Чому коворкінг став стандартом бізнесу

У 2025 році дедалі більше українських підприємців і команд переходять на формат гнучкої оренди — коворкінги, офіс-парки, спільні простори. Причини очевидні:

• не потрібно платити за порожні метри,
• гнучкі умови,
• готова інфраструктура,

і найголовніше — це дешевше, ніж утримувати власний офіс.

Проте з точки зору бухгалтерії, коворкінг — не просто “витрата за робоче місце”. Це повноцінна господарська операція, яку потрібно правильно оформлювати, щоб не було проблем із податковою.

Законодавча база 2025 року

Згідно з Податковим кодексом України (ст. 177, 138, 198):

• Плата за оренду або користування коворкінгом визнається витратами на господарську діяльність,
• якщо підприємець або компанія може підтвердити її документально (договір, акт, рахунок, платіж),
• і якщо ці витрати пов’язані з отриманням доходу (наприклад, це місце для роботи співробітників, зустрічей, онлайн-послуг тощо).

Для ФОП на єдиному податку такі витрати не зменшують базу оподаткування, але їх важливо фіксувати для реальної аналітики прибутку. Для ТОВ — це повноцінні витрати, що зменшують податок на прибуток.

Які документи потрібні

Щоб оренда коворкінгу була офіційною господарською операцією, необхідно мати:

Договір оренди або користування простором. У ньому має бути:

• адреса приміщення,
• вартість,
• період користування,
• порядок оплати.

.Рахунок або інвойс від коворкінгу.. Якщо це ТОВ або ФОП — обов’язково з реквізитами, ЄДРПОУ, ІПН.

.Акт наданих послуг (за місяць або день).. Це головний документ для підтвердження витрати.

.Платіжне підтвердження.. Безготівковий переказ на рахунок коворкінгу — найкращий варіант.

Якщо платите готівкою або через Revolut, обов’язково вимагайте чек або електронний квиток з підписом.у Oneb Invoice ви можете зручно використовувати усі ці документи з готовими шаблонами

Як обліковувати витрати на коворкінг

Для ФОП

1. Витрати не впливають на податок, але показують реальний прибуток.
2. Варто вести внутрішній фінансовий облік — скільки коштів іде на оренду, інтернет, каву тощо.
3. Це допоможе при плануванні бюджету й аналізі ефективності роботи.

Для ТОВ

1. Суми оренди коворкінгу входять до витрат підприємства (рахунок 92 “Адміністративні витрати”).
2. Якщо орендодавець — платник ПДВ, можна включити податковий кредит.
3. Якщо договір короткостроковий (до 12 місяців) — не потрібно враховувати активи.

Як рахувати реальну вартість

Більшість компаній помиляються, оцінюючи лише “вартість місця”. Насправді потрібно враховувати:

Стаття витрат Середня сума (грн/міс) КоментарРобоче місце / абонемент 4 000–7 000 Залежить від міста і форматуКава, вода, друк, інтернет 500–1 500 У деяких включено у вартістьПаркінг, зберігання, шафки 300–700 Додаткові опціїПодатки / комісії банку 1–2% Якщо безготівкова оплатаІнші витрати (зустрічі, оренда кімнат) 500–1 000 Неочікувані платежі

Разом: від 5 000 до 10 000 грн/місяць на одного співробітника.Саме ці цифри важливо враховувати у фінансових планах.

Як автоматизувати облік через OneB

OneB робить облік орендованих приміщень і коворкінгів повністю прозорим:

🧾 Створення договорів і актів оренди — за хвилину через шаблони OneB.

💳 Фіксація платежів автоматично — при оплаті з банку або карти.

📊 Аналітика витрат за категоріями: офіс, комунальні, робочі місця, додаткові сервіси.

🔔 Нагадування про наступний платіж — система повідомляє за кілька днів до оплати.

🧠 Звіт “Орендні витрати на одного співробітника” — допомагає оцінити ефективність коворкінгу.

📌 OneB дозволяє вести облік навіть кількох локацій — наприклад, коли команда розподілена між Києвом і Варшавою.

Типові помилки підприємців

Оренда без договору. → Податкова може не визнати витрату.

Оплата з особистої картки. → Порушення фінансової дисципліни.

Відсутність актів. → Витрата не підтверджується документально.

Не ведеться аналітика. → Неможливо оцінити, скільки реально коштує “офіс”.

Корисні ресурси

Податковий кодекс України, ст. 138–140

Мінфін: Роз’яснення щодо оренди приміщень

Книга: Майк Міхаловіц — “Прибуток понад усе”

Книга: Грег МакКеон — “Есенціалізм” — як оптимізувати витрати бізнесу.

ВисновокКоворкінг — це не просто “місце для ноутбука”, а стратегічне рішення бізнесу. Але щоб він був вигідним, а не збитковим, важливо:

- мати всі документи,

- вести облік витрат,

- порівнювати ефективність локацій,

- контролювати оплату та бюджети.

З OneB це все працює автоматично — система фіксує платежі, формує документи, рахує витрати й нагадує про оплату.

Бо бізнес без обліку оренди — це як офіс без Wi-Fi: працювати можна, але довго так не протягнеш.