Хвороба працівника — це не просто його відсутність на роботі. Для роботодавця лікарняний означає окрему процедуру: отримати інформацію про непрацездатність, визначити право на виплату, розрахувати суму, оформити рішення та провести оплату.

У 2026 році основним документом для призначення допомоги є електронний листок непрацездатності. Фінансування страхових виплат здійснює Пенсійний фонд України, а роботодавець оплачує перші п'ять днів звичайного захворювання.

Хто оплачує лікарняний

За звичайного захворювання схема проста:

1–5 день — за рахунок роботодавця.

З 6-го дня — за рахунок коштів Пенсійного фонду України.

Для окремих страхових випадків діють інші правила.

Наприклад, лікарняний у зв'язку з доглядом за хворою дитиною або іншим членом сім'ї фінансується за рахунок страхових коштів з першого дня. Для нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання роботодавець оплачує перші 17 днів.

Тому не можна автоматично застосовувати правило «перші п'ять днів платить компанія» до кожного лікарняного.

Від чого залежить сума лікарняних

Розмір виплати залежить насамперед від:

• середньої заробітної плати;
• страхового стажу працівника;
• кількості календарних днів непрацездатності;
• причини непрацездатності;
• наявності спеціального права на виплату у розмірі 100%.

Залежно від страхового стажу лікарняний оплачується у такому розмірі:

до 3 років стажу — 50%;

від 3 до 5 років — 60%;

від 5 до 8 років — 70%;

понад 8 років — 100% середньої зарплати.

Для окремих категорій працівників закон передбачає 100% незалежно від тривалості страхового стажу. До таких категорій, зокрема, належать ветерани війни та деякі інші пільгові категорії.

Як розраховується лікарняний

Базова логіка розрахунку така:

середньоденна зарплата × кількість календарних днів лікарняного × відсоток залежно від страхового стажу.

Середня зарплата визначається відповідно до Порядку №1266.

За загальним правилом береться зарплата, на яку нараховувався ЄСВ, за 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку. Із розрахункового періоду виключаються календарні дні, які не були відпрацьовані з поважних причин.

Наприклад, якщо середньоденна зарплата працівника становить 1 000 грн, страховий стаж дає право на 70%, а лікарняний триває 5 календарних днів:

1 000 × 5 × 70% = 3 500 грн.

Це сума допомоги до застосування передбачених законодавством податкових утримань.

Що змінилося у 2026 році

З 1 травня 2026 року діють зміни до Порядку №1266, внесені постановою КМУ №533 від 29 квітня 2026 року.

Зміни, зокрема, уточнили правила визначення середнього доходу та перелік періодів, які виключаються з розрахункового періоду.

Окремо врегульовано розрахунок страхових виплат для ФОП, осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, та членів фермерських господарств з урахуванням особливостей сплати ЄСВ за себе. Для роботодавців це означає, що старі алгоритми розрахунку лікарняних, які використовувалися до травня 2026 року, потрібно перевірити та привести у відповідність до чинної редакції Порядку №1266.

Якщо стажу менше шести місяців

Окреме правило діє для працівника, який протягом 12 місяців перед страховим випадком набув страхового стажу менше шести місяців.

У такому випадку лікарняний розраховується із фактичної зарплати, з якої сплачувалися страхові внески, але сума допомоги обмежується розміром, розрахованим із мінімальної зарплати.Це важливий момент для нових працівників. Працівник може мати високу зарплату, але короткий страховий стаж — і тоді фактичний розмір лікарняних буде обмежений.

Електронний лікарняний

У сучасній системі роботодавець працює переважно з електронним листком непрацездатності.

Працівнику не потрібно приносити паперовий лікарняний, як це було раніше. Інформація про сформований е-лікарняний надходить до електронних систем Пенсійного фонду, а роботодавець отримує можливість працювати з відповідними даними. Для призначення виплати підставою є належним чином сформований листок непрацездатності. Зміни 2026 року також прямо передбачають можливість використання даних про нараховану зарплату з реєстру застрахованих осіб для розрахунку.

Що робить роботодавець

Після отримання інформації про лікарняний роботодавець має провести необхідні процедури для призначення виплати.

Практично процес виглядає так:

е-лікарняний → перевірка даних → визначення страхового стажу → розрахунок середньої зарплати → визначення суми виплати → рішення про призначення → виплата.

Якщо частина лікарняного фінансується Пенсійним фондом, роботодавець формує заяву-розрахунок і подає її через електронний кабінет страхувальника. ПФУ після опрацювання заяви фінансує кошти на окремий рахунок роботодавця. За інформацією Пенсійного фонду, фінансування здійснюється не пізніше трьох робочих днів після надходження заяви-розрахунку.

Коли працівник отримує гроші

Після отримання фінансування від ПФУ роботодавець виплачує відповідну суму працівнику.

Пенсійний фонд зазначає, що виплата здійснюється, як правило, не пізніше найближчого дня, встановленого для виплати зарплати. Тому лікарняні не повинні залишатися невизначеним платежем «до наступної зарплати».

Бізнесу варто включати їх до свого платіжного календаря.

Лікарняні — це не просто витрати

Для власника компанії лікарняний створює одразу дві задачі.

Перша — правильно провести виплату. Друга — організувати роботу команди під час відсутності працівника.

Особливо це важливо для малого бізнесу, де один працівник може виконувати критичну функцію. Наприклад, якщо захворів єдиний менеджер з продажу, фінансовий наслідок може бути значно більшим за суму самого лікарняного. Компанія може втратити частину продажів, перенести виконання замовлень або залучити іншого працівника до додаткової роботи. Тому лікарняні варто розглядати не тільки як соціальну виплату, а й як частину операційного планування бізнесу.

Документи та облік

У процесі роботи з лікарняним потрібно забезпечити узгодженість між кадровою та фінансовою інформацією.

Повинні збігатися:

дані про працівника → інформація про непрацездатність → розрахунок виплати → бухгалтерський облік → фактична виплата.

Особливо важливо правильно відображати лікарняні у зарплатному та податковому обліку. З 2026 року також змінилися правила подання об'єднаної звітності: з серпня застосовуються оновлені форми, зокрема для ПДФО, військового збору та ЄСВ. Тому при підготовці звітності за зарплатними виплатами потрібно використовувати актуальні форми, а не старі шаблони.

Як контролювати лікарняні в бізнесі

Якщо працівників небагато, інформацію ще можна вести вручну. Але коли команда зростає, з'являється проблема: лікарняні, відпустки, зарплата, документи та кадрова інформація починають зберігатися у різних місцях. У результаті власник не бачить повної картини.

OneB Staff допомагає централізувати інформацію про працівників і пов'язані з ними кадрові процеси.

Це дозволяє вибудувати зрозумілу систему:

працівник → відсутність → виплата → витрати → фінансовий облік.

Для власника це важливіше за сам факт зберігання документа. Він отримує можливість контролювати, як кадрові події впливають на фінанси компанії.

Висновок

Лікарняні — це процес, у якому перетинаються кадровий облік, соціальне страхування, бухгалтерія та фінанси компанії.

У 2026 році базова схема залишається такою:

е-лікарняний → перевірка → розрахунок → рішення → заява-розрахунок → фінансування ПФУ → виплата працівнику.

При цьому роботодавець повинен враховувати страховий стаж, середню зарплату, причину непрацездатності та спеціальні обмеження.

А головне для бізнесу — не сприймати лікарняний як окрему бухгалтерську операцію. Це подія, яка одночасно впливає на гроші компанії, зарплату працівника та організацію роботи команди.