При здійсненні зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД) українські підприємці часто стикаються з питанням, якою мовою складати договір та інвойс із закордонним партнером. Законодавство України чітко регламентує, якою має бути мова таких документів. У цій статті ми розглянемо вимоги до мови зовнішньоекономічних контрактів, інвойсів, а також як можна легко й ефективно оформляти такі документи за допомогою сервісу OneB Invoice.

Які документи вважаються первинними у ЗЕД?

До первинних документів у зовнішньоекономічній діяльності належать:

• Контракт (договір, угода) із закордонним партнером;
• Інвойс (рахунок-фактура);
• Акти виконаних робіт або наданих послуг;
• Інші документи, що підтверджують операції (наприклад, транспортні документи).

Згідно з українським законодавством, первинні документи є основою для ведення бухгалтерського обліку та податкової звітності.

Вимоги до мови ЗЕД-договору та інших первинних документів

Відповідно до пункту 1.4. Положення №88 (Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку), первинні документи повинні складатися українською мовою.

Разом із тим, при роботі з іноземними контрагентами законодавство вимагає:

• Документи (зокрема, ЗЕД-контракт та інвойс), складені іноземною мовою, обов’язково мають мати автентичний (точний та офіційний) переклад українською мовою (ЗІР, категорія 102.21).

Таким чином, договір із закордонним партнером (ЗЕД-контракт) та інвойс необхідно складати двома мовами:

• українською (державною мовою України);
• мовою контрагента (наприклад, англійською, польською, німецькою тощо).

Що означає «автентичний переклад» і чому це важливо?

Автентичний переклад — це переклад, що точно передає зміст, реквізити та умови оригіналу документа. Переклад може бути здійснений як професійним перекладачем (з подальшим нотаріальним засвідченням, якщо це потрібно), так і двомовною версією, погодженою сторонами у тексті самого договору.

Чому це важливо?

• Забезпечує правильне розуміння умов договору сторонами.
• Має юридичну силу у разі виникнення спорів.
• Вимога податкової служби для уникнення штрафних санкцій за порушення порядку ведення бухгалтерського обліку.

Як правильно оформити ЗЕД-контракт та інвойс?

ЗЕД-контракт та інвойс потрібно оформлювати двомовним способом:

ЗЕД-контракт має містити:

• Повні реквізити сторін (назва, адреса, реєстраційні дані, банківські реквізити).
• Предмет договору (опис товарів, робіт або послуг).
• Вартість і умови оплати.
• Умови постачання (базис постачання відповідно до Incoterms).
• Умови відповідальності та порядок вирішення спорів.

Порядок внесення змін і доповнень до договору.

Інвойс (рахунок-фактура) повинен включати:

• Номер і дату документа.
• Опис товарів або послуг.
• Кількість та ціну.
• Загальну суму до оплати (зазначену у валюті контракту).
• Реквізити сторін для платежу.

Як спростити створення двомовних ЗЕД-контрактів та інвойсів за допомогою OneB Invoice?

Сервіс OneB Invoice. суттєво полегшує оформлення ЗЕД-документів, забезпечуючи правильність, швидкість і простоту цього процесу.

Можливості OneB Invoice: - Готові шаблони ЗЕД-контрактів: Використовуйте двомовні шаблони договорів, які відповідають українському законодавству та міжнародним стандартам.

- Автоматичне створення інвойсів двома мовами: Швидко оформлюйте інвойси, які одразу створюються українською та англійською мовами (або іншими мовами контрагентів).

-Електронний документообіг: Відправляйте документи контрагентам електронною поштою або через систему онлайн-документообігу.

-Підписання договорів КЕП (електронним підписом): Завдяки електронному підпису документи отримують повну юридичну силу в Україні та визнаються багатьма країнами-партнерами.

- Автоматичний облік та архівування: Всі документи надійно зберігаються в системі, забезпечуючи швидкий доступ до них у будь-який момент.

Висновок ЗЕД-контракти та інвойси з іноземними контрагентами повинні бути оформлені українською мовою та мовою контрагента. Такий підхід відповідає українському законодавству та гарантує юридичний захист вашого бізнесу.

Сервіс OneB Invoice. допоможе швидко й просто створювати та оформлювати двомовні документи, мінімізувати ризики помилок та забезпечити легке ведення вашої зовнішньоекономічної діяльності.

Якщо виникнуть додаткові питання, експерти OneB завжди готові надати вам професійну консультацію та допомогти з документальним оформленням ЗЕД-операцій.