанії це можуть бути:

• директор;
• менеджер з продажу;
• бухгалтер;
• маркетолог;
• оператор;
• водій.

Після цього визначається кількість штатних одиниць. Наприклад, компанії може бути потрібно два менеджери з продажу, один бухгалтер і один водій.

Далі встановлюються посадові оклади та інші передбачені виплати.

Назви посад мають значення

Назви посад не варто вигадувати довільно. Під час їх визначення потрібно враховувати Класифікатор професій ДК 003:2010, якщо відповідна посада передбачена ним. Це важливо, оскільки назва посади використовується не тільки у штатному розписі. Вона може повторюватися у наказах, трудових документах, кадровому обліку та інших документах підприємства.

Тому краще одразу використовувати коректну професійну назву.

Як визначити зарплату

Штатний розпис допомагає побачити не тільки структуру команди, а й майбутнє фінансове навантаження на бізнес.

Наприклад, якщо компанія планує:

• 3 менеджери по 25 000 грн;
• бухгалтера — 30 000 грн;
• адміністратора — 22 000 грн,

то фонд основних посадових окладів становитиме 127 000 грн на місяць.

Але це ще не повна вартість персоналу. Роботодавець також має враховувати ЄСВ та інші виплати, які можуть виникати відповідно до законодавства та умов праці. Тому штатний розпис можна використовувати як основу для планування фонду оплати праці.

Що робити, якщо працівник працює неповний день

Не завжди одна штатна одиниця означає одного працівника на повний робочий час. Наприклад, одна посада може бути зайнята працівником на умовах неповного робочого часу. Це потрібно правильно відобразити в кадрових документах та організації оплати праці.

Важливо розрізняти:

кількість штатних одиниць і кількість фактичних працівників.

Це не завжди однакова цифра.

Коли потрібно змінювати штатний розпис

Штатний розпис не повинен залишатися незмінним роками. Його потрібно актуалізувати, якщо компанія:

• створює нову посаду;
• ліквідовує посаду;
• змінює кількість штатних одиниць;
• змінює посадові оклади;
• змінює структуру підрозділів.

Зміни оформлюють відповідним наказом або затвердженням нової редакції штатного розпису. Не варто залишати стару структуру, якщо фактично компанія вже працює за іншою моделлю.

Штатний розпис і фінансовий контроль

Для власника штатний розпис — це ще й інструмент управління витратами. Він дозволяє відповісти на прості, але важливі питання:

1. Скільки посад є в компанії?

2. Скільки коштує команда?

3. Які посади створюють найбільше фінансове навантаження?

4. Що станеться з фондом оплати праці після нового найму?

Наприклад, новий працівник із зарплатою 30 000 грн — це не просто «ще одна зарплата».

Компанія отримує додаткові витрати на зарплату, ЄСВ, обладнання, програмне забезпечення, робоче місце та інші потреби. Тому перед створенням нової посади варто оцінювати її не тільки з HR-позиції, а й з точки зору економіки бізнесу.

Як допомагає OneB Staff

Коли команда невелика, штатний розпис можна вести вручну. Але зі зростанням компанії з'являються десятки кадрових даних, документів і фінансових операцій. OneB Staff допомагає централізувати інформацію про працівників та організувати роботу з командою в одному середовищі. Це дозволяє пов'язувати кадрову інформацію з фінансовими показниками та краще контролювати витрати на персонал.

Наприклад, власник може дивитися на команду не просто як на список працівників, а як на одну з основних статей витрат бізнесу.

Висновок

Штатний розпис — це не просто кадровий документ. Для власника бізнесу це карта команди та основа для планування витрат на персонал.

Правильно складений штатний розпис допомагає контролювати структуру посад, фонд оплати праці та зміни в команді.А якщо поєднати кадровий облік із фінансовим управлінням, власник отримує набагато більше контролю над бізнесом.

OneB Staff допомагає систематизувати роботу з працівниками та інформацію про команду, щоб кадровий облік не існував окремо від фінансів компанії.