Правильний облік доходів та витрат є обов’язковою умовою для фінансового контролю, планування та податкової звітності ФОП. Цей процес важливий не лише для того, щоб уникнути штрафів, а й для того, щоб підприємці могли контролювати фінансову ситуацію в своєму бізнесі.

Основні принципи ведення обліку для ФОП

Ведення обліку доходів та витрат за кожною операцією:

• Для ФОП на єдиному податку облік ведеться тільки по доходах, тобто потрібно фіксувати всі надходження коштів на рахунок або в касу.
• Для ФОП на загальній системі необхідно фіксувати як доходи, так і витрати, оскільки це впливає на розмір податку, що сплачується з чистого прибутку.

Облік документів і підтвердження кожної транзакції:

• Рахунки, накладні, чеки та інші документи є підтвердженням обґрунтованості кожної операції. Наприклад, якщо ФОП займається продажем товарів, то для кожного продажу має бути виданий фіскальний чек або інший документ, що підтверджує оплату.

Збереження первинної документації:

• Всі документи (чеки, накладні, рахунки-фактури, акти виконаних робіт) мають зберігатися не менше трьох років. Це важливо для податкової перевірки — у разі відсутності документів можливе накладення штрафів.
• Документи зручно зберігати в електронному форматі. Автоматизований сервіс, як OneB, може зберігати всю документацію, щоб її було легко знайти та надати у разі необхідності.

Основні етапи ведення обліку доходів і витрат

1. Щоденне фіксування доходів і витрат Для належного обліку важливо щодня фіксувати всі операції, які стосуються доходів або витрат. Це включає записи щодо:

• Продажу товарів або надання послуг;
• Оплати витрат, пов’язаних із діяльністю (оренда, комунальні платежі, закупівля матеріалів тощо). Приклад: ФОП, який займається роздрібною торгівлею, повинен фіксувати кожну продажну операцію. Якщо використовується касовий апарат, важливо зберігати Z-звіти, що генеруються щодня.

2. Організація документального обліку

Порядок зберігання та організації документації — ключовий момент, що полегшує облік та звітність. Щоб не допустити помилок:

• Організуйте документи за датою або категоріями: це може бути розподіл на групи «доходи», «витрати», «оплата праці» тощо.
• Для кожної операції зберігайте рахунки та накладні, особливо це важливо для витрат, щоб податкова могла перевірити їх обґрунтованість.

3. Ведення Книги обліку доходів (для спрощеної системи) ФОП на спрощеній системі зобов’язаний вести Книгу обліку доходів. Це документ, де фіксуються всі надходження на рахунок або в касу, і він є основою для розрахунку єдиного податку.

• Книга обліку доходів може бути в паперовому або електронному форматі, але всі записи повинні бути своєчасно внесені.
• Використання сервісу, як OneB , дозволяє автоматично формувати Книгу обліку доходів на основі даних з транзакцій.

Використання автоматизованого обліку з OneB

Сервіс OneB забезпечує автоматизоване ведення обліку для ФОП, що знижує ймовірність помилок та значно спрощує процес:

• Автоматична фіксація операцій: OneB дозволяє створювати рахунки, акти виконаних робіт і накладні, зберігаючи дані про всі операції. Це забезпечує точне ведення обліку без зайвих зусиль.
• Інтеграція з банківськими рахунками: OneB може автоматично синхронізувати банківські операції з обліковими записами, фіксуючи надходження та витрати. Це спрощує контроль за коштами та звітність.
• Звіти та аналітика: Сервіс надає можливість створювати аналітичні звіти, відстежувати фінансовий стан бізнесу, генерувати Книгу обліку доходів і витрат. Приклад: ФОП, який займається IT-послугами, може автоматично створювати рахунки для клієнтів через OneB, зберігаючи їх у хмарі та маючи легкий доступ до всіх документів під час податкової звітності.

Переваги обліку за допомогою OneB

• Збереження часу: автоматизація обліку значно знижує витрати часу на підготовку документів та звітності.
• Мінімізація ризику помилок: автоматична обробка даних зменшує ризик помилок під час ведення обліку.
• Готовність до податкових перевірок: зберігання всіх документів в електронному вигляді дозволяє мати легкий доступ до них у разі податкової перевірки.
• Можливість працювати з будь-якої точки: за допомогою OneB ФОП може вести облік навіть віддалено, з будь-якого пристрою.

Поради для ведення обліку доходів і витрат для ФОП

• Не відкладайте фіксацію операцій: щоденна фіксація доходів і витрат дозволить уникнути забуття важливих даних, особливо під час звітного періоду.
• Робіть інвентаризацію: якщо ваш бізнес пов’язаний із продажем товарів, важливо регулярно проводити інвентаризацію та порівнювати фактичні залишки з обліковими.
• Використовуйте автоматизовані сервіси: сучасні платформи, як OneB, надають широкий спектр можливостей для автоматизації обліку, що особливо зручно для ФОП із великим документообігом.
• Завжди зберігайте підтверджуючі документи: навіть за умов електронного обліку всі документи (накладні, чеки, рахунки) повинні бути збережені, оскільки податкова служба може вимагати їх під час перевірок.

Висновок Правильне ведення обліку доходів та витрат є ключовим фактором для успішного бізнесу ФОП. Автоматизація цього процесу за допомогою сервісу OneB робить облік простішим, зручнішим і безпечнішим. Вчасно та правильно зафіксовані операції забезпечать прозорість звітності та допоможуть уникнути штрафів у разі податкових перевірок.**