Чому акт — це ключовий документ для послуг і робіт
В українському бізнесі акт виконаних робіт або акт наданих послуг є фінальним підтвердженням, що послуга була виконана, робота завершена, а зобов’язання виконані.
Він потрібен, щоб:
- підтвердити факт виконання послуги,
- закрити фінансові зобов’язання між сторонами,
- довести витрату або дохід у податковому обліку,
- уникнути спорів із замовником,
- офіційно зафіксувати результат, якщо оплата безготівкова або відтермінована.
У 2025 році ДПС приділяє особливу увагу актам у сфері послуг — їх відсутність може бути підставою для донарахування податків.
Коли акт обов’язковий у 2025 році
Для ТОВ — завжди
Без акта не можна записати витрати на послуги.
Для ФОП 2–3 групи
Акт потрібен, якщо:
- послуга виконується іншому бізнесу (B2B),
- є договір на послуги,
- оплата здійснюється після факту,
- потрібно підтвердити витрати або дохід.
Для робіт і проєктів, які тривають кілька днів/тижнів
Наприклад: ремонт, дизайн, будівництво, маркетинг.
Для іноземних клієнтів
Фактом виконання послуги є act / completion certificate. Його можуть запитувати банки та податкові органи.
Види актів у бізнесі
1. Акт надання послуг
Фіксує, що послуга була виконана (консалтинг, реклама, маркетинг, IT).
2. Акт виконаних робіт
Підтверджує матеріальний або відчутний результат (ремонт, монтаж, виготовлення).
3. Акт приймання-передачі
Передача майна, техніки, обладнання, оренди.
4. Акт звірки
Порівняння фінансових розрахунків між сторонами.
5. Проміжний акт
Використовується при великих контрактах — поетапне закриття робіт.
Обов’язкові реквізити акта у 2025 році
Щоб акт мав юридичну силу, він має містити:
- Назву документа
- Номер і дата
- Реквізити сторін (ФОП/ТОВ)
- Предмет робіт або послуг
- Перелік виконаних робіт/послуг
- Обсяг (години, одиниці, етапи)
- Вартість
- Підписи обох сторін (в т.ч. КЕП)
- Посилання на договір або замовлення
- Додатки: ТЗ, звіти, таблиці (за потреби)
Якщо акта немає або він оформлений неправильно — податкова може не визнати витрати або дохід.
Типові помилки підприємців
"Акт не потрібен, ми й так домовилися." Помилка: відсутність акта = відсутність виконання з точки зору держави.
Невірні реквізити сторін ДПС автоматично розпізнає розбіжності.
Без опису робіт/послуг Фрази “Послуги виконано” у 2025 році не приймаються.
Підпис лише однієї сторони Такий акт — недійсний.
Відсутність акта при післяоплаті У випадку спору компанія не зможе довести факт виконання роботи.
Акти з різних систем Без єдиного архіву автоматично утворюється хаос.
Паперовий чи електронний акт?
У 2025 році електронний акт = паперовий, якщо:
- підписаний КЕП або Дія.Підпис,
- зберігається у захищеному цифровому форматі.
Переваги е-акта:
- неможливо втратити,
- приймається судами і ДПС,
- зручно надсилати клієнтам онлайн,
- автоматичне зберігання в архіві.
Як OneB автоматизує роботу з актами
OneB робить процес оформлення актів повністю автоматичним:
1. Автоматичне створення акта після оплати або завершення роботи
OneB підтягує:
- дані з договору,
- реквізити клієнта,
- перелік робіт/послуг з рахунку,
- суму.
2. Вбудований шаблон акта
Юридично коректний, з усіма реквізитами 2025 року.
3. Підпис КЕП прямо у системі
Не потрібно друкувати, сканувати чи надсилати PDF через Viber.
4. Архів актів з пошуком і фільтрами
Акти не губляться і доступні:
- бухгалтеру,
- керівнику,
- фінвідділу.
5. Прив’язка акта до всієї фінансової історії
Усі документи пов’язані:
договір → рахунок → оплата → акт → звірка
6. Автоматичні нагадування клієнту
OneB нагадує, якщо акт не підписаний або не отриманий.
. Експорт для податкової
Система готує акти у форматі, який приймається ДПС.
Висновок
Акти — це доказ виконання послуги, підстава для оплати, юридичний захист, підтвердження витрат і доходів, обов’язковий документ при взаємодії з ДПС.
У 2025 році відсутність акта = ризик для бізнесу.
OneB перетворює роботу з актами на автоматизований, швидкий і юридично захищений процес.
Там, де є послуга — має бути акт.А там, де є акт — має бути OneB.
