Чому видаткова накладна — ключовий документ у товарному бізнесі
Видаткова накладна — це первинний документ, який офіційно підтверджує передачу товару від продавця до покупця. Без неї неможливо:
- підтвердити факт продажу,
- показати рух товару на складі,
- обґрунтувати витрати або доходи,
- пройти податкову перевірку,
- уникнути суперечок із контрагентом.
У 2025 році видаткова накладна — одна з перших, які ДПС запитує у перевірці щодо товарних операцій.
Будь-який рух товару — продаж, повернення, переміщення між складами — повинен бути підтверджений накладною.
Законодавча база 2025 року
Видаткова накладна регулюється:
- ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»
- Податковим кодексом України (в частині первинних документів — ст. 44, 85)
- Цивільним та Господарським кодексами
У 2025 році документ має повну юридичну силу, якщо:
- містить усі обов’язкові реквізити,
- підписаний власноруч або КЕП,
- відображений у фінансовому й складському обліку.
Коли потрібна видаткова накладна
Видаткова накладна оформлюється у випадках:
Продаж товару
Передача товару покупцю (ФОП, ТОВ, фізособа).
Передача товару між складами
Внутрішній рух товарно-матеріальних цінностей.
Передача на відповідальне зберігання
Якщо товар передають іншій компанії тимчасово.
Повернення товару постачальнику
Підставою є накладна на повернення.
Постачання товарів за договором поставки
Це ключовий первинний документ для підтвердження виконання договору.
Обов’язкові реквізити видаткової накладної
Щоб накладна мала юридичну силу, вона повинна містити:
- Назву документа
- Номер і дату
- Реквізити продавця та покупця:
назва
код ЄДРПОУ / ІПН
адреса
банківські реквізити
- Перелік товарів:
назва
кількість
одиниця виміру
ціна
сума
- Підсумкова вартість накладної
- Підпис відповідальних осіб:
продавця
покупця
- Печатка (у 2025 році необов’язкова)
Якщо хоча б один обов’язковий реквізит відсутній — ДПС може не визнати господарську операцію.
Накладна vs Акт виконаних робіт — у чому різниця?
Вид документа 1. Видаткова накладна використовується для Передачу товару
2. Акт виконаних робіт використовується для Надання послуги або робіт
Помилка у виборі документа → штрафи та невизнання витрат.
Електронна видаткова накладна у 2025 році
У 2025 році електронні накладні прирівняні до паперових відповідно до Закону про електронні довірчі послуги.
Електронна накладна:
- підписується КЕП/Дія.Підпис,
- має юридичну силу,
- автоматично може передаватися контрагенту,
- не потребує друку,
- зберігається у цифровому архіві.
Це пришвидшує документообіг і зменшує ризики втрати документів.
Типові помилки у видаткових накладних
Невірні реквізити покупця
Невідповідність між цінами в договорі й накладній
Відсутність підписів
Невірні одиниці виміру
Неправильний артикул товару
Не відображено рух товару на складі
Накладні оформлені заднім числом — ризик високих штрафів
Ці помилки — причина 80% податкових претензій щодо товарних операцій.
Як OneB автоматизує видаткові накладні
OneB перетворює роботу з накладними на автоматичний процес:
1. Автоматичне формування накладної
Система генерує документ на основі:
договору,
замовлення,
рахунку,
даних зі складу.
2. Підпис КЕП у два кліки
Не потрібно PDF-редакторів — накладна підписується одразу в системі OneB.
3. Автоматична відправка покупцю
Контрагент отримує накладну з можливістю підпису онлайн.
4. Збереження в архіві
Електронне сховище відповідає вимогам законодавства (зберігання 3–5 років).
5. Інтеграція зі складським обліком
OneB автоматично списує товар зі складу.
6. Аналітика товарних рухів
Ви бачите:
топ-товари,
залишки,
швидкість обігу,
фінансовий результат за кожною накладною.
7. Журнал помилок
Система попереджає, якщо реквізити неправильні або не вистачає даних.
OneB прибирає хаос у документуванні та створює прозорий товарний облік.
Висновок
Видаткова накладна — це не просто папір, а ключовий юридичний документ, який підтверджує:
продаж, переміщення, передачу товару, списання зі складу. У 2025 році вона має бути: правильно оформленою, юридично дійсною, збереженою в електронному архіві, доступною для перевірок, інтегрованою з бухгалтерією.
OneB автоматизує весь процес — від створення до підписання і списання товару.*
.Бо там, де є товар, там має бути накладна.. .А там, де є накладна — має бути OneB..
