Особова справа — це сукупність документів, які формуються протягом роботи працівника та містять інформацію про його трудові відносини з роботодавцем. Для бізнесу це не просто папка з копіями документів. Особова справа допомагає підтвердити кадрові рішення, зміни в роботі працівника, його кваліфікацію та інші важливі кадрові події. Водночас не потрібно складати туди абсолютно всі документи, які коли-небудь передавав працівник.

Що може входити до особової справи

Правила ведення діловодства передбачають, що в особових справах документи формуються протягом усього періоду роботи працівника. Серед документів, які можуть входити до справи:

• заява про прийняття на роботу;
• трудовий договір;
• копія або витяг із наказу про прийняття;
• особовий листок з обліку кадрів;
• документи про освіту та кваліфікацію;
• документи про підвищення кваліфікації;
• документи щодо переведення на іншу посаду;
• документи щодо зміни персональних даних;
• документи, що підтверджують право на пільги;
• документи про заохочення та преміювання;
• документи щодо атестації;
• заява про звільнення;
• копія або витяг із наказу про звільнення.

Тобто особова справа формується протягом усього періоду роботи, а не створюється один раз у день прийняття працівника.

Чи потрібно зберігати копію паспорта та ІПН

Копії документів, що містять персональні дані, не варто збирати автоматично «про всяк випадок». Якщо певна інформація необхідна роботодавцю для виконання конкретного обов'язку, її можна обробляти в межах відповідної законної мети.

Але підхід:

«Давайте покладемо в особову справу всі документи працівника» — неправильний.

Чим більше персональних даних зберігає компанія, тим більше відповідальності вона має за їх захист.

Військово-облікові документи

Для працівників, які підлягають військовому обліку, роботодавець працює з відповідною інформацією та військово-обліковими документами відповідно до вимог законодавства.

Але військовий облік і особова справа — не одне й те саме.

Не потрібно перетворювати особову справу на повний архів усієї інформації про військовозобов'язаного. Потрібно зберігати саме ті документи та відомості, які необхідні роботодавцю для виконання встановлених обов'язків.

Що не варто класти в особову справу

Одна з типових помилок — змішувати всі кадрові документи в одну папку.

Наприклад, документи з нарахування зарплати, бухгалтерські розрахунки, табелі та інші документи можуть мати окремий порядок формування та строки зберігання.

Особова справа не повинна перетворюватися на архів усього, що стосується працівника. Документи потрібно групувати відповідно до їх призначення та строків зберігання. Правила діловодства прямо передбачають окреме формування справ за видами документів і строками зберігання.

Паперова чи електронна особова справа?

У 2026 році кадровий документообіг активно переходить в електронну форму. Електронні кадрові документи можуть мати юридичну силу за умови дотримання вимог законодавства щодо їх створення, підписання та зберігання.

У 2026 році також було врегульовано поняття електронної особової справи — сукупності верифікованих електронних документів працівника та кадрових документів, які мають юридичну силу нарівні з документами на матеріальних носіях за дотримання встановлених вимог.

Для малого бізнесу це означає просту річ: кадровий архів необов'язково повинен складатися з шаф із папками. Але просто відсканувати паперовий документ і покласти PDF у Google Drive — не завжди означає створити повноцінний електронний кадровий документ.

Як захищати особові справи

Особова справа містить персональні дані, тому доступ до неї повинен бути обмеженим.

У компанії варто визначити:

- хто має доступ;

- де зберігаються документи;

- хто відповідає за їх ведення;

- як надається доступ до електронних файлів;

- як документи передаються або знищуються після закінчення строку зберігання.

Для паперових справ потрібне фізичне обмеження доступу.

Для електронних — контроль прав доступу, автентифікація та захист інформаційної системи.

Скільки зберігати особову справу

Тут не можна просто сказати: «усі документи зберігаються X років».

Строк залежить від конкретного виду документа та відповідного нормативного переліку. Документи з кадрових питань можуть мати тривалі строки зберігання. Правила організації діловодства передбачають, зокрема, формування особових справ та інших кадрових документів відповідно до строків їх зберігання.

У 2026 році до Переліку типових документів Мін'юст вніс додаткові зміни, тому при визначенні строків потрібно використовувати актуальну редакцію нормативних актів, а не старі шаблони з інтернету.

Особова справа і фінанси бізнесу

Особова справа показує кадрову історію працівника, але фінансовий облік повинен працювати окремо.

Для власника важливо бачити зв'язок:

працівник → посада → робочий час → зарплата → податки → витрати бізнесу.

Саме тому кадрова інформація не повинна існувати окремо від фінансової системи компанії.

Наприклад, зміна посади або умов оплати праці повинна бути відображена не тільки в кадрових документах, а й у подальших фінансових розрахунках.

Як допомагає OneB Staff

Коли працівників декілька, вести окремі папки, Excel-файли та документи в різних місцях стає складно.

OneB Staf дозволяє централізувати інформацію про працівників і пов'язані з ними кадрові процеси.

Це допомагає побудувати зрозумілу структуру:

працівник → документи → кадрові зміни → виплати → фінансові витрати.

Для власника це означає менше ручного пошуку та кращий контроль інформації про команду.

Висновок

Особова справа — це не папка, куди потрібно складати всі документи працівника.

Її завдання — системно зберігати документи, які підтверджують трудові та кадрові відносини.

Правильний підхід у 2026 році:

збирати лише необхідні документи → систематизувати їх → обмежити доступ → контролювати строки зберігання → поступово переводити кадрові процеси в електронний формат.

Для бізнесу це не тільки питання порядку. Правильно організована особова справа зменшує ризик втрати документів, спрощує кадровий контроль і створює основу для системного управління працівниками.