Чому це важливо

Оренда — популярний спосіб зберегти капітал й бути гнучким. Але в 2025 році для малого й середнього бізнесу важливо не лише укласти договір: потрібно вміти правильно вести бухгалтерію, визнавати витрати, фіксувати поліпшення майна — і досягти прозорості для ДПС.

Законодавча база і стандарти

• НП(С)БО 14 «Оренда» — регламентує облік орендних операцій, але фактично застосовується лише для бухгалтерів, які ведуть фінзвітність за міжнародними стандартами;
• На практиці в Україні орендар веде орендоване майно як операційний витратний актив, а не актив на балансі (пряме визнання);
• Інші нормативні акти — Цивільний кодекс (ремонт, поліпшення), Податковий кодекс (амортизація, податковий кредит), а також Постанова КМУ № 483 (про оренду державного майна) — регулюють процедури оренди державної нерухомості.

Що саме перевіряє закон

1. Періодичність витрат на оренду Орендну плату визнають як витрати, коли вона сплачується, за місяць або період, до яких належить — незалежно від форми оплати (аванс, щомісячно)

2. Поліпшення майна Якщо ви зробили ремонт або модернізацію орендованого приміщення:

• якщо це включено в орендну плату або компенсується — відображаєте як продаж послуг, а не актив;
• якщо плануєте списання після оренди чи передати орендодавцю — фіксуєте як необоротний актив (рахунок 117) і амортизуєте за строк оренди або передаєте з компенсацією
• якщо капремонт був вимушеним (наприклад, через відмову орендодавця) — маєте право компенсувати його або за домовленістю, або через договори, згідно зі статтями ЦКУ

Ключові помилки, яких варто уникнути

Неправильне ранжування витрат — відображати оренду як актив замість витрат;

Відсутність документів по поліпшенню — ремонти не мають юридичного оформлення;

Зміна умов без документального оформлення — важко довести витрати або компенсації в податковій;

Ігнорування форми договору — наприклад, «договір позички» не рівнозначний оренді і має інші наслідки

Як OneB допомагає

OneB автоматизує весь процес без помилок:

• Дозволяє зберігати договори оренди, акти, рахунки в цифровому архіві.
• Автоматично враховує орендну плату як витрату в потрібному періоді.
• Дає змогу додавати витрати за ремонтом чи поліпшеннями, і вести їх у окремих картках.
• Формує звіти по типовим об’єктам оренди — приміщення, техніка, авто.
• Надсилає нагадування про терміни списання або передачі майна.

Висновок Оренда меблів, обладнання або авто — це не просто зручність. Це зобов’язання вести облік за законом: визнавати витрати, фіксувати поліпшення і бути готовим до перевірки.З OneB це більше не стрес. Це фінансова прозорість, порядок і захищений бізнес.