Чому облік підрядників і фрилансерів — це зона ризику

Сучасний бізнес часто працює не лише з найманими працівниками, а й з підрядниками та фрилансерами. Це дизайнери, копірайтери, маркетологи, програмісти, майстри, консультанти, ремонтні бригади та десятки інших спеціалістів.

Переваги очевидні:

• не потрібно оформлювати трудовий договір;
• гнучкість у виборі спеціалістів;
• можна залучати людей лише під конкретні задачі.

Але є й проблеми:

• ризики з боку податкової (особливо для ФОПів);
• складнощі з підтвердженням витрат;
• відсутність єдиного обліку платежів;
• хаос у документах і договорах.

До чого призводить хаотична робота з підрядниками

**Витрати, які не можна підтвердити Якщо ви не маєте акту виконаних робіт або договору, податкова може не визнати ці витрати.

Податкові штрафи Платежі фізособам без утримання ПДФО і ЄСВ можуть призвести до штрафів і пені.

Дублювання оплат Без централізованого обліку можна легко двічі оплатити одне й те саме завдання.

Втрата контролю Коли підрядників багато, важко зрозуміти, хто і на якому етапі виконує роботу та скільки вже отримав.

Плутанина з валютними платежами Для міжнародних фрилансерів потрібен облік комісій і правильне відображення в бухгалтерії.

Як правильно організувати облік підрядників

1. Оформлення відносин Договір — це не формальність. Він визначає обсяг робіт, терміни, оплату та відповідальність.

Для ФОПів і ТОВів — укладати договір про надання послуг або підряд.

Для іноземних фрилансерів — контракт англійською з чіткими умовами.

2. Документи для обліку витрат Акт виконаних робіт або акт наданих послуг.

Інвойс (рахунок) від підрядника.

Платіжне доручення або квитанція.

3. Оплата Безготівковим шляхом — щоб була банківська історія платежу.

З урахуванням податків (для фізичних осіб в Україні — утримання ПДФО і ЄСВ).

4. Облік валютних виплат Для міжнародних фрилансерів — відображення курсу НБУ на дату оплати.

Збереження SWIFT/Payoneer/PayPal підтверджень.

5. Аналітика Скільки ви витрачаєте на кожного підрядника.

Яка ефективність виконаних завдань.

Чи є перевищення бюджету.

Як OneB вирішує проблему обліку підрядників

OneB створений для того, щоб зробити роботу з підрядниками прозорою і контрольованою:

• Єдина база підрядників — з контактами, договорами, реквізитами та історією співпраці.
• Автоматичні інвойси і акти — формуються в один клік і одразу відправляються підряднику.
• Прив’язка оплат до завдань — видно, за що саме і коли сплачено.
• Облік валютних платежів — автоматичний розрахунок курсу і комісій.
• Звіти по витратах — хто отримав найбільше коштів і за які роботи.
• Інтеграція з банком — автоматичне підтягування транзакцій та зведення з рахунками.

Висновок Робота з підрядниками та фрилансерами може бути гнучкою і прибутковою, якщо:

• чітко оформлювати документи,
• контролювати витрати,
• автоматизувати облік.

OneB дає змогу:

• вести базу підрядників у зручному форматі,
• автоматично формувати документи,
• контролювати оплату та строки виконання робіт.

Так ви працюєте спокійно, без ризиків і штрафів, а всі фінанси — під контролем.